Gestion de projet

Méthode Kanban : guide d’introduction pour les débutants

kanban guide pour débutant

Vous voulez faire moins de gaspillage, avoir plus de visibilité sur vos tâches, être plus efficace et mieux contrôler vos coûts ? Avec la méthode Kanban, tout ceci est possible.

Cette méthode agile vous aide à mieux gérer vos stocks afin de produire uniquement selon la demande du consommateur. Sa réussite a été prouvée dans le monde industriel, et plus particulièrement dans l’automobile.

Voici ce que vous devez savoir sur la méthode Kanban.

Définition

La méthode Kanban fait partie des méthodes agiles. Il s’agit d’une méthode de gestion des stocks dont le but principal est de mettre en place une organisation du juste-à-temps, c’est-à-dire de ne produire que ce dont on a besoin à un instant T afin d’éviter les stocks qui coûtent de l’argent.

La méthode Kanban s’inspire de l’approche Lean, une méthode de gestion de la production fondée sur l’amélioration continue et qui vise à éliminer les gaspillages afin de rendre l’entreprise plus efficace et performante.

Origine de la méthode Kanban

Kanban signifie panneau, enseigne ou étiquette en japonais. Cette méthode a été créée par l’ingénieur Taiichi Ōno pour l’entreprise automobile japonaise Toyota qui l’utilise dès les années 1950. L’objectif était d’optimiser sa capacité de production pour être compétitive face aux entreprises américaines en réduisant les stocks et donc les coûts qui leur sont liés.

D’abord utilisée dans l’industrie, la méthode Kanban a ensuite été reprise par les développeurs de logiciels informatiques dans les années 2000, puis elle a été adoptée par des entreprises de tous les secteurs.

Comment ça marche ?

La méthode Kanban est une méthode de management visuel qui permet de visualiser le processus de traitement d’une tâche.

Représentation en tableau

Elle se présente sous la forme d’un tableau à trois, voire quatre colonnes :

  • A faire: il s’agit des tâches à réaliser.
  • En cours : cette colonne regroupe les tâches qui sont en cours de réalisation.
  • A tester : ici, on retrouve les tâches à tester, celles qui sont en attente de validation du client.
  • Terminé : enfin, dans la dernière colonne, se trouvent les tâches terminées.

Les tâches sont représentées par des cartes, étiquettes ou post-it que l’on déplace d’une colonne à l’autre selon l’état de la tâche.

Flux tirés vs flux poussés

Généralement, les entreprises travaillent en flux poussés, c’est-à-dire qu’elles produisent des biens sans prendre en compte la demande, puis elles les poussent sur le marché. Le problème, c’est que si le consommateur n’est pas intéressé ou si le marché est déjà saturé, vous vous retrouvez avec une grande quantité de stocks sur les bras, et cela vous coûte de l’argent.

A l’inverse, la méthode Kanban fonctionne en flux tirés. Cela signifie que la production de biens est déclenchée par la demande du consommateur. Vous ne produisez que ce dont vous avez besoin et vous faites des économies.

Principes et pratiques

David J. Anderson est un des pionniers qui a mis en œuvre la méthode Kanban en dehors du secteur industriel. Selon lui, cette méthode repose sur quatre principes et six pratiques.

Principe n°1 : commencez par ce que vous faites actuellement

Aucun changement radical n’est nécessaire pour mettre en œuvre la méthode Kanban. Sa flexibilité et son adaptabilité lui permettent d’être introduite facilement et progressivement dans tout type d’organisation.

Principe n°2 : acceptez d’appliquer des changements progressifs

Evitez les changements trop brutaux et radicaux qui risquent d’effrayer vos collaborateurs. La méthode Kanban permet d’améliorer progressivement et en douceur les processus existants.

Principe n°3 : respectez le processus, les rôles et les responsabilités actuels

Vous voulez que les changements à venir soient acceptés ? Alors préservez, autant que possible, les rôles, les responsabilités et les titres professionnels actuels de chacun.

Principe n°4 : encouragez le leadership à tous les niveaux

Tous vos collaborateurs, quelle que soit leur fonction, doivent développer une culture de l’amélioration continue afin que l’équipe, le service et l’entreprise atteignent un niveau de performance optimal.

Suivez ces 6 pratiques pour réussir la mise en œuvre de la méthode Kanban :

  1. Visualiser le flux de travail : pour commencer, vous devez visualiser votre flux de travail (workflow) de la demande du client à la livraison afin de comprendre comment il fonctionne. Pour cela, dessinez un tableau dont chaque colonne représente une étape dans le workflow et utilisez des cartes pour identifier chaque tâche. Chaque fois que vous commencez à travailler sur une tâche, celle-ci doit se déplacer de la colonne « A faire », à la colonne « En cours », et ainsi de suite jusqu’à la colonne « Terminé ».
  2. Limiter le nombre de tâches en cours: l’intérêt de Kanban est d’assurer une charge de travail raisonnable selon les capacités de l’équipe. Evitez le multitâche qui est contre-productif et vous fera perdre du temps. Le fait de limiter les tâches dans chaque colonne vous permettra d’identifier rapidement les problèmes et les points bloquants.
  3. Gérer le flux : l’objectif du système Kanban est de créer un flux de travail continu et régulier. Pour cela, concentrez-vous sur comment faire entrer les tâches plus rapidement dans le tableau.
  4. Expliquer les règles des processus : pour améliorer les processus de travail, vous et vos collaborateurs devez d’abord les comprendre et comprendre pourquoi il faut les améliorer. Une fois que l’objectif est clair, chacun pourra avancer dans le bon sens.
  5. Faire des boucles de rétroaction : devant votre tableau Kanban, faites un point quotidien avec toute l’équipe pour partager les informations nécessaires et savoir ce que chacun a fait la veille et qui fait quoi aujourd’hui. Ces réunions doivent être courtes et aller à l’essentiel. Découvrez 5 idées pour animer vos réunions d’équipe.
  6. Faire de l’amélioration ensemble: toute l’équipe doit partager une même vision et comprendre les problèmes qui doivent être résolus. De cette façon, vous pourrez travailler tous ensemble à l’amélioration de votre flux de travail.

En utilisant un logiciel de gestion de tâches, vous pouvez créer un tableau Kanban interactif et le partager facilement avec toutes les parties prenantes de votre projet.

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