Depuis plusieurs années, les réseaux sociaux ont pris une grande ampleur. En France, on compte 49,6 millions d’utilisateurs actifs des réseaux sociaux, soit 75,9 % de la population selon le Digital Report 2021. Ils sont tellement populaires qu’ils ont fait leur apparition dans le monde de l’entreprise.
Aujourd’hui, de plus en plus d’organisations, quel que soit leur domaine d’activité, adoptent le réseau social d’entreprise (RSE). En effet, c’est un outil pratique qui permet de faire plus que simplement connecter les salariés entre eux. Ses avantages sont nombreux :
- il favorise la communication et la collaboration, notamment au sein des équipes hybrides ou géographiquement dispersées,
- il développe l’engagement des salariés,
- il facilite l’entraide et le partage des connaissances,
- il renforce la cohésion des équipes,
- il atténue les barrières hiérarchiques,
- il désencombre les boîtes mail.
Vous vous demandez peut-être en quoi le réseau social d’entreprise peut être bénéfique pour la gestion de vos projets ? On vous explique.
Favoriser la communication
En gestion de projet, la communication est indispensable pour faciliter la collaboration. Les informations doivent pouvoir être facilement et rapidement échangées entre toutes les personnes impliquées dans un projet, du chef de projet au client, en passant par les membres de l’équipe projet, les fournisseurs, les partenaires, etc.
Aujourd’hui, avec l’essor du télétravail et des autres modes de travail, il n’est pas rare que les membres d’une même équipe se trouvent dans différents locaux. Cet éloignement physique peut constituer un obstacle à la communication, et donc à la productivité et à la performance de l’équipe projet.
Le réseau social d’entreprise est un excellent moyen de communication qui permet à vos collaborateurs d’échanger des informations et de partager des fichiers sur le projet en temps réel. Le RSE leur permet également de rester en contact quotidien avec leurs collègues qui travaillent à distance via une messagerie instantanée et des appels audio et vidéo. Enfin, vous pouvez intégrer les parties prenantes à votre RSE et les tenir quotidiennement informées de l’avancement du projet.
Réduire les réunions
La gestion de projet est souvent rythmée par un grand nombre de réunions :
- la réunion du comité de pilotage du projet,
- la réunion de lancement de projet (ou kick-off meeting),
- la revue de projet,
- les réunions de travail,
- la réunion de clôture.
Sans compter les réunions de projet hebdomadaires pour suivre la progression du projet, ainsi que le stand-up meeting chaque matin.
Si certaines réunions sont indispensables, d’autres ne sont pas productives et constituent même une perte de temps en vous empêchant d’avancer sur les tâches vraiment importantes.
Le RSE vous permet de réduire les réunions grâce aux discussions de groupe et à la messagerie instantanée. Ainsi, vos collaborateurs peuvent échanger entre eux ou avec le client sur l’avancement du projet, les différents jalons ou les problèmes auxquels ils sont confrontés, sans avoir besoin d’organiser une réunion formelle.
Ils peuvent également planifier des visioconférences pour éviter au client ou aux collaborateurs en télétravail de se déplacer, ce qui permet de gagner du temps et de réaliser des économies d’argent sur le budget du projet.
Partager le savoir et l’expérience
Si vous débutez dans la gestion de projet, vous pourriez avoir besoin de l’aide ou du retour d’expérience de collaborateurs plus expérimentés dans ce domaine. Si vous ne travaillez pas directement avec ces personnes, vous pouvez alors les contacter facilement via le réseau social de l’entreprise qui dispose d’un organigramme et d’un annuaire des membres.
De la même façon que vous contacteriez une personne travaillant dans le même secteur d’activité que vous sur LinkedIn pour élargir votre réseau professionnel, le RSE vous permet d’entrer facilement en contact avec des salariés de votre entreprise qui possèdent un savoir-faire, des compétences ou des connaissances utiles pour vous aider à résoudre un problème auquel vous êtes confronté lors de la gestion d’un projet.
En effet, à travers le réseau social interne de votre entreprise, vous pouvez favoriser le partage de connaissances entre vos collaborateurs, et organiser des activités de coaching, de mentorat, de tutorat ou de formation. De plus, les informations sur la gestion d’anciens projets peuvent être stockées sur le RSE et consultées ultérieurement pour vous aider en cas de doutes sur un projet similaire.
Améliorer votre efficacité
Certains logiciels de gestion de projet proposent leur propre réseau social d’entreprise. C’est le cas de Wimi. Ainsi, avec un seul outil, vous bénéficiez de toutes les fonctionnalités indispensables pour gérer efficacement vos projets :
- des espaces de travail dédiés qui centralisent les données de vos projets ;
- la gestion des tâches pour organiser vos tâches, les assigner et partager vos to-do lists ;
- un agenda partagé pour organiser facilement des événements et visualiser les jalons, les dates clés et les échéances de vos projets ;
- le partage de documents pour partager instantanément tous types de fichiers avec votre équipe et les parties prenantes du projet ;
- un système de messagerie instantanée et de visioconférence pour échanger facilement et rapidement avec vos collaborateurs ;
- un fil d’actualité pour être informé en temps réel sur l’actualité du projet ;
- le suivi et l’analyse des données du projet pour connaître l’avancement du projet et suivre les performances de votre équipe ;
- la gestion des droits d’accès et la possibilité d’inviter vos partenaires extérieurs pour faciliter les échanges ;
- une application mobile pour travailler partout, tout le temps et depuis n’importe quel appareil (ordinateur, téléphone et tablette).
Grâce à la puissance du logiciel de gestion de projet combiné au réseau social d’entreprise, vous êtes plus efficace dans la gestion de vos projets, vous communiquez mieux et vous améliorez votre productivité.
Pour conclure
Aujourd’hui, le réseau social d’entreprise n’est plus seulement un outil de communication, mais il est devenu une véritable plateforme de collaboration qui permet aux équipes d’être plus efficaces dans la gestion de leur projet.
Le RSE agit comme un environnement de travail où les différentes parties prenantes d’un projet peuvent se retrouver pour interagir et collaborer, à tout moment et quel que soit le lieu où elles se trouvent.
