Parfois, travailler pendant de longues heures et s’épuiser à la tâche ne sont pas forcément synonymes d’efficacité et de productivité. Cela peut même être le contraire. En effet, à vouloir trop en faire, vous pouvez vous disperser et vous risquez de vous épuiser, ce qui peut nuire à votre santé et vous conduire au burn-out.
Si vous avez des difficultés à finir vos projets dans les délais malgré tous vos efforts, peut-être est-il temps de revoir votre façon de travailler et de modifier vos habitudes de travail.
Et si, au lieu de travailler plus dur, vous travailliez plus intelligemment ? Suivez ces 8 conseils pour améliorer votre productivité au quotidien en travaillant de façon plus intelligente.
Arrêtez d’être multitâche
Contrairement à ce que l’on croit, notre cerveau n’est pas capable de faire plusieurs choses en même temps. En effet, plusieurs études ont prouvé que notre cerveau ne traitait en réalité qu’une seule tâche à la fois, et qu’il passait d’une tâche à l’autre très rapidement, ce qui donne l’illusion de faire plusieurs choses en même temps.
Le souci, c’est qu’en étant multitâche, vous êtes en fait moins efficace car vous n’êtes pas complètement concentré sur les tâches que vous effectuez. Vous pouvez donc plus facilement faire des erreurs, et vous perdez du temps à vous corriger.
Pour être vraiment plus efficace et performant, concentrez-vous sur une seule tâche à la fois.
Faites des pauses
Oui, vous avez bien lu : l’une des astuces pour travailler plus intelligemment, c’est de prendre régulièrement des pauses. En vous forçant à vous concentrer non-stop toute la journée, vous vous fatiguez et vous vous laissez plus facilement distraire.
L’idéal est donc de faire une pause après chaque tâche importante que vous accomplissez, comme une récompense. Sortez prendre l’air ou vous balader, allez déjeuner ou prendre un café, mais cessez de penser au travail pendant quelques minutes. Ce bref repos sera bénéfique pour votre corps et votre esprit. Ainsi reposé, votre cerveau sera à nouveau capable de se concentrer, et vous serez plus productif.
Si vous avez du mal à faire des pauses, essayez la méthode Pomodoro, un outil de gestion du temps pour travailler par intervalles de 25 minutes, entrecoupés de pause de 5 minutes.
Commencez par les tâches les plus difficiles
L’une des clés pour travailler intelligemment consiste à commencer votre semaine ou votre journée par les tâches les plus pénibles et/ou les plus importantes. L’idée est de vous focaliser sur les tâches ayant le plus de valeur ou le plus d’impact, et qui vous permettent d’atteindre vos objectifs, et d’avancer rapidement dans vos projets. Une fois ces tâches accomplies, vous pouvez consacrer le reste de la journée à la réalisation d’activités secondaires.
Non seulement vous avez généralement plus d’énergie et de motivation le matin, et en début de semaine, mais surtout, dès que vous aurez terminé votre tâche difficile, vous aurez un sentiment d’accomplissement. Enfin, les autres tâches de la journée vous paraîtront bien plus faciles en comparaison.
Pour en savoir plus, découvrez la méthode Eat that frog.
Réduisez votre to-do list
Travaillez plus intelligemment signifie aussi être réaliste dans l’élaboration de votre to-do list. Evitez des listes à rallonge de tâches à accomplir dans la journée car, en plus d’être irréaliste, cela risque de vous intimider et de vous démotiver.
Il est recommandé de faire une liste de trois à cinq tâches à accomplir dans la journée. Commencez par la tâche la plus importante, comme nous venons de le voir, puis continuez avec les deux ou trois autres tâches essentielles de la journée. Vous accomplirez probablement plus que ces trois tâches, ce qui constitue la cerise sur le gâteau. Le plus important étant d’avoir effectué les trois tâches de votre liste.
Regroupez les tâches similaires
Pour améliorer votre productivité, effectuez les tâches similaires ensemble. Par exemple, plutôt que de répondre directement à chaque email que vous recevez, bloquez-vous un ou deux créneaux dans la journée pour consulter et répondre à tous vos emails en même temps. Ainsi, vous pouvez couper les notifications, et vous n’êtes plus interrompu dans vos tâches par vos courriers électroniques.
Vous pouvez également réserver des créneaux pour les tâches nécessitant une grande concentration comme la recherche d’informations ou la rédaction d’articles ou de rapports.
L’idée est que de vous focaliser sur un ensemble de tâches qui requièrent le même niveau de concentration afin d’en faire plus d’un coup. Ainsi, vous évitez de jongler entre différents types de travail, ce qui vous fait perdre du temps.
Organisez-vous selon vos pics de productivité
Nous ne fonctionnons pas tous de la même manière. Pour travailler plus intelligemment, commencez par identifier les moments de la journée où vous êtes le plus productif et ceux où vous l’êtes moins. Ensuite, planifiez vos tâches en fonction de ces moments.
Par exemple, la plupart des gens sont productifs le matin. Profitez de la matinée pour réaliser les tâches pour lesquelles vous avez besoin d’être attentif et concentré. Lorsque vous avez une baisse de productivité (généralement après le déjeuner), planifiez des tâches créatives ou manuelles.
Automatisez vos tâches répétitives
Au travail, vous avez forcément des tâches que vous devez effectuer plusieurs fois par jour ou par semaine. Grâce à une grande variété d’applications, certaines de ces tâches peuvent désormais être automatisées, ce qui vous permet de vous libérer du temps pour réaliser d’autres tâches plus importantes.
Par exemple, le transfert de données entre différentes applications peut être automatisé, tout comme l’envoi quotidien de message à votre client pour l’informer de la progression du projet. Retenez donc que l’automatisation de tâches récurrentes est un moyen de travailler plus intelligemment.
Réduisez les distractions
Pour être plus efficace au travail, vous devez réduire les distractions. Commencez par désactiver les notifications de votre téléphone, puis rangez-le. Selon une expérience réalisée par Kaspersky Lab, nous serions 26% plus concentrés et productifs sans notre smartphone !
Vous pouvez aussi utiliser des applications, telles que RescueTime, pour bloquer temporairement les sites Internet et les réseaux sociaux qui sont d’importantes sources de distraction.
Grâce à ces 8 astuces, ne vous tuez plus à la tâche, mais travaillez plus intelligemment afin d’être plus productif au quotidien. En bonus, découvrez cinq des meilleures applications de productivité.
