Gestion de projet

eXtreme Project Management : guide d’introduction pour les débutants

eXtreme Project Management guide d’introduction pour les débutants

Dans votre carrière de chef de projet, vous devrez gérer des projets divers et variés. Certains seront faciles à réaliser, d’autres nécessiteront des changements et des ajustements constants pour satisfaire le client, d’autres encore devront être abandonnés pour différentes raisons. Bref, les projets s’enchaîneront mais ne se ressembleront pas, tout comme les méthodes que vous choisirez pour les piloter.

En effet, il existe un grand choix de méthodologies de gestion de projet, certaines anciennes, d’autres nouvelles : l’approche agile, la méthode Waterfall plus traditionnelle, Six Sigma, PRINCE2, PRiSM, pour ne citer que celles-ci. Pour choisir la méthode adéquate, vous devez notamment prendre en compte la complexité du projet, le fonctionnement de votre équipe et l’implication du client.

Saviez-vous qu’il existe une méthodologie pour gérer les projets complexes ? Il s’agit de la méthode eXtreme Project Management ou XPM.

Définition

« La méthode eXtreme Project Management est l’art et la science de faciliter et de gérer le flux de pensées, d’émotions et d’interactions de façon à produire des résultats de valeur dans des conditions complexes et mouvementées : celles qui se caractérisent par une vitesse élevée, des changements importants, une incertitude forte et un niveau de stress accru. » Doug DeCarlo, auteur de la méthode eXtreme Project Management.

Comme son nom l’indique, la méthode eXtreme Project Management (XPM ou gestion de projet extrême en français) est utilisée pour gérer les projets extrêmes réalisés dans des environnements complexes et incertains, des projets qui n’ont pas de phases, ni de jalons prédéfinis, et pour lesquels vous n’avez aucune instruction précise concernant la réalisation des tâches.

L’idée de cette méthodologie est de s’adapter à la situation et d’exécuter le projet de la meilleure façon possible. C’est une méthode flexible et rapide, parfaite pour vous aider à gérer les imprévus. L’objectif est de livrer les résultats désirés, et non pas les résultats attendus.

La méthode XPM est idéale pour gérer les projets dont les clients changent d’avis régulièrement ou ne savent pas vraiment ce qu’ils veulent car elle offre la liberté de modifier les plans aussi souvent que nécessaire. Ici, pas de réussite du premier coup, mais des tâtonnements et plusieurs tentatives pour obtenir le résultat espéré.

Exemples de projets gérés avec XPM

Pour savoir si la méthode XPM est adaptée à vos projets, voici quelques caractéristiques propres aux projets extrêmes :

  • un travail à un rythme soutenu ;
  • des projets avec des besoins et des résultats très complexes ;
  • des changements fréquents dans les exigences au fur et à mesure que le projet avance ;
  • une approche à tâtonnements ;
  • un processus d’autocorrection lorsque le projet dévie de son objectif ;
  • un processus de prises de décisions excluant la hiérarchie ;
  • des projets basés sur l’humain et non sur des processus.

XPM est adaptée pour les projets comme les logiciels informatiques pour lesquels il est possible d’ajouter ou de supprimer des fonctionnalités et des caractéristiques en fonction des évolutions du marché, de nouvelles données ou de l’avis des utilisateurs.

La méthode eXtreme Project Management convient particulièrement aux projets complexes qui doivent être divisés en sous-projets et gérés indépendamment, ou aux projets dont le périmètre est flou, ce qui rend difficile la planification de jalons et de livrables.

Enfin, si vous travaillez avec des collaborateurs qui sont novices en gestion de projet ou qui ne possèdent ni les compétences, ni les connaissances pour mener à bien le projet, la méthode XPM est totalement adaptée puisque vous pouvez faire plusieurs tentatives et corriger le projet au fur et à mesure de sa progression.

Comment ça marche ?

La condition sine qua non pour que cette méthode fonctionne, c’est l’implication permanente du client dans le projet.

Ensuite, il est indispensable de former votre équipe à la méthode XPM car elle est totalement différente des autres méthodes de gestion de projet plus traditionnelles. Vos collaborateurs doivent en comprendre les bases et les principes fondamentaux pour la mettre efficacement en pratique.

La formation est également un bon moyen de voir si vos collaborateurs sont faits pour travailler de cette façon ou pas.

Voici les règles de bases de XPM:

  • C’est normal que les exigences et les tâches du projet soient chaotiques.
  • La seule chose certaine dans un projet extrême, c’est l’incertitude.
  • Il est quasiment impossible de contrôler totalement ce type de projets.
  • Vous devez accepter que le changement est inévitable.
  • Le sentiment de sécurité apparaît avec la flexibilité et en réduisant la volonté de vouloir contrôler le projet.

Entourez-vous d’une équipe flexible et prête à travailler à un rythme effréné, puis suivez ces sept étapes :

  1. Planifiez votre projet selon la méthode XPM, c’est-à-dire en sachant que des changements et des erreurs vont se produire.
  2. Pour garantir le succès du projet, répondez aux questions suivantes : qui a besoin de quoi, et pourquoi ? De quoi avez-vous besoin pour réaliser le projet ? Avez-vous ce qu’il faut pour aller jusqu’au bout ? Est-ce que cela en vaut la peine ?
  3. Organisez le travail en cycles courts de quelques semaines maximum.
  4. Faites une réunion de lancement de projet, indispensable pour informer et motiver votre équipe, préciser vos attentes et bien communiquer sur le projet dès le premier jour.
  5. La communication avec le client doit être continue. Ecoutez et prenez en compte ses demandes et ses besoins, et relayez immédiatement l’information à votre équipe.
  6. Suivez attentivement la progression de chaque cycle et évitez qu’il ne dévie de son objectif.
  7. Célébrez chaque réussite, que ce soit la fin d’un cycle ou du projet. Gardez votre équipe motivée en appréciant ses efforts et encouragez vos collaborateurs à commencer chaque réunion par les réalisations dont ils sont fiers.

Pour réussir, retenez qu’il faut éviter les processus trop complexes et privilégier la simplicité.

Conclusion

La méthode eXtreme Project Management est adaptée pour des projets complexes, chaotiques et désordonnés. Elle permet au chef de projet et à son équipe de travailler dans un environnement imprévisible et enclin aux changements, de gérer plus facilement l’inconnu et de comprendre que le projet doit être adapté pour correspondre à la réalité et non l’inverse.

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