Vous aimeriez améliorer la collaboration et la productivité au sein de votre entreprise, et pour cela, vous avez décidé d’opter pour un logiciel de gestion de projet tel que Wimi. C’est une excellente idée car ce type d’outil offre de nombreux avantages aux équipes. Il permet notamment de coordonner la réalisation d’un projet, de répartir les tâches et de suivre leur progression, ou encore de faciliter la communication et les échanges entre les membres d’une équipe, surtout s’ils travaillent à distance.
Cependant, il existe une multitude de solutions de gestion de projet sur le marché actuellement, et il peut être difficile de trouver celle qui convient le mieux à votre organisation. Voici quelques conseils pour vous aider à faire votre choix.
Rappel : qu’est-ce qu’un outil de gestion de projet ?
Gérer un projet de A à Z peut être un véritable défi pour le chef de projet et son équipe. Pour garantir la réussite du projet, il est indispensable d’utiliser des outils adaptés qui permettent de planifier le projet, de suivre le budget et les délais, mais aussi de faciliter la collaboration et la communication au sein de l’équipe.
Un logiciel de gestion de projet est, comme son nom l’indique, un logiciel qui vous aide à piloter efficacement les projets de tous types et de toutes tailles. Pour cela, il possède de multiples fonctionnalités essentielles à la gestion de projet telles que :
- un gestionnaire de tâches et de ressources ;
- des agendas partagés ;
- un diagramme de Gantt ;
- un espace de partage des documents ;
- un système de notifications et d’alertes ;
- un outil de reporting ;
- des outils de communication.
En bref, une solution de gestion de projet est un outil tout-en-un qui simplifie la gestion de projet et vous rend plus efficace au quotidien.
6 conseils pour choisir le bon outil de gestion de projet
Suivez ces conseils pour trouver le logiciel de gestion de projet adapté à votre organisation.
Définir vos besoins
Pour commencer, il est important d’identifier vos besoins, notamment en listant les problématiques auxquelles vous devez faire face, comme le manque de visibilité ou la répétition d’erreurs. Puis déterminez les fonctionnalités dont vous avez besoin pour être performant dans le pilotage de vos projets. Par exemple, un gestionnaire de tâches pour savoir qui fait quoi et suivre l’avancement de chaque tâche ; un espace de partage de documents pour centraliser vos fichiers et les retrouver plus facilement ; ou encore, des outils de communication comme une messagerie instantanée ou un système de visioconférence pour faciliter les échanges et la collaboration.
Penser à la mobilité
Depuis la pandémie, les modes de travail ont changé et les équipes ne travaillent plus de la même façon. Au sein d’une même équipe, certains collaborateurs peuvent venir tous les jours au bureau, tandis que d’autres sont en télétravail plusieurs jours par semaine / mois, d’autres encore peuvent être en déplacement régulièrement et une quatrième catégorie de salariés peut travailler à distance de façon permanente.
D’où la nécessité d’opter pour une solution mobile, c’est-à-dire un outil que vos collaborateurs puissent utiliser partout, à tout moment, quel que soit le lieu où ils se trouvent. Cela signifie que votre logiciel de gestion de projet doit avoir une application mobile et que vos salariés peuvent l’utiliser depuis n’importe quel appareil (smartphone, tablette ou ordinateur), voire même hors connexion, si besoin.
Ne pas négliger la sécurité
Fuite ou falsification des données, intrusion, vol de mot de passe, etc., votre outil de gestion de projet doit absolument être sécurisé afin de protéger vos données, qu’il s’agisse des données financières et stratégiques de l’entreprise ou des données personnelles de vos salariés et de vos clients. D’ailleurs, cela doit être valable pour tous vos outils numériques.
Pour cela, optez pour un outil souverain, c’est-à-dire français ou européen, qui garantit que vos données sont hébergées en France ou en Europe afin d’éviter qu’elles ne soient soumises au Cloud Act.
Vérifiez également que le logiciel propose des mesures de confidentialité et de sécurité comme le chiffrement de bout-en-bout et l’authentification multifacteur, comme c’est le cas de Wimi Armoured.
Enfin, vous devez pouvoir gérer facilement les droits d’accès afin de déterminer qui peut accéder à quel(s) document(s) et si la personne peut uniquement consulter le fichier en lecture seule, le modifier et/ou le partager.
Demander l’avis des salariés
Ce sont vos salariés qui vont être les principaux utilisateurs du logiciel de gestion de projet. Il est donc logique qu’ils aient leur mot à dire sur le choix de l’outil. Pour recueillir les besoins et les exigences de vos collaborateurs, vous pouvez mettre en place un sondage. Demandez-leur comment ils imaginent le logiciel idéal, quelles sont les fonctionnalités indispensables, etc.
De plus, vos salariés apprécieront le fait d’être sollicités dans le choix d’un nouvel outil. Cela permettra de faciliter leur adhésion au nouvel outil, même s’il y aura toujours des personnes réticentes au changement. A vous de les rassurer et de les convaincre, notamment en mettant en place une conduite du changement.
Comparer les prix
Le choix d’un outil de gestion de projet dépend aussi fortement de votre budget. Tout d’abord, sachez que vous pouvez choisir de payer un forfait mensuel ou annuel (ce dernier étant plus avantageux).
Ensuite, vous devez vous assurer que la maintenance, les mises à jour, l’aide, le support et diverses ressources sont inclus dans le tarif indiqué, pour éviter les mauvaises surprises, notamment si vous avez un problème ou besoin d’assistance technique.
Enfin, renseignez-vous car des éditeurs de logiciels proposent des tarifs réduits pour certains types d’organisations comme les associations, les ONG ou encore les structures publiques.
Ne pas hésiter pas à tester
Une fois que vous avez présélectionné deux ou trois logiciels de gestion de projet qui vous plaisent, n’hésitez pas à les tester avant de prendre votre décision. En effet, la quasi-totalité des éditeurs de logiciel offre entre deux semaines et un mois d’un essai gratuit. C’est l’occasion idéale de découvrir l’outil, de voir si vos collaborateurs le trouvent facile à prendre en main, s’il possède toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin et s’il répond parfaitement à vos attentes.
Quel que soit votre choix, optez pour une solution simple et intuitive, qui ne nécessitera pas ou peu de formation. L’objectif est que vos salariés soient immédiatement opérationnels et qu’ils aient envie d’utiliser ce nouvel outil au quotidien.
