Depuis la pandémie de Covid-19, le numérique occupe une place centrale dans les organisations. Si, avant la crise sanitaire, la transformation numérique était déjà bien entamée dans certaines entreprises, d’autres ont été contraintes d’adopter des solutions numériques du jour au lendemain pour pouvoir continuer à fonctionner.
Aujourd’hui, les entreprises ont dû complètement faire évoluer leur environnement et transformer leurs méthodes de travail pour s’adapter à ce nouveau contexte, et à des salariés en demande de solutions numériques. Désormais, les projets sont majoritairement numériques, c’est-à-dire qu’ils utilisent Internet et les technologies numériques pour fournir un produit ou un service directement au client, qu’il s’agisse d’un logiciel, d’une application, de contenu, de jeux, de publicité, etc.
La gestion de projet numérique est similaire à la gestion de projet classique au niveau de la planification, de l’organisation, de la gestion des ressources et des tâches, et de la livraison au client. Cependant, elle diffère concernant la manière de travailler et les outils utilisés.
Voici quatre stratégies pour vous aider à réussir vos projets numériques.
Définir des objectifs précis
C’est la première étape indispensable à la réussite de tous projets, qu’ils soient numériques ou non. Vous devez commencer par identifier clairement le ou les objectifs du projet, c’est-à-dire la raison pour laquelle ce projet doit voir le jour.
Pour cela, la méthode SMART est un outil incontournable. Cet acronyme signifie :
- Spécifique : définissez un objectif de façon simple et précise.
- Mesurable : vous devez pouvoir mesurer facilement les progrès réalisés pour atteindre l’objectif grâce à la mise en place d’indicateurs variés (KPI).
- Atteignable : votre objectif doit être à la fois ambitieux et atteignable. Pour maintenir votre équipe motivée, l’objectif fixé doit constituer un défi accessible.
- Réaliste : c’est-à-dire que l’objectif doit prendre en compte toutes vos contraintes (budget, délais, ressources, etc.).
- Temporel : l’objectif est défini dans le temps, c’est-à-dire que vous devez définir une date butoir à laquelle il doit être accompli.
Retenez que les objectifs de vos projets numériques doivent également être compréhensibles par tous pour éviter les erreurs et les malentendus au sein de l’équipe projet.
Mettre en place une stratégie numérique globale
Face à une digitalisation globale des services, les entreprises n’ont plus le choix, elles doivent revoir leur stratégie pour s’adapter aux nouveaux enjeux numériques ainsi qu’aux nouveaux besoins et aux nouvelles exigences de leurs clients.
Ainsi, pour réussir vos projets numériques, votre entreprise doit mettre en œuvre une stratégie digitale à la fois innovante et centrée sur le client. Et cela passe par la transformation numérique, c’est-à-dire intégrer les nouvelles technologies dans l’ensemble de ses activités dans le but de simplifier le travail des salariés et d’améliorer ses performances.
Votre entreprise doit donc se réinventer pour entrer dans l’ère numérique, créer de nouveaux processus de travail ou modifier les processus existants, mais aussi changer sa culture, améliorer l’expérience client et identifier de nouvelles opportunités.
Acquérir des outils adaptés
Pour réussir dans le domaine de la gestion de projet, l’utilisation d’outils adéquats est indispensable. Ainsi, pour piloter efficacement vos projets numériques et assurer leur succès, vous devez favoriser la communication et la collaboration au sein de votre équipe projet. Cependant, aujourd’hui, de plus en plus de collaborateurs travaillent ailleurs que dans les locaux de leur entreprise, qu’ils soient mobiles, en télétravail ou encore en freelancing. Vous devez prendre en compte cette décentralisation des ressources dans vos processus de travail, et surtout dans le choix de vos outils.
Ainsi, pour faciliter le partage des données et les échanges entre vos collaborateurs, et pour gérer vos projets numériques avec succès, il existe aujourd’hui un grand nombre de logiciels et d’applications sur le marché. En voici quelques-uns.
- Le Digital Asset Management (DAM) : une plateforme collaborative permettant de stocker, gérer et diffuser l’ensemble des fichiers numériques de l’entreprise (documents Word ou PDF, images, vidéos, fichiers audio, présentations, etc.) dans un espace unique.
- Une digital workplace : un lieu de travail numérique où vos collaborateurs peuvent réaliser leurs tâches, accéder à leurs documents et contacter tous les membres de leur équipe, et ce quels que soient le lieu où ils se trouvent, le moment de la journée et l’appareil qu’ils utilisent (smartphone, ordinateur ou tablette).
- Un réseau social d’entreprise : comme un réseau social traditionnel, il s’agit d’un moyen de communication interne, uniquement accessible aux salariés de l’entreprise, qui permet de les connecter entre eux et de suivre l’actualité de l’équipe, du projet, d’un service et/ou de l’entreprise.
- Une suite collaborative (comme Wimi): l’outil essentiel pour gérer l’ensemble de vos projets numériques ou classiques car il possède toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour être productif, à savoir une messagerie instantanée, un système de visioconférence, un agenda partagé, un gestionnaire de tâches, un espace de stockage de documents, etc.
Se protéger des risques cyber
Si la transformation digitale apporte son lot de bénéfices aux entreprises, il ne faut surtout pas oublier ses quelques inconvénients. En effet, le fait de stocker ses données en ligne via des solutions cloud peut les rendre vulnérables aux cyberattaques. Selon le baromètre 2021 du CESIN (Club des Experts de la Sécurité de l’Information et du Numérique), 58% des cyberattaques ont un impact sur le business, et 57% des entreprises déclarent avoir connu au moins une cyberattaque en 2020.
Ainsi, lorsque vous gérez des projets numériques, vous devez veiller à la protection de vos données en vous assurant que vous utilisez des outils sécurisés. Par exemple, ils doivent proposer le chiffrement de bout en bout, l’authentification multi-facteurs ou encore la souveraineté des données.
Autre point important : vous devez sensibiliser vos équipes aux risques cyber et les former aux bonnes pratiques afin de protéger les données de vos projets numériques, et de minimiser les risques d’attaques informatiques.
Pour conclure, la réussite de vos projets numériques dépend de nombreux facteurs dont l’organisation, la planification et la gestion des ressources font partie. Cependant, il convient également de prendre en compte les paramètres propres à l’aspect numérique comme la protection des données et l’utilisation d’outils adaptés.
