Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de projet ?

Vous gérez des projets complexes et vous avez des difficultés à suivre leur progression et à planifier efficacement les tâches et les ressources, tout en respectant le budget ? Perdez-vous un temps précieux chaque jour à chercher des informations indispensables dans votre boîte mail ou dans les innombrables dossiers du serveur de l’entreprise ? Fini le temps perdu : jetez papier, stylo et tableur Excel, et devenez performant dans la gestion de vos projets en adoptant un logiciel de gestion de projet.

Vous avez sûrement déjà entendu parler de cet outil incontournable pour faciliter la gestion de tous vos projets. Aujourd’hui, avec l’essor d’Internet, le progrès dans les nouvelles technologies et le développement d’applications diverses et variées, les solutions de gestion de projet se sont multipliées. Il en existe pour tous les types de projets et pour tous les budgets.

Découvrez ce qu’est un logiciel de gestion de projet, les fonctionnalités essentielles qu’il doit posséder et les différents types d’hébergement.

Définition

Aujourd’hui, il existe de nombreux outils et applications pour vous simplifier la vie au travail. L’objectif est de gagner du temps (et donc de l’argent) en rendant les équipes plus productives et efficaces.

Comme son nom l’indique, un logiciel de gestion de projet a pour but de faciliter la gestion de vos projets et de rendre les équipes plus performantes. Il s’agit d’un outil polyvalent et collaboratif qui simplifie le travail en équipe, favorise les échanges, facilite la planification des tâches et optimise le temps de travail de chacun.

Cet outil est indispensable au chef de projet car il lui permet de planifier les grandes étapes de son projet, d’avoir une vision globale sur l’ensemble de ses projets et de savoir rapidement quelle est leur progression et où en sont ses équipes.

Grâce à un logiciel de gestion de projet, vous augmentez vos chances de réussir vos projets en respectant le budget et les délais.

Les fonctionnalités indispensables

Actuellement, il existe un large choix de solutions de gestion de projet, chacune répondant à différents niveaux d’exigence et possédant une grande variété de fonctionnalités.

Planifier les tâches, centraliser toutes les données, améliorer les échanges, envoyer des alertes en cas d’échéances imminentes ou de retard, faciliter le travail collaboratif… Le logiciel de gestion de projet vous permet de piloter facilement vos projets, d’organiser le travail et d’améliorer la productivité de vos collaborateurs.

Voici les principales fonctionnalités que doit posséder un logiciel de gestion de projet :

• Vision globale du projet : la solution de gestion vous donne une vision claire et précise de la progression de votre projet. En un coup d’œil, vous savez où vous en êtes et dans quelle direction vous allez.
• Calendrier : réunions, planification des tâches, échéances et dates clés, tous les évènements importants dans la vie de votre projet sont inscrits dans le calendrier et accessibles à tous les intervenants. Des notifications et des alertes vous tiennent informé.
• Gestion des tâches : gérez les tâches de vos projets efficacement et en toute simplicité. Définissez les priorités, attribuez les ressources humaines à chaque tâche, assurez-vous que les délais sont bien respectés et que le budget n’est pas dépassé, et recevez des notifications dès qu’une tâche est mise à jour.
• Gestion des ressources : planifiez, organisez et gérez efficacement vos ressources humaines, matérielles et financières en fonction des besoins, des urgences et des imprévus.
• Partage de documents : centralisez toutes les informations et tous les documents nécessaires à la réalisation de votre projet sur une même plateforme et partagez-les facilement avec les personnes concernées (clients, prestataires, fournisseurs, etc.).
• Communication et collaboration : les différents outils de communication intégrés (messagerie instantanée, appels audio et vidéo, partage d’écran, etc.) facilitent la collaboration avec votre équipe, vos clients et vos partenaires, quel que soit le lieu où ils se trouvent.

Les différents types d’hébergements

Avez-vous déjà entendu parler de SaaS et On-Premise ? Ces mots techniques désignent les deux modes d’hébergement possible pour votre logiciel.

1. Saas

SaaS signifie Software as a Service ou logiciel en tant que service. Ce terme signifie que vous ne possédez pas le logiciel ou l’application. Celui-ci est mis à votre disposition par le fournisseur ou l‘éditeur grâce à Internet moyennant un abonnement mensuel ou annuel. Il s’agit de cloud computing.

Les avantages du mode d’hébergement Saas sont nombreux :

• Une connexion Internet suffit pour travailler et vous pouvez vous connecter depuis n’importe quel appareil.
• La maintenance et les mises à jour se font automatiquement en ligne et elles sont bien souvent gratuites et fréquentes.
• Généralement, le prix de l’abonnement varie en fonction du nombre d’utilisateurs, du stockage des données et des différentes fonctionnalités choisies.
• Pas besoin d’équipement informatique neuf, ni d’espace de stockage suffisant pour installer le logiciel ou stocker vos données car tout est en ligne. Aucune installation requise : dès que vous souscrivez à l’abonnement, le logiciel est prêt à l’emploi.

Les inconvénients principaux sont :

• Le fait que le logiciel ne vous appartient pas.
• A moins d’avoir une version hors connexion, un souci avec votre connexion Internet peut vous empêcher de travailler.
• Le stockage de vos données, et par conséquent leur protection, ne dépendent pas de vous. D’où l’importance de bien choisir votre logiciel de gestion de projet (faites confiance à Wimi Armoured pour la sécurité, la confidentialité et la souveraineté de vos données).
• Le paiement d’un abonnement mensuel ou annuel pour bénéficier de ce service.

2. On-Premise

Contrairement au Saas, l’hébergement On-Premise vous permet d’acquérir les droits de licence du logiciel et de l’installer dans votre système informatique. Le logiciel vous appartient.

Côté avantages :

• Vous restez maître de la sécurité et de la confidentialité de vos données.
• Vous n’avez pas besoin d’Internet pour accéder au logiciel.
• Vous ne payez pas d’abonnement car le logiciel vous appartient.

Pour les inconvénients, notez que :

• les mises à jour peuvent nécessiter des frais supplémentaires.
• Vous devez avoir des équipements informatiques suffisamment puissants pour supporter le logiciel.
• Certains logiciels requièrent le paiement d’une licence d’exploitation pour chaque ordinateur sur lequel il est installé.

Conclusion

Aujourd’hui, le logiciel de gestion de projet est devenu indispensable pour mieux gérer vos projets, et être plus productif et performant. Testez gratuitement Wimi pour vous en rendre compte.