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8 conseils pour gérer son équipe à distance

8 conseils pour gérer son équipe à distance

équipe à distance
Publié par Benjamin Hermitte, le mercredi 28 décembre 2022

Avec l’essor du télétravail et le développement de nouveaux modes de travail dans les organisations, les managers doivent de plus en plus gérer des équipes à distance. Cela n’est pas facile, et implique de remettre en question les méthodes traditionnelles de management en présentiel, car on ne pilote pas de la même façon une équipe qui est présente physiquement dans les locaux de l’entreprise ou des collaborateurs qui travaillent depuis chez eux.

Comment garder les membres de l’équipe motivés et productifs ? Comment les aider à gérer efficacement leur temps ? Comment assurer son rôle de manager au quotidien sans se transformer en micro manager ? Comment maintenir la cohésion d’équipe, le sentiment d’appartenance et l’engagement des salariés ?

Pour répondre à toutes ces questions, découvrez 8 conseils pour vous aider à gérer votre équipe à distance.

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1. Apprendre à faire confiance

La confiance est l’élément fondamental d’une relation entre un manager et son équipe. Et cela est d’autant plus vrai lorsque l’équipe est géographiquement dispersée. En tant que manager, votre rôle n’est pas de vérifier sans cesse que vos collaborateurs ont bien fait leur travail. Vous devez pouvoir déléguer et confier des missions à votre équipe sans tout reprendre derrière eux.

Evidemment, la confiance se construit avec le temps, et vos collaborateurs doivent aussi vous prouver qu’ils sont dignes de confiance. Mais en télétravail, c’est un prérequis indispensable. Souvenez-vous que vous avez choisi vos collaborateurs pour leurs compétences et leur expérience, et n’oubliez pas que chacun a droit à l’erreur.

2. Fixer des règles

Pour que votre équipe fonctionne correctement à distance, il est essentiel de poser un cadre et de définir des règles. Vos collaborateurs doivent savoir ce qu’ils peuvent et ne peuvent pas faire, et ce que l’on attend d’eux.

Ensemble, mettez-vous d’accord sur les points suivants :

  • les horaires de travail et la disponibilité (par exemple, pas de messages et d’appels avant 8 h 30 et après 19 h) ;
  • la manière de communiquer au quotidien (par exemple, dire bonjour tous les matins en commençant de travailler et au revoir quand on termine sa journée) ;
  • comment communiquer en cas d’urgence ;
  • la façon de travailler (le processus de validation, la procédure en cas d’erreur, etc.).

3. Définir des objectifs et des KPI

Cette étape est incontournable pour toutes les équipes, qu’elles soient en présentiel, à distance ou hybrides. Pour être efficace au quotidien, chacun de vos collaborateurs doit avoir une vision précise des résultats que l’on attend de lui. En tant que manager, vous devez donc définir des objectifs clairs. Pour cela, aidez-vous de la méthode SMART (Spécifiques, Mesurables, Acceptables et ambitieux, Réalistes et Temporellement définis). Ainsi, vous et votre équipe avez une vision commune.

N’oubliez pas de définir également des KPI (Key Performance Indicator ou indicateurs clés de performance) qui vous permettent de savoir si les objectifs fixés sont atteints et d’évaluer les performances de votre équipe. C’est également un bon moyen de garder votre équipe motivée.

4. Encourager la communication

La communication est le ciment qui permet à une équipe dispersée de rester soudée. En tant que manager, vous devez fortement encourager une communication régulière entre les membres de votre équipe à distance, et ce en utilisant tous les outils disponibles (téléphone, email, chat, visio, etc.).

On distingue deux types de communication :

  • la communication formelle qui traite de l’avancement du projet, des tâches à réaliser, des éventuels problèmes à résoudre, etc., notamment lors de réunions ;
  • la communication informelle qui concerne les discussions libres qu’ont vos collaborateurs pour partager leurs opinions, leurs ressentis et leurs doutes, mais aussi pour faire connaissance et échanger sur des sujets plus personnels lors de pauses café virtuelles ou de discussions sur le chat.

Ces deux types de communication sont très importants pour avancer sur votre projet et sur l’atteinte de vos objectifs ainsi que pour maintenir la cohésion au sein de l’équipe.

5. Opter pour des outils adaptés au télétravail

Afin que vos collaborateurs puissent accomplir leurs tâches quotidiennes de façon efficace, vous devez impérativement leur fournir des outils collaboratifs adaptés au télétravail.

Voici quelques outils incontournables pour faciliter la collaboration et la communication au sein de votre équipe à distance :

6. Renforcer la cohésion d’équipe

A distance, vos collaborateurs peuvent se sentir seuls et isolés, ce qui peut entraîner une perte de motivation et du sentiment d’appartenance. Lorsque l’on gère une équipe à distance, il est essentiel de tout mettre en œuvre pour maintenir le lien social et la cohésion d’équipe. Car en travaillant chacun chez soi, vos collaborateurs ne peuvent pas se retrouver à la machine à café pour discuter.

C’est à vous, manager, de favoriser les rapports sociaux et d’entretenir l’esprit d’équipe en organisant des événements virtuels (petit déjeuner, déjeuner, pause café ou apéro en visio), en lançant des discussions personnelles, des défis amusants ou des quiz sur le chat, et en planifiant plusieurs fois dans l’année des rencontres en personne pour renforcer le sentiment d’appartenance à l’entreprise.

7. Valoriser les bons résultats de l’équipe

En tant qu’êtres humains, nous avons besoin de reconnaissance. Au travail, la reconnaissance joue un rôle essentiel pour le bien-être, l’engagement et la motivation des salariés. Et c’est encore plus vrai lorsque les salariés ne travaillent pas dans les locaux de leur entreprise.

En tant que manager, il est important que vous valorisiez régulièrement le travail de vos équipes à distance. Remerciez vos collaborateurs pour leur implication, montrez-leur que vous appréciez leur travail et félicitez-les publiquement chaque fois qu’ils atteignent leurs objectifs.

Il existe plusieurs manières de montrer votre reconnaissance à vos collaborateurs :

  • un mot, un email ou un carte de remerciement,
  • une prime ou une augmentation,
  • une mise en avant lors d’une réunion,
  • leur envoyer un petit cadeau,
  • leur faire livrer un repas,

8. Etre disponible et réactif

Enfin, vos collaborateurs doivent savoir qu’ils peuvent compter sur vous et vous contacter à tout moment, malgré la distance. A défaut de laisser votre porte ouverte pour indiquer que vous êtes disponible, vous pouvez réserver un créneau horaire chaque jour / semaine dans votre calendrier pour répondre individuellement aux questions de vos collaborateurs.

De plus, lorsqu’un membre de votre équipe a besoin de votre aide, soyez réactif et répondez-lui immédiatement. Si vous ne pouvez pas régler le problème tout de suite, accusez réception de son message et indiquez quand vous pourrez le traiter (soyez précis et respectez vos engagements).

Le secret pour manager une équipe à distance, c’est de faire confiance à ses collaborateurs et d’adapter ses pratiques managériales sans tomber dans le micro management.

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