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GED : tout savoir sur la gestion électronique des documents

GED : tout savoir sur la gestion électronique des documents

ged gestion électronique des documents
Publié par David Galiana, le mardi 12 octobre 2021

En entreprise, certaines fonctions nécessitent de traiter une large quantité de documents au quotidien. Factures, commandes, courriers divers, contrats, fiches de paie, demandes de congés, notes de frais, etc., qu’ils soient en format papier ou numérique, ces documents doivent être créés, traités, diffusés aux personnes concernées, stockés, puis archivés.

Parfois, il arrive qu’un document s’égare. Vous perdez un temps précieux à le chercher, pour finir par le recréer car vous n’avez pas réussi à le retrouver. Pendant que vous et vos collaborateurs vous occupez de la gestion de tous ces documents, vous ne pouvez pas vous consacrer à faire votre vrai métier et vous perdez en productivité. Selon l’Association Information et Management (AIM), un salarié passe 7h30 par semaine en moyenne à rechercher une information (papier ou numérique) sans la trouver.

Aujourd’hui, vous souhaitez mettre en place un système permettant de faciliter le traitement des documents, et vous assurer que chaque salarié de l’entreprise puisse trouver rapidement le document dont il a besoin. C’est le moment de découvrir la gestion électronique des documents (GED).

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Qu’est-ce que la gestion électronique des documents ?

Comme son nom l’indique, la gestion électronique des documents ou GED désigne un système informatisé qui permet de gérer l’ensemble des documents qui circule au sein d’une entreprise. La GED est un processus collaboratif qui prend en charge la gestion complète des documents ainsi que la hiérarchisation, le stockage, la diffusion et l’archivage.

Le terme GED est également employé pour désigner les outils nécessaire à la gestion de ces contenus documentaires. En anglais, GED se dit DMS pour document management system.

Tous les types de documents peuvent être stockés sur un logiciel de GED : les documents papier, les e-mails, les fichiers Word, Excel ou PowerPoint, les PDF, les images, etc.

Vos collaborateurs peuvent retrouver facilement et rapidement tous les documents classés dans la GED grâce à un moteur de recherche. Ils peuvent traiter et valider les documents de façon dématérialisée, et les partager avec les membres de leur équipe à tout moment, partout et depuis n’importe quel appareil (ordinateur, tablette ou smartphone).

La gestion électronique des documents est l’outil indispensable de la transformation digitale.

Les avantages de la GED

A l’ère du numérique, toutes les organisations devraient être équipées d’un logiciel de GED car l’utilisation de ce système améliore grandement l’organisation du travail en interne et offre de multiples avantages.

Centralisation de l’information

Tous les documents sont disponibles sur un espace unique et centralisé. Ce qui simplifie leur accès par l’ensemble des salariés. Les documents papier ont été numérisés et archivés, ils sont donc plus faciles à trouver.

Gain de temps

Vous ne perdez plus de temps à chercher un document papier mal rangé ou perdu dans votre bureau, une pièce jointe cachée au fond de votre messagerie ou un fichier classé dans un mauvais dossier sur votre ordinateur. La GED est équipée d’un système d’indexation et d’un moteur de recherche pour trouver rapidement le fichier recherché.

Plus d’efficacité

Le fait de trouver rapidement le document dont vous avez besoin vous permet d’accomplir votre tâche plus vite, et donc d’être plus efficace.

Gain de productivité

Puisque vous ne perdez plus de temps à chercher des documents ou à recréer des fichiers existants, vous pouvez vous consacrer davantage à la réalisation de vos missions. Vous êtes donc plus productif au quotidien.

Facilité d’accès

Vos collaborateurs peuvent avoir facilement accès aux documents dont ils ont besoin pour travailler à tout moment et quel que soit le lieu où ils se trouvent.

Collaboration améliorée

Puisque les documents sont accessibles de partout, la GED favorise la collaboration entre les équipes hybrides, les collaborateurs en télétravail ou les salariés qui travaillent dans des bureaux à l’autre bout du pays ou du monde.

Réduction des erreurs

La plupart des logiciels de GED offre la possibilité de modifier un contenu ainsi qu’un système de version. Ainsi, vous êtes certain de toujours consulter la dernière version d’un document, ce qui réduit le risque de faire des erreurs.

Sécurisation des données

L’ensemble des documents de l’entreprise est stocké dans un système sécurisé, protégé des cyberattaques, des pannes, des risques naturels (inondation, incendie, etc.), etc. Seuls les utilisateurs autorisés y ont accès.

Réduction des coûts liés à l’impression papier

Vous faites des économies sur les coûts d’impression des documents papier (achat de papier et d’encre), le traitement des déchets papier ainsi que les frais d’envois postaux.

Les limites de la GED

Si les avantages de la gestion électronique des documents sont nombreux, il existe cependant quelques limites.

Investir dans des équipements performants

Les organisations doivent traiter un volume toujours plus important de données et d’informations sous des formats variés. Il est donc essentiel de s’équiper d’un logiciel de GED performant et de choisir un moyen de stockage efficace, qui ne nuise pas aux performances de votre serveur et permet d’éviter les pannes. L’achat et l’entretien de ce type d’outil ont un coût qu’il faut anticiper.

Adopter de nouvelles méthodes de travail

Opter pour une solution de GED implique de modifier la façon de travailler de l’ensemble de l’entreprise. Cela nécessite notamment de mettre en place des formations pour apprendre à utiliser correctement l’outil, d’instaurer des règles de classement des documents, et éventuellement de lancer une conduite du changement.

Anticiper les risques de sécurité

La dématérialisation des documents n’est pas sans risques. Si un salarié supprime un fichier numérique par mégarde, il sera perdu à jamais. Il est donc recommandé d’utiliser un système d’archivage électronique(SAE) qui permet de conserver vos documents numériques de manière sécurisée et de contrôler strictement leur suppression. Vous devez également protéger votre GED contre de potentielles cyberattaques, notamment en mettant en place une stratégie de cybersécurité.

Grâce à la GED, vos collaborateurs peuvent accéder facilement et rapidement aux documents dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin et en toute sécurité.

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