réussir son lancement de projet

C’est parti, vous venez d’être nommé chef de projet sur un tout nouveau projet. Vous êtes ravi et plein d’enthousiasme à l’idée de vous lancer dans ce nouveau défi.

Gérer un projet de A à Z est une véritable aventure qui vous apportera une grande expérience tant sur le plan professionnel que sur le plan humain. Cependant, pour éviter que cette aventure ne vire à la catastrophe, le lancement du projet est une étape très importante qui doit être soigneusement préparée.

Comment réussir son lancement de projet ?

  1. Un objectif clair vous définirez
  2. La liste des tâches et le planning vous établirez
  3. Un budget vous fixerez
  4. Les risques potentiels vous identifierez
  5. Une équipe performante vous choisirez
  6. Une cohésion d’équipe vous créerez
  7. Des outils efficaces vous adopterez
  8. La réunion de lancement de projet vous organiserez

Il est essentiel de partir sur des bases saines et solides, et de créer une dynamique positive qui vous suivra tout au long du projet. Suivez ces 8 étapes clés pour réussir le lancement de votre projet.

1. Un objectif clair vous définirez

Un projet répond à un objectif précis. Afin que toute l’équipe travaille à l’accomplissement de cet objectif final, vous devez le définir le plus clairement possible. Pour cela, aidez-vous de la méthode SMART.

  • S pour spécifique : définissez votre objectif clairement et simplement, et assurez-vous qu’il soit compréhensible par tous.
  • M pour mesurable : vous devez pouvoir mesurer l’avancement de votre projet à l’aide d’indicateurs clés de performance (ou KPI).
  • A pour acceptable et ambitieux : l’objectif à atteindre doit être motivant pour l’équipe. Il doit constituer un défi sans être impossible à réaliser. Bref, il doit être raisonnable mais ambitieux.
  • R pour réaliste : prenez en compte vos différentes contraintes (budget, délais, ressources, etc.) et fixez un objectif réaliste.
  • T pour temporellement défini : il est impératif de définir une date butoir à laquelle l’objectif doit être atteint.

2. La liste des tâches et le planning vous établirez

Maintenant que vous avez un objectif précis, vous devez élaborer votre plan d’action pour l’atteindre. Cela consiste à diviser le projet en jalons et en tâches, c’est-à-dire en différentes étapes, chacune avec un objectif à atteindre qui va vous amener progressivement à accomplir votre objectif final. N’hésitez pas à solliciter de l’aide pour être sûr de n’oublier aucune tâche.

Une fois que vous avez listé toutes les tâches nécessaires à la réalisation de votre projet, vous devez définir avec votre client la liste des priorités, c’est-à-dire classer les tâches par ordre d’importance et d’urgence (vous pouvez vous aider de la matrice d’Eisenhower).

Ensuite, planifiez le déroulement des différents jalons et tâches du projet afin de le réaliser à la date prévue. Soyez flexible, prévoyez une marge de manœuvre et n’hésitez pas à réviser régulièrement votre planning car vous serez forcément confronté à des imprévus ou des problèmes qui risquent d’affecter votre planification.

3. Un budget vous fixerez

A moins que vous n’ayez un budget illimité, ce qui est plutôt rare, vous devez déterminer le budget dont vous avez besoin pour réaliser votre projet. L’objectif est de ne pas dépasser le budget alloué.

Pour faire une estimation au plus juste, appuyez-vous sur de précédents projets similaires au vôtre, et demandez à des experts dans chaque domaine le coût nécessaire à la réalisation de leur(s) tâche(s).

Enfin, comme pour le planning, prévoyez une marge de sécurité de 10 à 15% supplémentaire pour parer aux éventuels imprévus et dépassements de budget.

4. Les risques potentiels vous identifierez

Parce qu’en gestion de projet, le risque zéro n’existe pas, vous devez identifier les risques potentiels de votre projet dès son lancement.

Pour cela, réunissez votre équipe et :

  • listez tous les risques possibles (financiers, humains, temporels, organisationnels, etc.),
  • évaluez et hiérarchisez les risques selon leur impact et la probabilité qu’ils aient lieu,
  • définissez un plan d’action s’ils se produisent (supprimer le risque, limiter ses effets ou modifier le projet).

5. Une équipe performante vous choisirez

Pour réussir votre projet, entourez-vous de collaborateurs compétents avec de l’expérience dans différents domaines. Assurez-vous également qu’ils soient formés aux techniques de gestion de projet et qu’ils apprécient de travailler en équipe. Choisissez autant que possible des personnes aux personnalités compatibles afin d’éviter les tensions et les conflits.

Enfin, en tant que chef de projet, définissez précisément les rôles, les responsabilités et les fonctions de chaque membre de votre équipe. Pour qu’une équipe fonctionne efficacement, chaque membre doit savoir ce qu’il doit faire et ce que font les autres.

6. Une cohésion d’équipe vous créerez

Même dans une équipe composée des collaborateurs les plus talentueux, si personne ne s’entend et ne s’apprécie, il sera difficile de faire du bon travail. D’où l’importance de créer une cohésion d’équipe dès le lancement du projet car une équipe qui s’entend bien sera plus performante, collaborera davantage et se serrera les coudes lors des coups durs.

Tout d’abord, assurez-vous que tout le monde se connaît car c’est tout de même plus agréable pour travailler ensemble. Evitez les présentations ennuyeuses et soyez créatif. Pourquoi ne pas faire un petit jeu, par exemple, pour apprendre à se découvrir et à s’apprécier.

Ensuite, entretenez et renforcez les liens au sein de votre équipe en organisant régulièrement des activités de team building, des événements et des occasions agréables de se réunir. Du classique déjeuner d’équipe au cours de cuisine plus original, les idées ne manquent pas pour tisser des liens, créer une bonne ambiance et développer un sentiment d’appartenance au sein de votre équipe projet.

7. Des outils efficaces vous adopterez

Pour vous faciliter la tâche et favoriser la collaboration et la communication au sein de votre équipe, optez pour une solution de gestion de projet. Par exemple, un logiciel tel que Wimi vous permet de centraliser toutes les données de votre projet sur un espace unique et accessible à tous les participants. Vous gérez facilement vos tâches, visualisez rapidement la progression du projet et échangez avec vos collaborateurs à tout moment. Bref, c’est un outil indispensable pour organiser le travail d’équipe et gérer efficacement tous vos projets.

8. La réunion de lancement de projet vous organiserez

Egalement appelée kick-off meeting, la réunion de lancement de projet est indispensable pour bien démarrer un projet car elle permet de :

  • réunir l’ensemble des personnes concernées par le projet ;
  • rappeler le contexte, les enjeux et les objectifs du projet ;
  • donner le plan d’actions et expliquer les différentes étapes du projet ;
  • clarifier les rôles et responsabilités de chacun ;
  • définir les règles de fonctionnement ;
  • parler des risques potentiels.

Cette réunion est importante car elle permet de lancer officiellement le projet.

Voilà, vous avez toutes les clés en main pour réussir le lancement de votre projet !

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