Depuis la crise sanitaire, les modes de travail des entreprises ont fortement évolué. Le télétravail s’est développé, les membres d’une même équipe sont géographiquement dispersées et travaillent à des endroits différents, et il est commun de faire appel à des prestataires externes comme des freelances.
Pour faciliter la collaboration dans ces conditions, il est impératif d’utiliser des outils collaboratifs qui regroupent l’ensemble des fonctionnalités indispensables au bon fonctionnement d’une équipe : messagerie instantanée, appels audio et vidéo, gestion de tâches, calendrier partagé, etc.
Et parce que la protection et la sécurité de vos données sont essentielles, vous devez vous assurer que les solutions numériques que vous utilisez hébergent vos données sur le territoire français ou européen.
Pour vous aider à bien choisir vos outils collaboratifs, voici donc un comparatif des 10 meilleures plateformes de collaboration européennes.
1. Wimi, une suite collaborative sécurisée et 100 % française
Wimi est une plateforme collaborative souveraine qui permet à vos équipes de travailler, d’échanger et de partager des informations dans un cadre sécurisé. En tant que société 100 % française, Wimi n’est pas soumise aux lois extraterritoriales (Cloud Act, Patriot Act, etc.) et l’hébergement de vos données est confié à un hébergeur français physiquement situé en France. Le logiciel réunit tous les outils dont vos collaborateurs ont besoin pour être productifs au quotidien et piloter efficacement leurs projets. Enfin, Wimi est l’une des premières suites collaboratives en cours de qualification SecNumCloud.
Le ministère de la Transition écologique, le musée d’Orsay et Sephora sont quelques-uns de ses clients.
Fonctionnalités principales
- Une organisation structurée en espaces de travail.
- Des channels de discussion, une messagerie instantanée et un système d’appels audio et visio pour faciliter les échanges.
- Le partage de documents, des agendas partagés et un gestionnaire de tâches pour gérer efficacement vos projets
- Un outil de reporting pour mesurer les performances de vos collaborateurs et suivre l’avancement de vos projets.
- La gestion des droits d’accès pour contrôler qui peut accéder à vos données.
- L’intégration à vos applications et outils préférés.
Tarifs
- Offres payantes à partir de 3 € par utilisateur et par mois. Prix dégressif en fonction du nombre d’utilisateurs.
- Offres spéciales pour les étudiants et les associations.
- Essai gratuit de 14 jours.
2. LumApps, une plateforme SaaS pour connecter vos employés
Quel que soit le lieu depuis lequel vous travaillez, LumApps vous permet d’avoir facilement accès aux outils, aux personnes et aux informations dont vous avez besoin pour être productif et performant au quotidien. Accessible par Internet ou via une application mobile, cette solution française vous offre un espace de travail numérique personnalisable aux couleurs de votre entreprise. Avec LumApps, vous favorisez la collaboration au sein des équipes et vous engagez vos collaborateurs grâce à une communication interne personnalisée.
Parmi les clients de LumApps, on trouve Japan Airlines, Airbus et Electronic Arts.
Fonctionnalités principales
- La personnalisation complète de la plateforme à votre image.
- Un accès facilité aux outils et aux informations indispensables pour une meilleure productivité.
- L’intégration à vos outils et applications préférés, et la possibilité de créer vos propres intégrations.
- La traduction en plusieurs langues.
- Un partenariat avec Microsoft 365 et Google Workspace.
Limites
- Ne propose pas d’essai gratuit.
- Connecté à Google Workspace ou à Microsoft 365, vos données sont soumises au Cloud Act.
Tarifs
- Les prix sont sur demande.
3. Jalios, une solution collaborative unifiée
Jalios est un éditeur français qui propose une solution d’intranet collaboratif et de digital workplace afin d’améliorer la collaboration au sein des organisations de toutes tailles. Grâce à Jalios, vos salariés ont accès à une plateforme tout-en-un sur laquelle ils retrouvent facilement l’ensemble des outils, applications et documents qu’ils utilisent chaque jour. Cette solution collaborative favoriser la communication et les échanges, développe l’engagement des employés et encourage le partage de connaissances.
Jalios compte parmi ses clients le conseil régional d’Île de France, Air Tahiti et Keolis.
Fonctionnalités principales
- La création de multiples espaces collaboratifs.
- Des outils de productivité pour mieux collaborer (calendrier, planificateur d’événements, gestionnaire de ressources et de tâches, annuaire, organigramme, etc.).
- Des fonctionnalités pour une meilleure communication (blog, conversations, commentaires, enquêtes, etc.).
- Un accès contrôlé pour les personnes externes.
- Un partenariat avec Microsoft 365 et Google
Limites
- Si vous utilisez Microsoft 365 ou Google Workspace, vos données seront soumises au Cloud Act.
Tarifs
- Formules à partir de 5 € par mois et par utilisateur.
- Offres spéciales dédiées aux fédérations, aux ONG et aux structures publiques.
- Essai gratuit de 30 jours.
4. Talkspirit, une plateforme tout-en-un made in France
Talkspirit est un outil collaboratif tout-en-un 100 % français qui héberge vos données sur le territoire européen. Son objectif est de favoriser la collaboration entre les salariés, qu’ils soient sur place ou à distance. Pour cela, Talkspirit dynamise les interactions, fluidifie le partage et la circulation des informations, et améliore la communication interne. Cette solution collaborative contribue également à renforcer la cohésion et l’engagement des collaborateurs via de multiples fonctionnalités qui répondent aux différents besoins des entreprises.
Parmi ses clients, Talkspirit compte Eckès Granini, les Traiteurs de France et Avignon Tourisme.
Fonctionnalités principales
- La personnalisation de la plateforme à l’image de votre entreprise.
- Différents outils pour fluidifier la communication (tchat, visioconférence, fil d’actualité, groupes thématiques, etc.).
- La gestion de projets et de tâches, un agenda partagé et la co-édition de documents pour collaborer efficacement.
- Un système de sondage pour récolter les feedback.
- La traduction en 8 langues pour les équipes internationales.
Limites
- Talkspirit est un outil collaboratif qui convient mieux aux PME qu’aux grandes entreprises.
Tarifs
- Formules payantes à partir de 5 € par mois et par utilisateur.
- Conditions préférentielles pour les associations ainsi que les établissements scolaires et les universités.
- Essai gratuit de 15 jours.
5. Whaller, une plateforme collaborative simple et complète
Whaller est une entreprise française qui propose un outil collaboratif pour aider les entreprises à accélérer leur transformation numérique tout en maintenant leur concentration et leur créativité. Pour Whaller, la sécurité est une priorité. La société s’est donc engagée dans la qualification SecNumCloud. Cette plateforme collaborative contribue à favoriser le travail d’équipe et la communication interne et externe des organisations de toutes tailles grâce à une boîte à outils complète.
Parmi les entreprises qui font confiance à Whaller, on trouve Carrefour market, le ministère des Armées ou encore Sciences Po.
Fonctionnalités principales
- L’organisation des espaces de travail en sphères.
- La création, le partage et la co-édition de documents grâce à une suite bureautique intégrée.
- Des outils indispensables pour collaborer et suivre la progression de vos projets.
- Un système de récompenses et une boutique virtuelle pour remercier et motiver vos salariés.
- L’intégration à de nombreuses applications dont Microsoft 365 ou Google Workspace.
Limites
- Le manque d’ergonomie est l’une des faiblesses de Whaller.
Tarifs
- Formules à partir de 3 € par utilisateur et par mois.
- Une version standard gratuite.
- Offres spécifiques aux structures liées à l’éducation.
6. Jamespot, un outil qui favorise l’intelligence collective
Afin de rendre votre organisation plus efficace et plus collaborative, l’éditeur de logiciels français Jamespot vous propose de construire votre plateforme collaborative personnalisée. Cet outil est totalement modulable et s’adapte ainsi parfaitement à vos besoins et à l’évolution de votre entreprise. Quels que soient vos enjeux de collaboration et de communication interne, Jamespot possède l’application métier adéquate qui vous aidera à améliorer la productivité de vos équipes.
Jamespot compte parmi ses clients le Groupe Renault, l’Apec et l’Assurance Maladie.
Fonctionnalités principales
- Un outil modulable avec quatre produits indépendants et complémentaires à choisir selon vos besoins.
- Une communication interne facilitée avec la création de groupes de discussion, le partage d’infos, les sondages et le flux d’activités.
- Une meilleure collaboration avec la co-édition de documents, un calendrier ou encore un outil de visioconférence.
- L’hébergement de vos données en France.
Limites
- Le prix des formules n’inclut pas le coût mensuel de la plateforme et le coût de certaines applications.
Tarifs
- Différentes solutions à partir de 4 € par utilisateur et par mois.
- Tarifs spéciaux pour les associations et les entreprises dans le domaine de l’éducation.
- 30 jours d’essai gratuit.
7. ONLYOFFICE, des applications bureautiques sécurisées
Afin d’améliorer la collaboration et de faciliter le travail d’équipe, ONLYOFFICE offre une suite bureautique en ligne pour travailler de façon sécurisée sur tous vos documents. Cet outil collaboratif créé par la société informatique lettone Ascensio System SIA, vous permet de gérer et de partager vos fichiers facilement, de planifier vos tâches et de communiquer avec votre équipe, vos clients et vos partenaires. Vous pouvez choisir entre un éditeurs de documents collaboratifs en ligne ou une suite complète de productivité pour gérer l’ensemble de vos tâches.
La Croix-Rouge française, Fujitsu et Deloitte figurent parmi les clients de ONLYOFFICE.
Fonctionnalités principales
- La création et la co-édition de tous types de documents.
- La compatibilité avec les documents MS Office.
- Des outils pour planifier vos tâches et piloter vos projets efficacement.
- Un outil de suivi pour évaluer les performances de votre équipe.
- L’intégration avec tous les outils et applications que vous utilisez déjà.
Limites
- Pas de ressources d’aide en français, elles sont toutes en anglais.
Tarifs
- Une version basique gratuite jusqu’à 5 utilisateurs.
- Formule business à partir de 5 € par mois et par utilisateur en version cloud.
- Gratuité pour les écoles et les organisations à but non lucratif.
- Essai gratuit pendant 30 jours.
8. MeisterTask, une solution pour gérer efficacement vos tâches
MeisterTask est un outil collaboratif autrichien qui vous permet de visualiser l’ensemble de vos tâches et ainsi de suivre l’avancement de vos projets, de leur conception à la livraison au client. Cette plateforme fonctionne avec la méthode Kanban, ce qui vous permet de connaître en un coup d’œil le statut des différentes tâches à accomplir (à faire / en cours / terminé). Une check list, un agenda, des notifications, la création de groupes d’utilisateurs, l’ajout de commentaires, etc., vous disposez de tous les outils nécessaires pour travailler efficacement en équipe.
Ritter Sport et Allianz sont quelques-unes des entreprises qui font confiance à MeisterTask.
Fonctionnalités principales
- Une fonction Timeline inspirée du diagramme de Gantt.
- L’automatisation des tâches répétitives et récurrentes.
- Un outil de suivi pour mesurer la productivité de votre équipe.
- Une plateforme de communication centralisée.
- L’hébergement des données dans l’Union européenne (Allemagne).
Limites
- Plus adapté aux petites équipes.
Tarifs
- Des forfaits à partir de 8,25 € par mois.
- Une version basique gratuite.
- Des tarifs spéciaux pour les étudiants et les enseignants.
9. Klaxoon, une plateforme française qui révolutionne les réunions
Les réunions peuvent être improductives et chronophages. Avec Klaxoon, vous organisez des ateliers de travail (ou workshops) dynamiques avec votre équipe ou vos clients, quel que soit le lieu où ils se trouvent, sur place ou à distance. Cette workshop plateform vous fournit tous les outils dont vous avez besoin pour partager vos idées et être plus efficace au quotidien : présentation interactive, tableau blanc virtuel, vidéoconférence intégrée, quiz, compte-rendu automatique, etc. Avec Klaxoon, vos réunions sont plus productives et vos projets avancent plus rapidement.
Klaxoon compte parmi ses clients L’Oréal, Coca Cola et Toyota.
Fonctionnalités principales
- Un tableau blanc virtuel pour communiquer et partager vos idées en direct.
- L’animation de réunion en temps réel avec des sondages, des quiz, des challenges, etc.
- La collecte des feedback de vos collaborateurs.
- Un fil d’actualité visuel pour être informé de l’activité de l’équipe.
- L’intégration à vos outils et applications préférés.
Limites
- Attention, l’hébergement des données s’effectue en Europe ou aux Etats-Unis.
Tarifs
- Une version gratuite.
- Des offres à partir de 14 € par mois et par utilisateur.
10. Happeo, une plateforme unique pour trois outils collaboratifs
Grâce à Happeo, votre entreprise utilise une seule plateforme pour centraliser l’information et rassembler tous les outils dont vos collaborateurs ont besoin pour mieux travailler ensemble. Cette suite collaborative regroupe trois outils incontournables pour faciliter la collaboration : un intranet, un réseau social d’entreprise et un outil de collaboration. Avec Happeo, vous optimisez votre communication, vous stimulez la productivité et vous engagez vos salariés, quel que soit le lieu où ils se trouvent. Côté sécurité, vos données sont hébergées sur le territoire européen (Finlande et Pays-Bas).
Parmi les entreprises qui font confiance à Happeo figurent notamment Décathlon, Chantelle et Doctolib.
Fonctionnalités principales
- Un flux d’actualités personnalisé et une page d’accueil personnalisable.
- La création de communautés pour favoriser une collaboration dynamique.
- L’intégration à tous vos outils préférés pour plus d’efficacité.
- La traduction en plusieurs langues pour les entreprises internationales.
- Une collaboration avec Google Workspace.
Limites
- Attention, les données stockées dans Google Cloud sont soumises au Cloud Act.
Tarifs
- Tarifs uniquement disponibles sur demande.
Les outils collaboratifs sont indispensables pour rendre vos équipes plus productives. Privilégiez les solutions françaises et européennes qui garantissent que vos données sont hébergées en France ou en Europe, et ne sont pas soumises au Cloud Act. Enfin, n’hésitez pas à demander une démonstration gratuite et/ou à tester gratuitement l’outil avant de vous engager. Ainsi, vous êtes certain qu’il répondra à vos besoins et conviendra à vos salariés.
Comment choisir le bon outil collaboratif ?
Il est important de choisir le bon outil de travail collaboratif pour garantir la réussite de votre projet et améliorer l’intelligence collective de vos équipes. Les différents outils proposent des fonctionnalités variées, il est donc important de prendre en compte vos besoins et vos objectifs pour choisir celui qui convient le mieux à votre équipe.
Il existe de nombreuses applications externes ou logiciels en ligne qui faciliteront l’intelligence collective via des applications externes ou un panel de fonctionnalités utiles tels que des groupes de travail, des réunions à distances qui vous apporteront un gain de temps non négligeable. En outre, ces outils vous permettront de faciliter la gestion de vos ressources humaines et d’optimiser chaque retour d’expérience.
Quels sont les différents types d’outils collaboratifs ?
Les outils de travail collaboratif sont des logiciels qui permettent à plusieurs personnes de travailler ensemble sur des projets ou des tâches en temps réel, généralement à distance. Ils peuvent inclure des fonctionnalités telles que la création de documents, la communication en ligne, la gestion de projets et la gestion des tâches. Certains outils sont gratuits et accessibles via un moteur de recherche, d’autres sont payants et téléchargeables.
Les outils de gestion de projets
Les outils de gestion de projet, tels que Trello, Asana et Monday.com, permettent de créer des tableaux pour organiser les tâches, de suivre les progrès et de collaborer avec d’autres utilisateurs.
Les outils de gestion de projets peuvent offrir de nombreux avantages pour les équipes, notamment les faits suivants :
- Suivi des tâches et des échéanciers : Les outils de gestion de projets permettent de suivre les tâches et les échéanciers de chaque projet, ce qui facilite la planification et la coordination des différentes étapes du projet.
- Collaboration en temps réel : Les outils de gestion de projets permettent aux employés de travailler ensemble sur des projets, ce qui améliore la productivité et la qualité des résultats.
- Communication efficace : Les outils de gestion de projets permettent aux employés de communiquer efficacement et de collaborer sur des projets, ce qui peut améliorer la qualité des résultats et augmenter l’innovation.
- Suivi des coûts : Les outils de gestion de projets permettent de suivre les coûts liés à chaque projet, ce qui facilite la gestion des finances et la prise de décision.
- Suivi des performances : Les outils de gestion de projets permettent de suivre les performances de chaque employé et de chaque projet, ce qui facilite la gestion des ressources et la prise de décision.
- Suivi de la qualité : Les outils de gestion de projets permettent de suivre la qualité des produits ou des services livrés, ce qui facilite la gestion de la qualité et la prise de décision.
- Amélioration de la visibilité : Les outils de gestion de projets permettant aux employés de visualiser les progrès de chaque projet et permettent aux dirigeants d’éclaircir leur vision globale, ce qui facilite la prise de décision et la communication.
Les outils de communication en ligne
Les outils de communication en ligne, tels que Slack, Microsoft Teams, Skype ou Zoom, permettent de discuter avec les membres d’une équipe en temps réel, de partager des fichiers et de tenir des réunions virtuelles. Plus rapide, efficace et polluant que les E-mails, les outils proposant des messageries instantanées et les outils de visioconférence sont de réels atouts pour une entreprise.
Les outils de communication en ligne peuvent offrir de nombreux avantages pour les équipes, notamment les faits suivants :
- Augmentation de la productivité : Les outils de communication en ligne permettent aux employés de communiquer efficacement et de collaborer en temps réel, ce qui peut améliorer la vitesse et la qualité de leur travail.
- Flexibilité : Les outils de communication en ligne permettent aux employés de travailler à distance et de rester connectés même lorsqu’ils ne sont pas au bureau. Cela permet aux entreprises d’embaucher des employés à distance et de réduire les coûts liés aux locaux.
- Meilleure collaboration : Les outils de communication en ligne permettent aux employés de différents départements et emplacements de travailler ensemble sur des projets, ce qui peut améliorer la qualité des résultats et augmenter l’innovation.
- Accessibilité : Les outils de communication en ligne permettent aux employés d’accéder à des informations importantes et à des documents partagés à partir de n’importe où et à tout moment.
- Meilleure communication interne : Les outils de communication en ligne permettent aux employés de communiquer facilement et rapidement avec leurs collègues, ce qui peut améliorer la qualité des relations au sein de l’entreprise et résoudre les problèmes plus rapidement.
- Sécurité : Les outils de communication en ligne sont généralement sécurisés et permettent de protéger les données confidentielles de l’entreprise.
- Économie d’argent : Les outils de communication en ligne permettent aux entreprises de réduire les coûts liés aux déplacements, aux télécommunications et aux locaux.
Les outils de partage de documents
Les outils de partage de fichiers, tels que Google Drive, Microsoft OneDrive et Dropbox, permettent de stocker et de partager des fichiers en ligne, ainsi que de collaborer en temps réel sur des documents.
Les outils de communication en ligne peuvent offrir de nombreux avantages pour les équipes, notamment les faits suivants :
- Collaboration en temps réel : Les outils de partage de fichiers permettent aux employés de travailler sur les mêmes documents en même temps, ce qui améliore la productivité et la qualité des résultats.
- Stockage centralisé : ils permettent de stocker tous les documents importants d’une entreprise en un seul endroit, ce qui facilite l’accès et la gestion des documents.
- Accessibilité : Ces outils permettent aux employés d’accéder aux documents importants de n’importe où et à tout moment, ce qui augmente la flexibilité et la productivité.
- Versioning : Ils permettent de conserver des versions antérieures des documents, ce qui facilite la gestion des modifications et la restauration en cas de besoin.
- Partage de documents sécurisé : Ils permettent de protéger les documents confidentiels de l’entreprise à l’aide de mécanismes de sécurité tels que l’authentification et l’autorisation.
- Facilitation de la communication interne : Les outils de partage de fichiers permettent aux employés de communiquer efficacement et de collaborer sur des projets, ce qui peut améliorer la qualité des résultats et augmenter l’innovation.
- Économie d’argent : Les outils de partage de documents permettent aux entreprises de réduire les coûts liés à l’achat et à la maintenance de matériel de stockage physique.
Les outils de gestion de temps
Les outils de gestion de temps, tels que Toggl et Harvest, permettent de suivre le temps passé sur des projets et des tâches, et de partager les données avec les membres de l’équipe.
- Suivi des heures de travail : Les outils de gestion de temps permettent de suivre les heures de travail de chaque employé, ce qui facilite la gestion des ressources et la prise de décision.
- Planification des tâches : Les outils de gestion de temps permettent de planifier les tâches de chaque employé, ce qui améliore la productivité et la qualité des résultats.
- Suivi des dépenses : Les outils de gestion de temps permettent de suivre les dépenses liées à chaque tâche ou projet, ce qui facilite la gestion des finances et la prise de décision.
- Suivi des performances : Les outils de gestion de temps permettent de suivre les performances de chaque employé, ce qui facilite la gestion des ressources et la prise de décision.
- Communication efficace : Les outils de gestion de temps permettent aux employés de communiquer efficacement et de collaborer sur des projets, ce qui peut améliorer la qualité des résultats et augmenter l’innovation.
- Amélioration de la productivité : Les outils de gestion de temps permettent aux employés de mieux gérer leur temps, en identifiant les tâches les plus importantes et en évitant les distractions, ce qui peut améliorer la productivité.
- Reporting avancé : Les outils de gestion de temps permettent de générer des rapports détaillés sur les heures de travail, les dépenses, les performances et les projets, ce qui facilite la prise de décision et la communication.
Il est important de choisir des outils qui conviennent à vos besoins spécifiques en termes de fonctionnalités et de collaboration, et qui peuvent également être facilement utilisés par tous les membres de l’équipe.
Quels sont les meilleurs outils gratuits de travail collaboratif ?
Les espaces de travail collaboratif gratuits les plus populaires sont :
- Google Workspace (anciennement G Suite) : qui inclut des outils tels que Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, etc. Parfait pour communiquer, échanger des documents, créer et partager des fichiers de différents formats. Vous pourrez créer des plannings, réunir vos équipes et séparer vos projets via différents
- Trello (disponible en version gratuite) : un outil de gestion de projet qui permet aux utilisateurs de créer des tableaux de tâches et de les partager avec d’autres utilisateurs pour une collaboration en temps réel. Trello propose aussi une version payante plus performante.
- Slack (disponible en version gratuite) : une plateforme de communication pour les équipes qui permet aux utilisateurs de discuter en temps réel, de partager des fichiers et de créer des canaux de discussion pour différents sujets ou projets. Slack propose aussi une version payante plus performante.
- Asana (disponible en version gratuite) : Un outil de gestion de projet qui vous aide à organiser, suivre et coordonner les tâches de votre équipe.
- Zoom (disponible en version gratuite) : une plateforme de vidéoconférence qui permet aux utilisateurs de se réunir en ligne pour des réunions, des webinaires et des séances de formation en temps réel.
- Microsoft Teams (disponible en version gratuite) : Une plateforme de collaboration qui vous permet de communiquer, de partager des fichiers et de collaborer en temps réel sur des documents Office.
Le partage de documents facilité via Google Drive ou Dropbox, la chaîne de conversation fluidifiée via Teams ou Skype, la prise de note simplifiées via une solution de posts-it partagés, vous permettront d’améliorer votre flux de travail, de développer votre intelligence collective, de simplifier et unifier vos canaux de communication, tout ça gratuitement.
Il y a évidemment d’autres outils de travail collaboratif gratuits sur le marché, ces quelques-uns sont les plus utilisés et reconnus pour leur fiabilité et leur facilité d’utilisation. Il est aussi important de noter que les outils proposant des versions gratuites ont des fonctionnalités limitées par rapport à leurs versions payantes. Il est donc important de bien vérifier les fonctionnalités avant de choisir un outil pour votre équipe. Nous n’avons pas cité tous les espaces de travail collaboratif permettant le suivi des tâches quotidiennes via des tableaux de bords complets et simples à la prise en main.
Par souci de flexibilité, rien ne vous empêche de choisir une solution de travail collaboratif qui ne propose pas toutes les fonctionnalités (comme Beekast), et de compléter avec des outils gratuits tels que Dropbox ou Skype.
En résumé, le choix du bon outil de travail collaboratif dépend de vos besoins et de vos objectifs. Il est important de considérer les fonctionnalités de chaque outil, de les tester et de choisir celui qui convient le mieux à votre équipe. N’oubliez pas que la communication et la collaboration efficaces sont essentielles pour la réussite de tout projet, et que le choix de l’outil approprié peut y contribuer grandement.
