Aujourd’hui, à l’ère du numérique, les organisations, quels que soient leur secteur d’activité et leur taille, utilisent et doivent gérer un important volume de données et de fichiers numériques au quotidien, c’est ce que l’on appelle les actifs numériques.
Un actif numérique est un bien immatériel qui appartient à l’entreprise. Les logiciels, les sites web, la cryptomonnaie ainsi que tous les documents numériques et contenus multimédia (images, fichiers audio et vidéo) sont des actifs numériques. Ils sont généralement stockés sur des supports numériques (cloud, ordinateurs, disques durs, etc.).
Pour aider les entreprises dans la gestion, l’organisation, le stockage et le partage de leurs actifs numériques, il existe des solutions logicielles dont le Digital Asset Management (ou DAM) fait partie. Présentation.
Qu’est-ce que le Digital Asset Management (DAM) ?
En français, le Digital Asset Management signifie la gestion des actifs numériques. Il s’agit d’un système ou d’un logiciel qui permet de stocker, gérer et diffuser l’ensemble des contenus numériques appartenant à une entreprise, dans un espace centralisé.
Au départ, les outils de Digital Asset Management servaient uniquement à stocker les données numériques. Cependant, aujourd’hui, ces solutions ont évolué pour s’adapter aux besoins des entreprises et sont devenues des plateformes collaboratives facilitant la gestion de tous types de fichiers numériques (documents Word ou PDF, images, vidéos, fichiers audio, présentations, etc.).
Désormais, le DAM permet un accès à la fois pratique, simplifié et réglementé à tous les fichiers multimédias par l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise, quels que soient le lieu où ils se trouvent et l’appareil qu’ils utilisent (ordinateur, smartphone ou tablette).
Les avantages du DAM
La recherche et la gestion des données et des documents en général sont des activités chronophages et sans réelle valeur ajoutée. L’utilisation d’un logiciel de gestion des actifs numériques offre donc de nombreux avantages face à la multiplication des contenus numériques.
Centralisation des données
Tous vos actifs numériques se retrouvent centralisés sur un espace unique. Ils sont facilement accessibles par l’ensemble de vos salariés qui savent automatiquement où trouver le fichier qu’ils cherchent sans devoir fouiller différents serveurs, examiner de nombreux dossiers, ou créer un nouveau fichier générant alors des doublons.
Facilitation des recherches
Les solutions DAM sont équipées d’un système d’indexation et d’un moteur de recherche qui vous permettent de retrouver aisément les documents que vous recherchez et également de limiter la perte des fichiers.
Contrôle d’accès aux contenus
Vous pouvez gérer facilement l’accès des utilisateurs à vos différents actifs numériques et décider qui peut consulter, éditer ou valider un document. Ainsi, en limitant l’accès à certains contenus confidentiels ou certaines données sensibles, vous garantissez la sécurité de vos données.
Sécurisation des données numériques
Un logiciel DAM est un outil sécurisé qui vous permet de protéger vos données stockées contre d’éventuelles cyberattaques et vous fournit un système de backup en cas de problème (panne, incendie, inondation, etc.).
Amélioration de la cohérence de marque
Pour maintenir une bonne image de marque, vous devez être attentif aux informations et aux contenus qui sont diffusés. Vous devez vous assurer que vos collaborateurs utilisent des documents mis à jour et qui respectent la charte et les directives de la marque. Votre logiciel DAM vous permet de mieux contrôler l’usage de vos actifs numériques afin de garantir que le message communiqué est identique et cohérent sur tous les canaux.
Automatisation de la validation des documents
Grâce à un DAM, vous pouvez améliorer et automatiser votre système de validation de documents. En effet, il est facile de soumettre un document pour validation à un approbateur, quel que soit le lieu où il se trouve, de fixer une date butoir, et d’envoyer des notifications ou des alertes pour accélérer le processus d’approbation de vos fichiers.
Analyse et amélioration de votre performance
Une solution DAM collecte les informations vous permettant de mesurer et d’évaluer la performance de vos contenus numériques. Ainsi, vous pouvez ajuster votre stratégie en fonction des résultats, personnaliser les contenus et offrir une expérience irréprochable à chaque utilisateur.
Les limites du DAM
Même s’il y en a peu, il existe quelques limites à l’utilisation d’un outil de gestion des actifs numériques.
Encouragez vos collaborateurs à utiliser le DAM
Si vous décidez d’investir dans un logiciel de DAM, il est impératif que l’ensemble de vos collaborateurs l’utilise. Pour cela, n’hésitez pas à les consulter lors du choix de la plateforme, et surtout, formez-les à son utilisation.
Désignez un responsable DAM
Il est recommandé de confier la gestion quotidienne de votre solution DAM à une personne dédiée dont l’objectif est d’assister les utilisateurs et de permettre à toutes les fonctionnalités de l’outil d’être utilisées.
L’importance des mots clés
N’oubliez pas d’entrer des mots clés pour chacun de vos actifs numériques afin de s’assurer qu’ils pourront facilement être trouvés grâce au moteur de recherche. Il est préférable de définir une liste de mots clés en amont afin que l’ensemble des utilisateurs du DAM utilise les mêmes mots clés.
Attention aux dépenses
Lorsque vous choisissez votre fournisseur de solution DAM, renseignez-vous en amont sur ce qui est inclus dans le prix total. En effet, il se peut que vous soyez obligé de payer des frais supplémentaires pour la maintenance, les mises à jour, le support client, la formation, le stockage, etc. Assurez-vous également que le logiciel est évolutif afin qu’il s’adapte aux besoins changeants de votre entreprise.
Aujourd’hui, il est indispensable pour les organisations de s’équiper d’outils efficaces pour gérer la vaste quantité de données numériques qu’elles doivent traiter au quotidien. Un logiciel de DAM est un outil incontournable pour la gestion de vos actifs numériques.
Retenez que la meilleure solution DAM doit s’adapter aux besoins de votre entreprise et être personnalisable selon vos exigences. Enfin, elle doit s’intégrer facilement aux outils que vous utilisez déjà au quotidien pour vous permettre d’être plus efficace et d’améliorer votre productivité.
