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Comment organiser une visioconférence dans de bonnes conditions ?

Comment organiser une visioconférence dans de bonnes conditions

Déjà populaire dans les entreprises internationales dont les équipes sont souvent dispersées géographiquement, la visioconférence est un fantastique outil de communication qui s’est largement déployé avec le confinement.

Non seulement vous pouvez discuter en temps réel avec vos interlocuteurs, qu’il s’agisse de collaborateurs, clients, fournisseurs ou partenaires, où qu’ils se trouvent, mais surtout vous pouvez les voir en vidéo. La visioconférence est donc une manière efficace de maintenir un lien entre les équipes en télétravail ou de supprimer les limites géographiques entre les collaborateurs travaillant dans des bureaux délocalisés.

C’est également un excellent moyen de faire des économies sur les frais de déplacement puisque vos collègues n’ont plus besoin de prendre la voiture, le train ou l’avion pour se rendre dans vos locaux. Désormais, quelques clics suffisent pour organiser une réunion entre votre siège et vos succursales régionales. On peut même dire qu’organiser une visioconférence est écologique puisqu’en réduisant les déplacements, vous diminuez votre empreinte carbone.

Cependant, pour assurer qu’une visioconférence se déroule dans les meilleures conditions possible, il convient de suivre ces quelques règles et astuces.

1. Bien s’équiper

Tout commence par l’acquisition d’outils indispensables pour organiser une visioconférence. C’est un moyen de communication simple à mettre en place car il nécessite peu d’équipements.

Il vous faut :

  • une webcam afin d’assurer que chaque participant sera visible des autres. Elle est souvent déjà intégrée à votre ordinateur ;
  • un micro pour être entendu de tous. Les ordinateurs récents en sont également équipés ;
  • un casque ou des écouteurs sont indispensables pour entendre clairement les autres participants. Evitez les enceintes qui peuvent créer de l’écho ;
  • un système de visioconférence provenant d’un logiciel installé sur votre ordinateur, d’un service en ligne ou de la fonctionnalité visioconférence proposée par votre logiciel de gestion de projet ou votre plateforme collaborative telle que Wimi ;
  • une bonne connexion à Internet.

2. Se préparer en avance

Comme pour une réunion classique, il y a des règles à respecter pour qu’une visioconférence se passe bien et soit efficace. En tant qu’organisateur, vous devez :

  • définir l’objectif de la réunion ;
  • inviter les participants en avance ;
  • transmettre l’ordre du jour et les points qui seront traités ;
  • commencer et finir à l’heure prévue ;
  • animer la réunion, favoriser les échanges et encourager la prise de parole de tous les participants ;
  • ne pas dévier de l’objectif ;
  • terminer par le rappel des décisions prises ;
  • envoyer un compte-rendu à tous les participants.

En tant que participant, prenez 15 minutes avant une visioconférence pour préparer les documents dont vous aurez besoin, relire l’ordre du jour et les points qui seront traités. Ainsi, vous serez prêt à répondre aux questions et aux sollicitations de votre responsable et de vos collaborateurs.

Faites également en sorte d’avoir tout le matériel dont vous avez besoin sous la main (bloc-notes, stylos qui fonctionnent, documents de travail, etc.) pour éviter de vous lever en pleine conférence virtuelle.

3. Régler les détails techniques

L’un des principaux obstacles au bon déroulement d’une “conf call” est souvent l’aspect technique. Les participants n’arrivent pas à se connecter, le micro ou la caméra ne se lance pas, etc. Ces problèmes techniques engendrent une perte de temps et retardent le démarrage de la réunion.

Pour évitez cela, veillez à vérifier l’état du matériel et la qualité de la connexion avant la réunion. Assurez-vous que tout est branché, que vous êtes bien cadré, que le son de votre ordinateur fonctionne et que vous maîtrisez l’outil de visio.

Afin de faciliter le démarrage des visioconférences et permettre une prise en main rapide du matériel, rédigez un petit guide pratique des procédures à suivre à l’intention de l’ensemble de vos collaborateurs. Ainsi, les non-initiés ne paniqueront pas seuls devant leur écran à l’idée de participer à une réunion virtuelle.

4. Bien choisir le lieu

En visioconférence, le choix du lieu est primordial pour garantir le bon déroulement de la réunion. Vous avez certainement vu l’une de ces nombreuses vidéos où des enfants apparaissent de manière inopinée lors d’une vidéo conférence d’un de leurs parents, plongeant celui-ci dans l’embarras.

Pour éviter ce genre de situation gênante et rester concentré au maximum, le choix du lieu de votre réunion virtuelle est primordial. Si vous travaillez régulièrement depuis votre domicile, installez-vous dans l’espace de travail que vous vous êtes créé ou isolez-vous dans une pièce à l’écart et verrouillez la porte pour éviter toute interruption. Si possible, privilégiez un endroit calme, sans nuisances sonores pour être clairement entendu et entendre aisément les autres.

Enfin, l’aspect visuel est également important. Préférez un endroit lumineux avec un éclairage naturel, en évitant le soleil direct et les contre-jours.

5. Être attentif au langage corporel

Saviez-vous que seul 7% de la communication est verbal (et concerne le sens des mots) ? C’est ce qu’indiquent des études publiées par le professeur Albert Mehrabian en 1967. Selon lui, 38% de la communication est vocale (autrement dit l’intonation et le son de la voix) et 55% est visuelle (c’est-à-dire l’expression du visage et le langage corporelle), soit 93% de la communication serait non-verbale.

Votre attitude et votre langage corporel sont donc très importants lorsque vous interagissez en face-à-face avec vos collaborateurs.

En visioconférences tout comme lors de réunions plus traditionnelles, il est donc indispensable de suivre ces bonnes pratiques :

  • soyez ponctuel ;
  • habillez-vous comme pour une journée de travail, ne restez pas en pyjama et évitez les rayures ou les couleurs trop flashy pouvant avoir un effet négatif à travers un écran ;
  • restez calme, concentré et attentif ;
  • réglez la caméra à hauteur de vos yeux pour donner l’impression de regarder vos interlocuteurs ;
  • parlez de façon claire et intelligible ;
  • écoutez les autres et parlez une fois qu’ils ont terminé pour éviter une cacophonie générale où personne ne s’écoute ;

Conclusion

Depuis plusieurs semaines, le coronavirus et le confinement ont complètement bousculé nos habitudes de travail, et les visioconférences rythment désormais nos journées passées en télétravail. Suivez ces 5 conseils pour organiser vos réunions virtuelles dans les meilleures conditions.

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