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Dans le secteur privé comme dans les administrations, la collaboration est plus que jamais d’actualité. L’intelligence collective permet de progresser plus rapidement et d’accomplir plus de tâches que le travail individuel. En effet, deux, trois ou dix cerveaux valent mieux qu’un. Ainsi, en associant les compétences, les savoir-faire et les expériences de plusieurs personnes, vous encouragez l’efficacité, la créativité, l’innovation et la productivité et vous réalisez vos projets en respectant le budget et les délais.

Découvrez les avantages du travail collaboratif pour les collectivités territoriales.

Qu’est-ce que le travail collaboratif ?

Selon linternaute.fr, le travail collaboratif est « un mode de travail non hiérarchisé dans lequel des personnes mettent en commun leur créativité et leurs compétences afin d’atteindre un objectif commun. »

Cette collaboration est rendue possible grâce aux nouvelles technologies de l’information et de la communication. Des outils devenus indispensables car ils permettent de maximiser la productivité et la créativité des personnes impliquées dans le projet, même pour celles qui travaillent à distance.

Le travail collaboratif privilégie la communication, les échanges et le partage de connaissances. Sans hiérarchie, tous les collaborateurs sont placés au même niveau. Chacun peut donner son avis et soumettre ses idées, les rapports sont horizontaux et la responsabilité est collective.

Au sein des collectivités territoriales, le travail collaboratif favorise les échanges entre les différents services, le décloisonnement et contribue à l’amélioration du service aux citoyens.

Les 6 avantages du travail collaboratif

Vous n’êtes pas convaincu par le travail collaboratif ? Vous allez changer d’avis en découvrant les 6 bénéfices qu’il peut apporter à votre collectivité territoriale.

1. Gain de temps

Au travail, le temps est une ressource précieuse. Avec le travail collaboratif, vous allez assurément gagner du temps. Comment ? Grâce à la centralisation de toutes les données et tous les documents sur une seule et unique plateforme à laquelle tous les agents concernés ont accès. Ainsi, vous ne perdez plus de temps à chercher un document ou à demander une information. Tout est facilement accessible et disponible en quelques clics.

De plus, les plateformes collaboratives sont généralement équipées du système de versioning (ou gestion des versions), c’est-à-dire que vous travaillez toujours sur la bonne version d’un document et qu’il est toujours possible de revenir sur les versions précédentes si besoin. Finie la perte de temps à vérifier que vous travaillez bien sur la dernière version.

2. Plus de flexibilité et de réactivité

Tout projet doit faire face à son lot de changements et d’imprévus. La collaboration et le travail d’équipe permettent d’être plus réactif et plus souple en cas de changement soudain. Les agents voient alors ces changements comme des défis à relever.

Autre atout : la flexibilité géographique. Grâce aux outils facilitant le travail collaboratif, les agents peuvent travailler de n’importe où et n’ont pas besoin de se déplacer sans cesse. En plus du gain de temps que cela génère, les agents peuvent également mieux concilier vie privée et vie professionnelle, ce qui a un réel impact sur leur bien-être au travail, leur motivation et leur productivité.

3. Amélioration de l’ambiance au travail

En travaillant ensemble, chacun apprend à mieux connaître ses collègues. Cela permet de créer du lien, d’améliorer les relations et d’apprécier le travail de chacun. La confiance s’installe et l’atmosphère est agréable et détendue. Une véritable cohésion et un esprit d’équipe se développent et les conflits sociaux diminuent. 

4. Partage de connaissances

Le travail collaboratif encourage des personnes d’horizons et d’expériences différents à travailler ensemble et à s’entraider. Chacun peut alors mettre son savoir, son talent et ses compétences au service du groupe afin de faire avancer le projet, de proposer de nouvelles idées et de dénouer des problèmes délicats.

Le travail collaboratif est enrichissant car il est basé sur le partage et l’échange et permet à chacun d’apprendre de nouvelles compétences et de nouvelles méthodes de travail.

5. Augmentation de la productivité

Le travail collaboratif est facilité par la mise en place de différents outils (plateforme collaborative, réseaux sociaux d’entreprise, messageries instantanées, visioconférence…) qui rendent les collaborateurs plus productifs. Les échanges sont simplifiés et les documents sont plus facilement accessibles, ce qui permet de gagner du temps et d’être plus efficace tout en optimisant la qualité du travail fourni.

6. Responsabilité partagée

Le principe du travail collaboratif est de mettre au même niveau tous les agents impliqués dans un même projet. La hiérarchie verticale disparaît au profit d’une organisation horizontale.

Chaque individu est libre de prendre des initiatives et de proposer ses idées pour faire avancer le projet, mais aussi pour améliorer son quotidien au travail. Les propositions sont ensuite validées par l’ensemble de l’équipe. La responsabilité n’est plus individuelle, elle est collective donc partagée. On responsabilise les agents et on les encourage à réfléchir et non plus seulement à exécuter leurs tâches.

Comment faciliter la collaboration ?

Vous voulez développer le travail collaboratif au sein de votre collectivité ? Adoptez l’un des nombreux outils et applications disponibles sur le marché. Plateformes collaboratives, logiciels de gestion de projet, messageries instantanées, réseaux sociaux d’entreprise ou encore visioconférence, tous vous permettent de favoriser la communication, l’échange et le partage entre les agents.

Prenez Wimi par exemple : cet outil vous permet d’organiser le travail d’équipe, de booster votre productivité, d’améliorer votre relation avec vos usagers et de regrouper tous vos documents et vos projets dans un espace unique, tout cela en garantissant la sécurité de vos données.

Vous hésitez encore ? Sachez que vous pouvez essayer Wimi gratuitement et sans engagement pendant 14 jours.

Pour conclure

Il est vrai que le travail collaboratif possède de nombreux atouts dont celui de vous faire gagner du temps (il revient presque à chaque fois !). Sachez toutefois qu’il n’est pas forcément synonyme de productivité et de rapidité. Pour garantir son efficacité au sein de votre collectivité, ce mode de fonctionnement doit être mis en œuvre progressivement et doit susciter l’adhésion et l’implication de tous les agents concernés.

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De nos jours, la société évolue rapidement et de nouvelles lois pour l’accessibilité et la protection des données voient le jour. Les administrations tout comme les entreprises privées sont concernées par les changements engendrés par la société numérique. Dans cette optique, il est essentiel que les collectivités territoriales se rapprochent des besoins et des préoccupations des usagers afin de mieux les satisfaire.

Naturellement, cette évolution nécessite un changement d’organisation interne au sein des collectivités territoriales. La séparation stricte des fonctions et l’organisation pyramidale doivent céder la place à des modes de fonctionnement transversaux où les différents services travaillent ensemble à la réalisation d’un projet commun.

Découvrez les 3 tendances qui se développent aujourd’hui au sein des collectivités territoriales.

1. L’ouverture des données publiques et la protection des données

Le 7 octobre 2016, la loi pour une République numérique a rendu obligatoire l’ouverture des données publiques des collectivités de plus de 3 500 habitants et de plus de 50 agents. Les collectivités territoriales doivent ainsi mettre à disposition les documents administratifs ainsi que toutes les données et bases de données représentant « un intérêt économique, social, sanitaire ou environnemental ».

En octobre 2018, les collectivités devront publier leurs données sur des plateformes open data.

Au même titre que les organismes privés, les collectivités territoriales sont concernées par le règlement européen sur la protection des données (RGPD) qui est entré en vigueur le 25 mai dernier. En effet, celles-ci utilisent et traitent au quotidien un grand nombre de données concernant leurs administrés (état civil, listes électorales, recensement, gestion des groupes scolaires, police municipale, fiscalité locale, fichiers cadastraux, etc.), leur personnel ainsi que des prestataires extérieurs. Ce règlement leur impose également de nommer un délégué en charge de la protection des données.

Pour réussir ce virage digital et technologique, les collectivités doivent se moderniser, adopter de nouveaux outils et de nouvelles pratiques afin de mieux servir leurs citoyens et de gérer de façon collaborative leurs données.

2. Le mode projet et la nécessité de collaborer

Partout, on entend parler du travail en mode projet et de collaboration, et les collectivités ne font pas exception. L’époque où chaque service travaillait de son côté est révolue. Désormais, les différentes fonctions doivent communiquer et collaborer entre elles afin de proposer des solutions efficaces aux problèmes et aux besoins des usagers.

De plus en plus de collectivités territoriales en ont pris conscience et ont changé leur mode de fonctionnement, passant d’un mode vertical à un mode projet, c’est-à-dire favorisant la collaboration entre les différents services. Ce principe de transversalité entre les services constitue la base du mode projet.

Même si sa mise en place peut sembler être un véritable challenge, le mode projet possède de nombreux avantages pour les collectivités :

  • Il s’agit d’un mode de fonctionnement réactif, adaptable et flexible qui permet de répondre efficacement aux demandes diverses tout en faisant face à un environnement parfois instable.
  • Il bouleverse le fonctionnement hiérarchique habituel des administrations et permet la mise en place de relations transversales et d’une collaboration entre les différents services.
  • Le mode projet permet de donner de la visibilité à l’atteinte des objectifs et suscite la motivation, la prise de risque, le dépassement, la combativité et l’innovation.
  • Enfin, il favorise l’autonomie des collaborateurs en facilitant les pratiques de suivi et la responsabilisation et il développe la coopération, la communication et la confiance entre les personnes impliquées dans le projet.

Vous l’aurez compris, ce mode de travail favorise la collaboration entre des personnes issues de différents services. Il encourage le partage des connaissances, la créativité et l’innovation. Le système hiérarchique s’efface, plaçant chaque personne au même niveau et permettant à chacun de proposer ses idées et de prendre des initiatives.

3. La mise en place d’outils favorisant la transformation digitale

La digitalisation concerne autant le secteur privé que le domaine public, et les collectivités territoriales s’y soumettent progressivement. En 2018, elles sont nombreuses à en faire l’un de leurs axes de développement prioritaire.

Il existe aujourd’hui un grand nombre d’outils et d’applications intuitifs et faciles à utiliser qui permettent de simplifier les services et les métiers, d’augmenter l’efficacité et la performance des agents, de maîtriser les coûts, d’améliorer la relation avec les usagers et de gérer les données en toute sécurité.

Parmi ces outils, on distingue les plateformes collaboratives ou les logiciels de gestion de projet qui facilitent l’organisation des collectivités territoriales en mode projet. Ces solutions offrent plusieurs avantages :

  • Vous suivez l’évolution de vos projets en toute simplicité.
  • Le respect des délais et la maîtrise des coûts deviennent plus faciles.
  • La collaboration et les échanges sont facilités entre les différentes personnes impliquées.
  • Vous enrichissez votre relation avec les citoyens en favorisant les échanges.
  • Toutes vos données sont centralisées sur une plateforme unique. Le partage en est simplifié.
  • Vos données sont parfaitement sécurisées et hébergées en France.
  • Vous améliorez votre productivité car vous travaillez plus efficacement en équipe et vous communiquez plus facilement.

Les plateformes collaboratives permettent donc d’être plus efficace et de se simplifier la vie. Elles offrent une transparence et une visibilité qui font souvent défaut pour être vraiment efficace. Finis la perte de temps et les échanges d’emails interminables pour retrouver la dernière version d’un document : le système de versioning permet de toujours travailler sur la bonne version d’un document et de conserver un historique précis afin de revenir sur des versions antérieures si besoin.

Une solution comme Wimi est un véritable atout pour les collectivités territoriales et leurs citoyens. De plus, vous pouvez essayer cet outil gratuitement et sans engagement.

Conclusion

La transformation digitale est au cœur des nouvelles problématiques auxquelles sont confrontées les collectivités territoriales. Pour rester efficace et satisfaire les besoins des usagers, elles doivent changer de mode de fonctionnement et adopter de nouveaux outils tels que les plateformes collaboratives ou les logiciels de gestion de projet.

Les outils collaboratifs sont-ils forcément incompatibles avec les projets confidentiels ? Pas pour Total, qui a adopté dans le cadre de l’un de ses programmes de R&D une solution pour fluidifier les échanges avec ses partenaires extérieurs. Un moyen de travailler en « intelligence collective » avec le monde universitaire.

Du réseau social d’entreprise aux visioconférences, les outils de travail collaboratif deviennent de plus en plus présents dans les entreprises. Mais comment faire concernant les projets à haute sécurité ? C’est la question à laquelle a dû faire face Total il y a deux ans et demi.

L’un de ses programmes de R&D, étudiant le fonctionnement des chaînes de montagne, nécessite une collaboration étroite avec différents partenaires (universités, Bureau de recherches géologiques et minières, Institut national des sciences de l’Univers, etc). Ce programme regroupe des projets complexes : « Orogen » sur l’évolution géodynamique des massifs montagneux et son impact sur les conditions de formation des hydrocarbures dans la chaîne pyrénéenne, « Source to sink » sur l’érosion des sédiments, ainsi que des échanges de données entre les différentes équipes de géophysiciens en France, en Espagne et en Grèce.

« Les géophysiciens ont besoin de partager une grande quantité d’informations sur les données sismiques notamment. Or, à Total, nous n’avions pas d’outil permettant d’associer de nombreuses personnes », explique Sylvain Calassou, responsable du projet de R&D sur les marges de convergence (site à la frontière des plaques tectoniques où se déroulent des phénomènes géodynamiques intenses). Le programme, de par son expertise stratégique et ses questionnements à la fois scientifiques et industriels, demande une certaine sécurisation. Jusqu’à présent, le groupe accordait des licences ouvertes de manière individuelle. Mais l’ampleur du projet ne permettait pas de reproduire ce fonctionnement pour gérer la communication scientifique.

Face à ce besoin nouveau, l’équipe a cherché une solution répondant aux exigences de sécurisation de l’information. « Nous avons testé plusieurs plateformes collaboratives et notre DSI a effectué un audit pour vérifier les critères de sécurité, car toute porte vers l’extérieur présente un risque », détaille le responsable du projet. Le choix de Total s’est porté sur la solution Wimi Armoured, la version haute sécurité de l’éditeur Wimi pour les projets sensibles.

Avoir une vraie discipline, un élément indispensable

Adopter des outils collaboratifs dans un contexte de sécurité de l’information a été une problématique pour Sylvain Calassou. Ses équipes ont dû travailler étroitement avec celles de Wimi pour contrôler tous les paramètres. « Quand on démarrait une visioconférence, on s’est aperçu que le système se connectait aux serveurs d’Amazon. Nous avons demandé à WIMI de diriger cette connexion vers ses propres serveurs pour notre usage spécifique, afin que les données restent sur le continent », raconte-t-il.

Une supervision a également dû être effectuée du côté de ses partenaires universitaires. « Il est indispensable d’avoir une vraie discipline dans la conduite de tel projet. Ce n’est pas toujours évident car les chercheurs n’ont ni les mêmes devoirs, ni la culture de la sécurité informatique que nous », reconnaît Sylvain Calassou, qui reçoit, dans son rôle d’administrateur, une notification dès qu’un utilisateur effectue une action sur la plateforme. Une centaine de personnes utilisent aujourd’hui le logiciel.

« Cela les rassure finalement de pouvoir travailler sur un espace ouvert tout en étant protégé », observe-t-il. La mise en place de l’outil collaboratif s’est révélée positive. « Quand on gère un projet académique, il est nécessaire d’assurer un certain dynamisme de groupe », confie Sylvain Calassou. Les membres de l’équipes vont désormais utiliser la plateforme pour la rédaction des thèses des doctorants, qui arrivent aux termes de leurs études.

Source : Alliancy, le Mag Numérique et Business

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Slack, Teams ou encore Workplace sont des outils très appréciés, difficile de le nier. Mais sur la question de la fragmentation, avec leurs milliers d’intégrations, ils peuvent devenir le cauchemar des services informatiques. Wimi se veut une alternative dans le milieu de la collaboration : tout y est natif.

Passant en général sous les radars dans le monde des outils collaboratifs, Wimi compte pourtant 100 000 utilisateurs et on trouve parmi ses clients de grands comptes : Total, Sephora ou encore l’AP-HP.

Là où les Slack et les Teams ne sont au départ que des messageries instantanées qui s’enrichissent par l’intégration de services tiers, l’entreprise française a pris le parti de traiter le problème posé par le collaboratif dans l’autre sens : quels sont les besoins basiques d’une entreprise lorsqu’il s’agit de faire travailler ses équipes ensemble ? Un outil conversationnel, des groupes plus ou moins privés, des agendas et des listes de tâches. Ni plus, ni moins.

Si des outils tel que Jira ou Zendesk, un ERP ou un CRM sont indispensables dans certaines situations, ils ne sont pas utiles pour tous les projets. Or, l’intégration de services tiers divers et variés complexifie considérablement leur gestion par les services informatiques : la fragmentation est un sujet d’actualité et les éditeurs multiplient les outils pour l’éviter.

Wimi, pour sa part, a décidé de fournir une plate-forme collaborative dont les différentes composantes sont natives. Stockage de fichiers, messagerie instantanée, audio et vidéo-conférence, gestion des tâches, calendriers… tout est natif. «Wimi a la vertu de rassembler les services nécessaires dans un endroit unique où l’entreprise dispose de toutes ses données projets», nous explique Lionel Roux, CEO et co-fondateur de Wimi.

Rien de superflu « Le premier levier d’usage, c’est l’échange documentaire. Ensuite viennent les tâches, la discussion instantanée et l’agenda indique le CEO. L’idée derrière Wimi est d’offrir un espace de travail unifié au sein duquel cohabite une suite d’outils collaboratifs, ce qui – colle à la réalité opérationnelle des équipes ». Il est ici question de faciliter la collaboration en mode «projet » et d’évacuer la complexité liée à la diversité des services et aux questions de licences et de gestion de l’utilisateur. L’entreprise évite de fait ce qui est aux yeux de certains DSI la faiblesse des outils collaboratifs actuels, le Shadow IT.

Ajoutons à cela que Wimi, à l’instar des Slack et Facebook Workplace, permet de faire collaborer populations interne et externes (clients, prestataires)à l’entreprise. La solution est disponible on-premise, sur serveurs dédiés infogérés et en SaaS.

Récemment, pour répondre aux problématiques liées aux données, Wimi a lancé Wimi Armoured, un calque plus sécurisé de sa plate-forme, hébergé en France et proposant une authentification à plusieurs facteurs et un chiffrement de bout en bout sur l’ensemble des échanges.

C’est justement cette solution qu’utilise Total, notamment dans le cadre du projet Frontier Exploration. « Nous avons monté une collaboration avec le CNRS, le BRGM et d’autres universités étrangères sur différentes thématiques, une collaboration très large et très ouverte connectant diverses disciplines. On va discuter de la formation des chaînes de montagne par les dynamiques de surface et mécaniques profondes avec pour objectif d’actualiser nos concepts en termes de géoscience », décrit Sylvain Calassou, le responsable de ce projet chez le géant de l’énergie.

Ouvrir ainsi les portes du groupe ne va pas sans s’accompagner de considérations quant aux risques en cybersécurité. « Les services en charge de la sécurité informatique chez Total interdisent, entre autres, de passer par des serveurs à l’étranger et exige un niveau élevé de sécurité », ajoute le chef de projet. Questions de sécurité Frontier Exploration se subdivise en trois sous-projets. Autour d’Orogen, qui doit permettre de mieux saisir la formation des chaînes de montagne, gravitent une centaine de personnes : doctorants, post-doctorants, maîtres de conférence, professeurs…

« Chez Total, nous n’étions pas en mesure avec les outils que nous avions d’ouvrir nos données au monde académique et à d’autres acteurs. Il a fallu identifier les solutions qui nous permettent d’échanger. Nous avons donc testé plusieurs outils, seul Wimi nous permettait d’avoir les fonctionnalités qui nous intéressaient. » Les deux autres projets, Source to Sink sur l’érosion et Maupasacq, relatif au déploiement et à l’utilisation d’un dispositif d’écoute sismique, reposent eux aussi sur Wimi. Sylvain Calassou décrit l’outil c om m e une interface d’échanges « sur laquelle on a des chats et des visioconf mais où surtout on administre des groupes et sous-groupes par domaine, ce qui permet de protéger la recherche scientifique individuelle ». L’écriture et le versioning des communications scientifiques sont aussi discutés sur la plate-forme. « Tout ce qui est organisation et vie du projet passe par Wimi. On a à peu près tout ce dont on a besoin en termes de partage collaboratif au sein d’une même plate-forme. En tant qu’industriel, cela nous évite d’être bloqué par la sécurité informatique, ce qui est vital pour un tel projet et ne serait pas possible avec Slack. »

Ce concept d’espace de travail unique dépasse les secteurs de l’industrie, de la santé et de la vente. « Pour l’équipe de France de Rugby à 7, nous avions besoin d’un outil aussi bien pour les joueurs que pour le staff. Nous utilisions WhatsApp, Dropbox, Outlook ou encore Excel pour communiquer et planifier mais nous souhaitions trouver une solution de collaboration professionnelle »,raconte Vincent Rodionoff, chef des projets SI de la Fédération française de rugby. Après un mois de test, l’organisation opte pour Wimi : « Nous avons très vite été séduits par la capacité d’avoir tout ce qu ‘on cherche en un seul clic. Documents, planning, chat… tout est intégré. » La FFR a rejoint le portefeuille de clients de l’éditeur français il y a un an. Tous les process SI de l’équipe et de son staff sont sur Wimi, à l’exception des applications métier spécifiques.

Pourquoi ne pas avoir choisi une autre plate-forme ? « Slack est très bien mais c’est un WhatsApp amélioré qui manque de fonctionnalités natives : il faut faire des petits montages. Il faut bien comprendre que dans le monde du sport dès qu’on peut réunir tous les process en un seul endroit, on le fait. Tous les documents pour les joueurs, tous les plannings, tous les process sont fait directement sur Wimi. » Les cas d’usage restent très proches de ce que l’on pourrait retrouver sur un autre outil, une fois les services tiers nécessaires connectés. « L’outil permet de créer différents groupes en fonction des projets – différents services chez nous – et de connecter tous les interlocuteurs par rapport à chaque métier. » Par exemple en mettant en relation autour d’un agenda les différents services, jusqu’aux jardiniers, pour la réservation des terrains. Ou encore lorsque le staff a besoin de partager avec un joueur des documents en vue d’une tournée internationale. Finalement, des milliers d’intégrations ne sont peut-être pas nécessaires pour faire collaborer ses équipes.

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Source : L’informaticien (Magazine) – Guillaume Perissat – Octobre 2018 – N°171 – Page 71-72

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Dans son dernier article, Capterra recommande Wimi comme étant la seule alternative française à Slack.

Selon Capterra, Wimi rassemble le meilleur de Slack et des outils similaires pour créer son propre système de gestion de projets. Des poids lourds comme Sephora, Shazam ou Tesla font déjà confiance à Wimi, preuve que l’application vaut le détour.

Wimi propose des Channels fils de discussion, un outil de vidéoconférence, des fonctionnalités documentaires avancées (versionnage de fichiers, flux d’approbation et étiquettes, notamment), un gestionnaire de tâches en mode agile et des calendriers partagés. Il offre aussi de nombreuses intégrations notamment avec Office 365, Google for Work, Dropbox, Box, One Drive et Zapier, ainsi qu’une API ouverte et l’authentification SAML V2.

Wimi est l’une des solutions les mieux évaluées par les utilisateurs sur Capterra, avec une note globale de 5/5.

Pour rappel, la version gratuite de Wimi comprend des messages illimités et 10 GB de stockage pour 3 participants.

Si la version gratuite vous plaît mais que vous en voudriez un peu plus, l’investissement en vaut la peine. Pour 9 euros par utilisateur par mois, vous pouvez accéder à 10 TB de stockage, à un nombre illimité de projets et d’invités et au partage de fichiers.

Lien vers l’article complet : Capterra

 

 

Selon une étude de l’Association des directeurs de l’environnement de travail (Arseg), 75% des entreprises de plus de 250 salariés opèrent une transformation du lieu de travail (workplace) à travers l’assouplissement des règles de pratique du télétravail. Pour les PME, celles-ci commencent par instaurer le flex-office (espaces de travail sans bureau fixe).

 

Au-delà d’une modification du management des entreprises, l’adoption du télétravail ou du flex office a pour conséquence une réelle mutation culturelle au sein des organisations. La simplification du cadre juridique concernant le télétravail rend ces changements plus faciles à mettre en place. En effet, depuis avril 2018, la loi qui ratificatie des ordonnances Pénicaud, publiée au Journal Officiel, stipule que la formalisation du télétravail par un accord collectif ou une charte spécifique n’est plus une obligation formelle. Autrement dit, un simple accord écrit entre employeur et salarié peut lui donner un fondement juridique.

 

 

Transformation digitale et émergence du télétravail

 

La numérisation est devenue une priorité pour toutes les entreprises, jusqu’à celles du CAC 40. La transformation digitale ne se réduit pas à l’implémentation d’un outil innovant, mais modifie en profondeur la culture et les méthodes de travail au sein de l’organisation. Le management horizontal et les nouvelles façons de travailler (nomadisme, télétravail, coworking) sont devenues courantes suite à la transformation digitale d’entreprises pionnières qui ont reconfiguré l’intégralité de leur fonctionnement. Télétravail et transformation digitale vont effectivement de pair : le télétravail incite également au déploiement de nouveaux outils de travail, les digital workspace, qui permettent un travail collaboratif à distance efficace.

Les pratiques de travail évoluent et modifient sans conteste le management traditionnel des entreprises.

 

Vers une transformation culturelle des entreprises

 

Avec le télétravail, l’environnement de travail intervient comme « un facilitateur voire un catalyseur de la performance collective ». En effet, il favorise l’autonomie des salariés et les responsabilise face aux projets gérés en équipe. Selon une étude de Colliers International , 76 % des collaborateurs en NWoW (« New Ways of Working ») estiment justement que leur environnement favorise le travail collaboratif et les échanges informels entre collègues.

« Lorsqu’on engage une transformation globale, l’évolution managériale est particulièrement forte. Les managers doivent apprendre à coacher à distance, par objectif, et tenir compte de tous ces changements comportementaux. Et la plupart du temps, ils perdent des signes de statut » concède Dominique Losay, Président du Think Tank NWoW et ancien responsable du Flex Office chez BNP Paribas Personal Finance.

L’évolution de l’environnement de travail ne concerne pas seulement l’espace du salarié mais touche à l’organisation du travail, et à l’efficacité individuelle et collective. Grâce au télétravail, l’efficacité des employés aurait augmenté de 68%. Concrètement, décrypte Cécile Adam, « le télétravail promeut une nouvelle philosophie de travail qui tranche avec les modèles très hiérarchisés et normés. Sur certains points, il pourrait se rapprocher de l’entreprise libérée ».

 

teleworking teletravail efficacite efficiency digital transformation

Les bénéfices des “New Ways of Working”

 

Wimi, la solution adaptée pour le télétravail

Wimi, créée en 2010 par Lionel Roux et Antoine Duboscq, est une solution numérique qui accompagne les équipes et les entreprises dans leur transformation digitale et permet de travailler à distance avec efficacité. Les équipes sont autonomes pour gérer le bout déroulement de leurs projets.

Wimi est un outil de gestion de projets qui centralise dans un espace de travail toutes les données d’une même équipe. La plateforme permet le partage au sein d’une équipe des fichiers, des tâches, des agendas en fluidifiant la communication.

Notre objectif est de proposer le meilleur outil pour responsabiliser les équipes et leur permettre d’accélérer leur mutation digitale.


 

 

Sources:

https://www.challenges.fr/entreprise/vie-de-bureau/teletravail-ces-nouveaux-ajustements-utiles-pour-les-salaries-et-entreprises-passes-inapercus_580019

https://www.lemonde.fr/emploi/article/2018/06/11/teletravail-et-bureaux-partages-il-va-falloir-s-y-faire_5312823_1698637.html

http://www.colliers.com/-/media/files/emea/france/research/nwow_livre_blanc_mars_2018.pdf?la=fr-fr

 

 

 

La mutation digitale d’une entreprise n’occasionne pas seulement un bouleversement technologique, elle a une incidence sur les habitudes de travail de toutes les équipes.

Au cours des 15 dernières années, l’expert en marketing Bryson Duncan a étudié les transformations digitales au sein des organisations. Il a constaté que les nouvelles technologies ne répondaient en rien aux problèmes qu’elles devaient résoudre et qu’au contraire elles affectaient la productivité des entreprises.

« Les défis d’amélioration de la productivité, de gestion des ressources, d’analyse des données, de motivation et de collaboration des équipes existent toujours, mais ils ont été paradoxalement démultipliés à cause de l’introduction récente de nouvelles plateformes digitales. »

Ainsi pour Bryson Duncan, l’attention devrait être particulièrement portée sur les employés et leur manière de collaborer en équipe, car le manque de communication au sein d’une équipe et le manque de compréhension des enjeux constituent un réel obstacle à l’objectif de transformation digitale des entreprises. Les employés doivent en effet être éduqués aux nouveaux outils.

 

 

La transformation digitale est davantage réussie lorsque les managers sont impliqués dans la formation de leur équipe aux changements disruptifs

 

La transformation digitale permet l’amélioration de la productivité des employés si les managers comprennent clairement comment l’organisation peut tirer profit de cette transformation.

Les top managers doivent déterminer comment et à quel endroit stratégique les nouvelles technologies doivent être instituées au sein de l’organisation afin d’en faire un atout pour l’entreprise.

Pour 65% des entreprises, ces top managers font partie de l’équipe de direction (DG et DSI). Ces acteurs sont en charge des changements stratégiques internes et sont les mieux placés pour s’assurer que les changements proposés sont effectivement appliqués.

 

 

 

La réussite des projets de transformation digitale nécessite une ligne directrice bien précise

 

Un projet de transformation digitale bouleverse l’intégralité de l’organisation d’une entreprise. Ainsi, sans la participation et l’engagement des managers de l’entreprise, il paraît très difficile de rendre ce changement efficace.

 

 

Une enquête a été menée pour déterminer les collaborateurs les plus influents dans la mise en œuvre des changements de manière de travailler. Seulement 11% des personnes interrogées considèrent les employés d’entreprise comme les plus influents.

Cela paraît surprenant compte tenu du fait que les employés de l’organisation sont les plus directement touchés par les changements de stratégies de travail et devraient donc être leader dans la transition digitale.

Il est donc essentiel que toute l’équipe participe à la mise en place d’une nouvelle stratégie au sein de l’organisation. Ce manque d’engagement est peut-être une des raisons pour lesquelles seulement 39% des entreprises ont rendu effective leur projet de mutation vers une digital workplace.

 

Wimi est une solution innovante pour renforcer l’implication de l’équipe

 

Wimi, créée en 2010 par Lionel Roux et Antoine Duboscq, est une solution numérique qui accompagne les équipes dans leur transformation digitale.

logo wimi

C’est un outil de gestion de projets qui centralise dans un espace de travail toutes les données d’une même équipe. La plateforme permet le partage au sein d’une équipe des fichiers, des tâches, des agendas en fluidifiant la communication.

C’est un excellent outil pour responsabiliser les équipes et les habituer à la mutation digitale.

 

 

 

 

 

Sources: CMS Wire, Bryson Duncan: Successful Digital Transformation Initiatives Put People at the Center

Data Dimension, The Digital Workplace: Transforming Your Business

 

 

Récemment, un consortium appelé « Humanizing the Digital Workplace » a constaté que les entreprises continuaient à dépenser des millions de dollars dans les solutions digitales dans le but d’améliorer leur productivité mais, paradoxalement, celles-ci contribueraient en réalité à diminuer la productivité.

En effet, déployer une nouvelle technologie n’engendre pas nécessairement de gains de productivité immédiats. La prise en main de nouveaux outils nécessite souvent une période d’adaptation et de formation de la part des équipes. Conscient de cet écueil, plusieurs plateformes telles que Wimi ont mis en place un support et un accompagnement personnalisé permettant de réduire cette période d’apprentissage pour les équipes de travail.

Gagner en productivité par la simple intégration d’un outil permettant de structurer sa digital workplace n’a rien d’évident. C’est pourquoi nous rappelons ci-après quelques points utiles pour que la mutation numérique de votre entreprise soit une réussite :

 

  1. La nécessité d’un réseau internet efficace

 

Seulement 9% des entreprises considèrent que l’accès au réseau est le facteur le plus important de leurs stratégies numériques, et seulement 27% le placent parmi leurs priorités. Ce nombre paraît étonnamment faible compte tenu de l’importance d’Internet et de la communication digitale dans les stratégies commerciales.

Les e-mails, les réseaux sociaux, le partage de documents, les vidéoconférences et les réunions sont des outils indispensables au bon fonctionnement des entreprises et de leur management. Ainsi il paraît vital pour la vie de l’entreprise que sa digital workplace fonctionne sur un réseau internet opérationnel.

Voici les exigences à avoir afin de disposer d’un réseau internet efficace :

 

 

 

  1. La migration des données professionnelles vers le cloud

 

Selon une étude de Data Dimension, 60% des entreprises gèrent leurs solutions en interne. Mais la tendance actuelle est plutôt à la gestion des données par un serveur externe : les organisations se tournent de plus en plus vers des tiers pour gérer leurs systèmes et leurs logiciels. Ainsi de plus en plus de technologies sont hébergées sur le cloud. Les principales raisons pour lesquelles les entreprises migrent vers le cloud sont son caractère moins onéreux, la réduction des investissements en capital réalisés dans les systèmes informatiques qu’il permet, et la centralisation des plateformes dans les bases de données.

 

 

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Quelques bonnes pratiques d’entrepreneur pour gagner en efficacité ne sont jamais de trop. Wimi vous partage ci-apres un article de l’un de nos partenaires vous donnant quelques clés de compréhension des bénéfices et du fonctionnement de services indispensables au lancement de votre business.

Bonne lecture !

 

Vous êtes entrepreneur dirigeant, marketer ou encore entrepreneur ?

Vous souhaitez économiser votre temps et développer votre business ?

Top ! Nous avons réunis les 5 logiciels que vous devez connaître conçus pour vous aider à gagner du temps et être efficace.

Ces logiciels vous permettent de créer un site, d’optimiser votre gestion d’équipe, votre communication interne ou encore votre CRM !

Prêt ?

Go !

Wimi Logo Color

 

Wimi a été fondé en décembre 2011.

 

  • Pour quoi faire?

C’est un logiciel de gestion de projet et une plateforme de travail collaboratif. Wimi permet de centraliser le travail en équipe.

C’est un logiciel en SaaS (Software as a service), c’est à dire que vous vous abonnez à un logiciel que vous pouvez utiliser à distance. Vous n’avez donc pas besoin d’installer le logiciel, il vous suit partout avec vous avec une simple connexion internet. 

  • Pour qui ?

Pour toutes les personnes désireuses de travailler en équipe efficacement (de l’étudiant, à l’entrepreneur individuel, en passant par les TPE ou pour les entreprises du CAC 40).

  • Comment ça marche?

Vous pouvez bénéficiez de Wimi en créant un compte ou en étant un invité.

Par la suite, selon votre abonnement vous pourrez bénéficier de nombreux services tels que, la collaboration en équipe en créant un espace de travail contenant des channels de discussion, des arborescences de documents, des tâches couplé à un diagramme de Gantt, des calendriers de groupe, des messages privés ainsi que de la visioconférence et du partage d’écran.

Wimi propose également Wimi drive pour le partage et la synchronisation de documents.

  • Pourquoi choisir Wimi ?
  1. Vous avez un Wimi bot qui vous présente les fonctionnalités au fur et à mesure.
  2. Vous bénéficiez des conseils d’un membre de Wimi en direct depuis le chat.
  3. Des explications et des tutoriels vidéo en ligne.
  4. Logiciel facile d’utilisation et complet
  5. Possibilité d’inviter gratuitement et sans limitation fonctionnelle des contributeurs externes à votre entreprise/organisation (invités)

Logiciel de gestion de projet numéro 1 en France.

Des webinares pour tout le monde, tous les utilisateurs peuvent bénéficier des webinares de présentation de formation 1 fois par semaine et gratuitement

Wimi offre donc de nombreuses fonctionnalités.

  • Quel prix ?

Il existe 4 offres de O€ à 18€/mois. Vous pouvez commencer avec 14 jours gratuits.

 

Orson.io est une entreprise française crée en 2012 et localisée à Paris.

 

  • Pour quoi faire?

Orson est un logiciel de création de site web / website builder en SaaS (Software as a service) C’est à dire que vous vous abonnez à un logiciel que vous pouvez utiliser à distance. Vous n’avez donc pas besoin d’installer le logiciel, il vous suit partout avec vous avec une simple connexion internet.

  • Pour qui ?

Ce logiciel fonctionne sur le principe de drag and drop (glisser et déposer), ce qui est très pratique et ce qui permet une liberté dans la création du site.

C’est aussi très simple. Vous assemblez des blocs ou vous avez des blocs pré assemblés et vous intégrez des modules dans ces blocs.

  • Pourquoi choisir Orson ?
  1. Orson bot qui vous suit lors de la création de votre site et qui vous donne des suggestions d’améliorations.
  2. Tutoriels bien fourni sur leur site.Vous bénéficiez des conseils d’un membre d’Orson en direct depuis le chat.
  3. Support d’un excellente qualité
  4. Outil d’un facilité incroyable pour un rendu de très bonne qualité
  5. 100% Made in France

Orson organise des workshops gratuits qui vous permettent de vous approprier plus facilement le logiciel mais également d’avoir des conseils d’un professionnel sur le référencement !

  • Quel prix ?

Gratuit pendant 15 jours puis 2€ par mois pour un site en One page ou 20€ par mois pour un site avec un nombre de pages illimité.

Le nom de domaine et l’hébergement sont inclus, possibilité d’avoir un domaine externe.

 

Aircall est un logiciel crée à Paris en 2014. 

  • Pour quoi faire?  

Il permet aux équipes support et aux équipes commerciales de gérer les conversations téléphoniques.

Aircall permet d’installer votre centre d’appels en quelques minutes.

C’est un logiciel en SaaS (Software as a service), c’est à dire que vous vous abonnez à un logiciel que vous pouvez utiliser à distance. Vous n’avez donc pas besoin d’installer le logiciel, il vous suit partout avec vous avec une simple connexion internet.

  • Pour qui ?

Pour toutes les personnes/entreprises qui ont besoin d’un centre d’appels

  • Comment ça marche?

C’est très simple, vous vous inscrivez sur le site AIrcall puis vous aurez accès à la plateforme qui vous permettra de gérer votre accueil téléphonique.

Vous avez de nombreuses fonctionnalités telles que :

  • La possibilité d’obtenir des numéros spéciaux dans plus de 40 pays pour toujours être joignable.
  • Possibilité d’ajouter ou de supprimer des numéros en 1 clic, de créer une file d’attente pour faire patienter les appels entrants.
  • Vous pouvez également prendre part à la gestion des appels en équipe en assignant et en commentant les appels pour le renvoyer à un collaborateur en lui laissant un commentaire qui apparaîtra dans sa to do list.
  • Vous aurez également accès à l’analyse de performance (appels manqués, durée moyenne d’un appel…), mais également à des solutions collaboratives comme le routage horaire et le renvoi vers mobile.
  • Pour finir Aircall permet l’intégration avec vos logiciels CRM.
  • Pourquoi choisir Aircall ?
  1. Aucun matériel à gérer : une connexion, un ordinateur ou un smartphone suffisent.
  2. Un logiciel qui permet une analyse de la performance de votre centre d’appels.
  3. Un chat avec des membres de l’équipe Aircall.
  4. Commentaires: Un support téléphonique complet.
  5. Possibilité de prendre rendez-vous virtuellement pour avoir une démo.
  • Quel prix ?

“Premium” 30$/ par utilisateur par mois facturé annuellement et “Entreprise” 50 $/ par utilisateur par moi facturé annuellement

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engagement employé collaborateurs travailler

 

 

L’engagement employé devient une préoccupation nouvelle dans les organisations. La révolution numérique encourage ces questionnements car elle apporte des outils remettants en cause la manière même de travailler : réseaux sociaux d’entreprise, télétravail, accès à la messagerie professionnelle à domicile.  On dit courament d’un employé qu’il est engagé lorsqu’il se dépasse pour son entreprise et lorsque son attitude engendre chez ses collègues une motivation supplémentaire. L’engagement employé se définit par une attitude active et positive qui comprend également la satisfaction personnelle. Alors que les générations Y et Z font leur entrée dans le milieu professionnel, l’engagement des employés est associé bien souvent à la notion de bien-être. Un employé engagé est-il donc toujours un employé heureux certainement, mais l’employé heureux va t-il pour autant s’engager pour son entreprise, voilà ce que cet article va essayer de décrypter.

 

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