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Digital workplace : tout ce que vous devez savoir

Digital workplace : tout ce que vous devez savoir

Digital workplace, tout ce que vous devez savoir
Publié par David Galiana, le jeudi 18 février 2021, mis à jour le jeudi 5 août 2021

Depuis la pandémie et le premier confinement, notre manière de travailler a été profondément bouleversée. Le télétravail s’est imposé et a entraîné dans son sillage une véritable révolution au sein des entreprises. Désormais, plus besoin d’être au bureau pour travailler, il suffit d’être équipé d’un appareil connecté à Internet pour réaliser ses tâches où que l’on se trouve : en déplacement, chez un client, à la maison, dans un espace de coworking, etc.

Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises veulent mettre en place un environnement de travail numérique facilement accessible qui va plus loin qu’un simple outil de collaboration en ligne. C’est ce que l’on appelle la digital workplace. Explications.

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Qu’est-ce qu’une digital workplace ? – Définition

En français, le terme « digital workplace » se traduit par « lieu de travail numérique ». Il s’agit d’un espace virtuel sécurisé, basé sur le cloud, depuis lequel tous les employés d’une entreprise peuvent effectuer leurs tâches, accéder à leurs documents et joindre leurs collègues, exactement comme s’ils étaient dans les locaux de leur entreprise. La digital workplace est accessible partout, tout le temps et depuis n’importe quel appareil connecté au web (ordinateur, smartphone et tablette).

Cet espace de travail numérique regroupe l’ensemble de vos outils, de vos documents individuels ou collectifs ainsi que toutes les informations dont vous avez besoin pour travailler efficacement au quotidien. Vous pouvez y réaliser vos tâches, gérer votre planning, communiquer et collaborer avec votre équipe, vos partenaires, vos fournisseurs et même vos clients.

Auparavant, il fallait jongler en permanence entre ses différents outils et applications, tels que la messagerie instantanée, la boîte mail, le réseau social de l’entreprise, le calendrier, les outils de réunions virtuelles ou encore le logiciel de gestion de projet. Désormais, ils sont tous centralisés et interconnectés sur une plateforme unique, ce qui vous fait gagner un temps précieux et vous permet d’être plus efficace et productif.

La digital workplace est donc l’outil idéal pour faciliter le travail à distance.

La chasse aux idées reçues

Pour y voir plus clair et mieux comprendre le concept de « digital workplace », on vous aide à démêler le vrai du faux.

Intranet et digital workplace, c’est la même chose

Faux. L’intranet est le réseau informatique interne à l’entreprise. Il est privé et réservé exclusivement aux salariés qui peuvent y échanger des documents et des informations dans un environnement sécurisé. On peut y retrouver l’actualité de l’entreprise, mais il n’est pas possible d’accéder à ses projets, ni de collaborer.

Aujourd’hui, la digital workplace englobe l’intranet et offre un environnement de travail tout-en-un qui favorise la communication et le travail collaboratif entre l’ensemble des collaborateurs, les différents services, voire les différents sites d’une même entreprise.

Toutes les entreprises peuvent avoir une digital workplace

Vrai. Peu importe la taille de votre entreprise, il est tout à fait possible de créer un espace de travail numérique qui rassemble tous les outils de communication, de collaboration et de partage de connaissance pour faire gagner du temps et améliorer l’efficacité de vos employés, où qu’ils se trouvent.

Pas besoin de digital workplace, nous utilisons déjà un outil de collaboration

Faux. Un outil de collaboration permet, comme son nom l’indique, de collaborer en temps réel. La digital workplace est bien plus qu’un simple outil de collaboration. Elle regroupe sur une plateforme unique toutes sortes d’outils et d’applications que vous utilisez au quotidien pour gérer vos projets et vos tâches, optimiser les processus, automatiser les tâches répétitives, communiquer avec votre équipe en temps réel, partager des données, etc.

Les avantages de la digital workplace

Vous vous demandez pourquoi vous avez besoin d’un espace de travail numérique ? Découvrez les nombreux avantages qui rendent la digital workplace incontournable.

Une meilleure collaboration

Aujourd’hui, les habitudes de travail ont évolué. Entre les employés en télétravail, ceux régulièrement en déplacement et les équipes dont les membres travaillent depuis des sites différents, travailler ensemble peut être un vrai challenge. La digital workplace favorise la collaboration en fournissant un espace de travail virtuel commun auquel chacun peut se connecter, quel que soit le lieu où il se trouve.

Centralisation des données, partage de documents, interactions en temps réel, la digital workplace fournit un environnement de travail qui encourage les usages collaboratifs. Et pour encore plus de facilité, vous pouvez même y intégrer vos clients et partenaires.

Un gain de temps

Messagerie instantanée, boîte mail, visioconférence, gestionnaire de tâches, agenda partagé, to-do list, etc., actuellement le nombre d’applications que nous utilisons au travail ne cesse d’augmenter. Si elles sont censées améliorer notre productivité, le fait de passer de l’une à l’autre toute la journée nous fait perdre un temps précieux. Une étude a d’ailleurs révélé que plus de deux tiers des employés perdaient jusqu’à 60 minutes par jour à jongler entre les différentes applis.

La digital workplace centralise tous les outils et applis que vous utilisez au même endroit, ce qui vous permet d’y accéder plus facilement et rapidement. Ainsi, vous gagnez du temps et vous êtes plus productif.

L’avenir du travail à distance

En France, le télétravail commençait seulement à se développer dans certaines entreprises. Mais la pandémie de coronavirus a complètement changé la donne et a poussé les entreprises à adopter le travail à distance en urgence pour maintenir leur activité. Aujourd’hui, on sait que cette tendance est faite pour durer. Télétravail total ou partiel, désormais l’utilisateur devrait avoir le choix.

La digital workplace est le moyen incontournable de garantir l’efficacité et la productivité de vos équipes, qu’elles soient en télétravail, en présentiel, ou les deux. Les plateformes existent et ont un effet positif sur l’efficacité au travail.

Des collaborateurs satisfaits

Aujourd’hui, les salariés sont exigeants. Ils attendent d’une entreprise qu’elles leur fournissent un environnement de travail dynamique, flexible et innovant qui favorise leur bien-être autant que leur productivité. Si l’entreprise ne les satisfait pas, ils n’hésitent pas à voguer vers de nouvelles aventures.

Avec la digital workplace, vous répondez aux attentes de vos employés. L’accès à l’information et aux multiples outils de travail est facilité, et ils peuvent travailler n’importe où et n’importe quand, du moment qu’ils sont connectés à Internet. Selon Deloitte, mettre en place un environnement de travail numérique permettrait d’améliorer la rétention des collaborateurs de 3 %.

Espace de travail numérique tout-en-un, la digital workplace est une solution aboutie pour rendre les salariés plus efficaces et productifs, quel que soit l’endroit où ils travaillent.

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