choisir outil gestion de projet pour agence

Dans la sphère privée comme dans la sphère professionnelle, les nouvelles technologies sont aujourd’hui omniprésentes et le nombre d’applications et de logiciels pour vous simplifier la vie au travail ne cesse d’augmenter chaque jour.

Dans un milieu où la concurrence est rude, une agence créative doit être capable de se démarquer pour attirer toujours plus de clients. Des collaborateurs compétents, des idées brillantes, un service irréprochable et des outils performants sont autant d’atouts qui permettront à votre agence de se différencier de ses concurrents et de prospérer.

Indispensable à votre réussite, le logiciel de gestion de projet vous permet d’accroître votre productivité, de gérer efficacement vos tâches quotidiennes, de respecter les délais, de partager des documents, d’échanger facilement avec vos collaborateurs et de suivre aisément la progression de vos projets.

Comment choisir une solution de gestion adaptée à votre agence créative ? D’abord, prenez en compte différents critères tels que la taille de votre agence, vos besoins, vos processus de travail ou encore le type de projets que vous gérez. Ensuite, le logiciel doit offrir des fonctionnalités incontournables qui facilitent votre travail et favorisent la collaboration.

Voici quelques conseils pour bien choisir.

1. Misez sur la souveraineté de vos données

Depuis l’adoption du Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD) en mai 2018, la sécurité et la confidentialité des données sont au cœur de toutes les préoccupations.

Pour sécuriser les données de vos projets et donc de vos clients, optez pour un logiciel ayant des standards élevés dans ce domaine, comme Wimi. La souveraineté des données (c’est-à-dire leur hébergement sur le territoire français), un hébergement en cloud privé ou On-premise, une authentification sécurisée ou encore le chiffrement des données sont autant d’aspects que vous devez prendre en considération afin de faire votre choix.

Vos clients seront rassurés de voir que vous accordez une grande importance à la sécurité et à la confidentialité de leurs données.

2. Invitez gratuitement vos collaborateurs externes

L’avantage d’un logiciel de gestion de projet est de favoriser la communication et la collaboration entre toutes les personnes concernées par le projet, qu’il s’agisse de vos employés ou de contributeurs externes.

En effet, votre agence créative collabore avec de nombreuses personnes en plus de vos clients, comme vos fournisseurs, vos prestataires, vos partenaires ou encore des journalistes. D’où la nécessité de choisir une solution qui permette d’inviter gratuitement toutes les parties prenantes et de les faire bénéficier des mêmes fonctionnalités que les utilisateurs.

Bien sûr, vous pouvez gérer directement les droits d’accès de chaque personne et définir les espaces de travail auxquels elles peuvent accéder.

3. Optez pour une solution tout-en-un

Aujourd’hui, il existe une grande variété d’applications et de logiciels pour faciliter votre travail. Mais jongler entre différents outils peut constituer une véritable perte de temps. Vous devez apprendre à connaître chaque application, vous former et former vos collaborateurs et vos clients à leur utilisation, savoir laquelle utiliser pour quelle tâche… Bref, cela peut vite devenir pénible et chronophage.

Le logiciel de gestion de projet vous évite ce genre de situation en regroupant en un seul outil toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin :

  • un agenda,
  • un gestionnaire de tâches,
  • une plateforme pour centraliser et partager tous vos documents,
  • une messagerie instantanée, des appels vidéo et le partage d’écran,
  • un outil de reporting, etc.

En adoptant une solution de gestion de projet, vous vous simplifiez la vie tout en améliorant votre productivité !

4. Choisissez un logiciel simple et intuitif

Acquérir un outil pour gérer vos projets peut déplaire à vos collaborateurs. La peur du changement peut constituer un réel blocage. Pour éviter ce genre de situation désagréable et contre-productive, optez pour un logiciel intuitif, simple et accessible à tous. Vos collaborateurs seront rassurés et apprécieront de travailler avec un outil dont la prise en main ne leur fait pas perdre de temps sur la réalisation de leurs tâches.

5. Intégrez vos outils de travail favoris

La plupart des logiciels de gestion de projet offrent la possibilité d’intégrer les outils que vous utilisez au quotidien dans votre agence.

Vous travaillez avec Microsoft, Dropbox ou encore Google Drive ? Aucun problème, vos applications préférées peuvent directement être intégrées dans le logiciel de gestion de projet que vous choisissez. Ainsi, vous retrouvez instantanément vos fichiers et vous êtes immédiatement opérationnel.

6. Facilitez le traitement d’images

L’aspect visuel est très important pour les agences créatives qui travaillent quotidiennement avec des images : création d’illustrations, d’éléments graphiques et de visuels variés, importation et retouche d’images et de photographies, etc. Il est alors indispensable d’acquérir un logiciel de gestion de projet qui facilite la gestion, le traitement et le tri de ce type de fichiers.

Par exemple, certains logiciels vous permettent de trier vos images par attributs IPTC (International Press Telecommunications Council) ou d’afficher un aperçu d’image sur une tâche. Certaines photos sont trop lourdes pour être envoyées par email ? Envoyez simplement un lien de téléchargement au destinataire directement via votre logiciel de gestion de projet.

Conclusion

Vous voulez mener votre agence créative vers le succès ? Il est temps d’acquérir un logiciel de gestion de projet pour être plus productif, mieux gérer vos projets et automatiser certaines tâches (comme le reporting) pour mieux vous concentrer sur les besoins de vos clients et sur l’aspect créatif de vos projets.

Trouvez le logiciel de gestion de projet idéal en prenant en compte différents critères comme les besoins de votre agence créative, la personnalité de vos collaborateurs ainsi que vos différents processus.

Enfin, sachez qu’il est possible d’essayer gratuitement la plupart des solutions de gestion afin de vous assurer qu’elle répond bien à vos besoins.

 

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