Afin d’optimiser la gestion de l’emploi du temps, l’organisation d’évènements et d’améliorer les chances de succès d’un projet, il est primordial d’utiliser une application de calendrier ou d’agenda partagé. Découvrez en détails les applications les plus performantes et intuitives disponibles, qui seront à même de vous proposer une planification d’exception et une gestion de projet facilitée. Ces outils offrant des fonctionnalités de base voire poussés permettent d’améliorer votre productivité et celle de vos équipes, d’avoir un meilleur contrôle sur l’emploi du temps de chaque membre de votre organisation et de simplifier votre quotidien. Il est nécessaire de trouver l’application d’agenda adaptée à ses besoins spécifiques en matière d’agenda, que vous soyez un professionnel en quête d’optimisation ou un particulier qui cherche à s’organiser.
Voici une liste des meilleures applications d’agenda partagé afin que vous puissiez trouver celle qui vous convient le mieux :
Wimi – L’agenda de la plateforme collaborative tout-en-un pour les professionnels
Faisant partie des applications de productivités, Wimi est une solution de collaboration tout-en-un sur Cloud, une solution abordable et intuitive qui optimise la gestion des projets et améliore la productivité de votre équipe.
En plus d’un site web optimisé, l’application mobile Wimi offre une mobilité optimale pour rester connecté où que vous soyez, tout en offrant un contrôle total sur les droits d’accès.
En plus d’outils favorisant la collaboration professionnelle tels que le chat, les commentaires, la visioconférence et le partage de fichiers ou d’écran, Wimi propose un système de calendrier optimisé pour les entreprises.
Avec des prix transparents, une flexibilité d’abonnement et des réductions pour les gros volumes et les abonnements annuels, Wimi offre une solution complète pour répondre aux besoins de votre équipe sans engagement.
L’agenda partagé de Wimi :
Le calendrier Wimi offre une multitude d’avantages. Avec cet outil, les agendas de chaque projet sont partagés avec vos employés sans limite de participants. La gestion des statuts et des droits d’accès est facile à effectuer pour chaque membre de votre entreprise.
Grâce aux notifications et aux rappels automatiques, vous pouvez garantir que personne ne manquera un événement, ce qui favorise une communication transparente, claire et efficace entre les acteurs de chaque projet. De plus l’interface épurée, lisible et personnalisable de Wimi vous permet de catégoriser et classer facilement vos tâches en fonction de leur nature, de leur importance ou de leur statut. Vous pouvez visualiser vos tâches avec des aperçus par jour, semaine ou mois, et la prise en main de l’outil est intuitive et ergonomique.
Directement connecté à votre liste de tâches, l’agenda permet de visualiser automatiquement les missions attribuées et les réunions, quel que soit l’organisateur (vous ou vos collègues). Vous pouvez facilement ajouter des réunions, des tâches ou des rendez-vous à votre agenda, ainsi qu’inviter des collaborateurs, partenaires ou clients à y participer.
Pour les événements récurrents, l’option de récurrence est disponible, affichant la tâche selon la fréquence souhaitée. Puis pour optimiser la clarté, vous pouvez masquer ces événements jusqu’à ce que la tâche actuelle soit terminée.
Wimi vous offre une visibilité totale sur la gestion du temps dans votre entreprise, évitant ainsi les retards d’échéance ou de réunion. L’outil reste disponible sans connexion Internet, ce qui est utile notamment lors de vos déplacements et autres évènements exceptionnels. L’agenda reste donc accessible en mode hors ligne pour vous permettre de consulter les événements clés de votre journée. Vous pouvez également accéder à votre agenda via l’application mobile Wimi, même en déplacement sans ordinateur.
Concernant la sécurité, Wimi Armoured propose une solution hautement sécurisée pour vos événements confidentiels et données personnelles. Avec un chiffrement de bout en bout, un système d’authentification renforcé et un hébergement de vos données en France métropolitaine, vos informations restent protégées en toute circonstance.
Il est possible de tester Wimi via un essai gratuit.
TimeTree – L’agenda partagé virtuel pour une organisation optimale
TimeTree est une application de calendrier et d’agenda partagé qui facilite la coordination des horaires et des événements entre les membres d’une équipe, d’une famille ou d’un groupe. Disponible via un essai gratuit ou via une version pro payante, l’application est disponible sur ordinateur ou appareils mobiles.
A l’inverse de Wimi conçu spécifiquement pour le monde professionnel, TimeTree est accessible aux particuliers, moins poussé mais plus polyvalent, TimeTree a ses propres avantages.
Conçue pour simplifier la planification et la collaboration, TimeTree permet à plusieurs utilisateurs de partager leurs calendriers et via la synchronisation de l’outil, tout le monde disposera des modifications en temps réel, ce qui en fait un outil idéal pour les projets professionnels ou personnels. Avec TimeTree, vous pouvez créer des calendriers personnalisés pour différents aspects de votre vie, tels que le travail, la famille, les loisirs, etc. Chaque calendrier peut être partagé avec des membres spécifiques, vous offrant ainsi un contrôle total sur qui peut voir et ajouter des événements. Les fonctionnalités de planification collaborative de TimeTree permettent de simplifier la coordination des événements. Les utilisateurs peuvent ajouter des notes, des commentaires et des fichiers aux événements, ce qui favorise une communication claire et efficace. De plus, les invitations et les rappels automatiques assurent que personne ne manque un rendez-vous important. TimeTree offre également une intégration transparente avec d’autres applications, notamment Google Calendar, Apple Calendar et Outlook.
Cela vous permet de synchroniser vos événements entre différentes plates-formes pour une expérience de planification fluide. En résumé, TimeTree est une solution pratique et conviviale pour gérer vos horaires et événements de manière collaborative. Que vous soyez un professionnel, un parent ou un étudiant, TimeTree simplifie la coordination et la planification, vous permettant de rester organisé et productif au quotidien.
La plateforme propose aussi un design minimaliste facilitant la navigation et la compréhension des calendriers. Elle permet aussi la personnalisation de l’interface via la possibilité de changer les images de fond ou de choisir parmi les thèmes disponibles.
Atolia – Un autre outil tout en un
Née d’un projet universitaire en 2015, Atolia est désormais une plateforme avec plus de 13 000 utilisateurs. Son objectif premier est de renforcer la collaboration et de faciliter la communication en fournissant un espace de travail complet.
Atolia s’adapte aisément aux auto-entreprises, TPE et PME, avec une prise en main simple et rapide. L’accès à votre agenda se fait via votre navigateur ou en téléchargeant l’application, sans nécessiter d’installation complexe. Vous pouvez ensuite créer des plannings en fonction des personnes avec lesquelles vous collaborez ou des projets en cours. Personnalisez, partagez et gérez les autorisations de modification pour les utilisateurs. Des rappels automatiques pour les évènements sont disponibles, et vous pouvez synchroniser votre calendrier Atolia avec des calendriers externes comme Google Calendar, Outlook ou iCal.
Atolia facilite la communication grâce à sa messagerie et sa visioconférence. Créez des groupes de travail, invitez des partenaires externes et organisez des appels audio ou vidéo pour une collaboration plus fluide. Les appels comprennent également un tableau blanc interactif, favorisant la participation de tous les participants.
Une suite bureautique est intégrée à Atolia, vous permettant de stocker et éditer directement vos documents (Word, Powerpoint, Excel, PDF, PNG et JPEG) sur la plateforme. Les autorisations d’accès peuvent être gérées pour une efficacité accrue. Cette fonctionnalité est idéale pour regrouper tous les éléments liés à un projet au même endroit.
Atolia propose un essai gratuit de 14 jours puis est disponible à partir de 4€ par mois.
Les forces d’Atolia sont les suivantes. Vous avez la possibilité de vous inscrire pour une démo gratuite afin de mieux comprendre Atolia et maîtriser le logiciel plus aisément. L’engagement à l’année est proposé à seulement 4 €. De plus, le logiciel est hébergé en France sur trois serveurs différents, garantissant la disponibilité de votre espace de travail en cas de problème.
Il existe quelques points faibles à Atolia. L‘outil n’est disponible qu’en français et en anglais. Il n’est pas possible de mettre en place un calendrier où vos clients peuvent prendre des rendez-vous eux-mêmes. En cas de résiliation avant la date d’échéance, votre abonnement se prolonge jusqu’à cette date.
Applis d’agenda et de gestion de planning professionnel gratuites : Quels sont les meilleurs choix ?
Google Agenda est l’une des meilleures solutions gratuites pour créer un simple calendrier. Étant l’application d’agenda gratuite la plus connue sur ordinateur, sur smartphone ou même sur Apple Watch, vous pouvez la tester dès maintenant pour un usage personnel ou professionnel.
Dans le cas où vous souhaitez essayer une autre application, voici les meilleurs outils disponibles :
Microsoft Outlook
Le principal concurrent de Google Calendar est Microsoft Outlook de par son accessibilité, sa gratuité, sa cible et ses fonctionnalités similaires. Tout comme la solution de Google, celle de Microsoft s’intègre à votre compte de messagerie électronique Outlook.
De plus, vous pouvez créer plusieurs calendriers et les partager simplement, paramétrer des rappels, organiser vos agendas selon plusieurs vues (hebdomadaires, mensuelles etc…) et organiser vos réunions simplement, de la planification aux invitations.
Jorte
Une autre application de calendrier partagé disponible gratuitement (malgré une version premium plus complète) est Jorte. L’outil mobile très connu pour organiser ses réunions, événements, et notes personnelles.
La synchronisation de Jorte avec plusieurs applications rend l’outil avantageux, tels que le calendrier de Microsoft Office, Google Calendar ou Evernote.
Google Agenda – Un outil gratuit et connecté pour une gestion professionnelle du temps
Lancé en 2006, Google Calendar ou Google Agenda fait partie de la G-suite, la suite d’outils collaboratifs Google. Il s’agit d’un agenda en ligne gratuit facile à partager avec ses collaborateurs ou ses proches uniquement via une adresse électronique. L’outil est accessible sur ordinateur ou téléphone via un navigateur web ainsi que via l’application dédiée. C’est un outil extrêmement polyvalent qui s’adresse aussi bien aux particuliers qu’aux professionnels.
Quelles sont les caractéristiques principales et avantages de Google Calendar ?
L’interface de Google Calendar est simple et conviviale, ce qui la rend simple à utiliser pour les novices ainsi que pour les utilisateurs plus expérimentés. Dans cette interface, les fonctionnalités de base sont clairement disposées et organisées, ce qui permet une prise en main rapide.
Un autre avantage de la plateforme est de pouvoir créer et gérer plusieurs calendriers depuis un seul et même compte. Permettant aux utilisateurs de séparer ses événements personnels des événements professionnels voir de tout autre type de rendez-vous. En les visualisant de manière distincte ou combinée, la compréhension de son emploi du temps devient bien plus simple pour soi ou pour ses collaborateurs et membres affiliés. De plus, chaque calendrier peut être différencié par des couleurs différentes. Cette personnalisation facilite là aussi l’identification et la distinction rapide des événements.
L’outil dispose d’une synchronisation en temps réel sur tous vos appareils connectés. Que ce soit sur mobile, ordinateur ou tablette, vos agendas sont toujours mis à jour en direct selon les modifications réalisées. Cela garantit que vous ayez toujours accès au calendrier et donc aux événements actualisés et que les mises à niveau sont automatiquement propagées. Selon les préférences et les paramètres enregistrés des différents contacts, Google Agenda peut afficher leurs disponibilités, ce qui rend la planification d’événements plus simple selon les horaires libres de chacun. Selon votre configuration, Google Agenda vous notifie vos événements, par e-mail, notifications push sur votre smartphone ou rappels pop-up sur votre ordinateur.
La fonctionnalité la plus importante de Google Agenda est le fait de pouvoir partager vos calendriers avec d’autres utilisateurs. Que ce soit dans l’objectif d’une collaboration professionnelle ou une organisation d’événements personnels. De plus, il est possible de choisir les niveaux d’autorisation pour les participants (lecture seule, modification des événements, etc.) ce qui permet de garder la main sur vos calendriers.
Une des fonctionnalités les plus récentes de Google Calendar, est la « Suggestion d’horaire » qui permet de suggérer rapidement des créneaux horaires libres en commun entre les participants, ce qui facilite grandement la planification de réunions et d’événements de manière optimisée. Cette fonctionnalité évite les longs échanges, les allers et retours voir les quiproquo.
Dans un cadre professionnel comme personnel, il est important de se préparer avant chaque évènement, c’est pourquoi la fonctionnalité de rappel proposée par Google Agenda est un avantage. Cela permet de recevoir une notification avant les tâches importantes. Pour s’assurer de ne pas rater un événement ou une préparation d’évènement, la plateforme s’intègre parfaitement avec Gmail. Donc chaque élément mentionné par e-mail, (réservations de vol ou les confirmations de rendez-vous) peuvent être automatiquement ajoutés à votre calendrier.
Si vos clients sont répartis à travers le monde, l’option « fuseaux horaires » vous permettront de planifier vos rendez-vous de manière précise. Vous pouvez également marquer les jours fériés nationaux pour éviter tout conflit d’agenda.
L’application propose une intégration fluide avec les fonctions rappels d’iOS, vous assurant de ne jamais manquer un événement récurrent, quel que soit votre appareil. De plus, la navigation GPS intégrée vous aide à trouver facilement l’emplacement de vos rendez-vous.
En plus des fonctionnalités de base, vous aurez la possibilité d’afficher plusieurs calendriers côte à côte, offrant plusieurs vues sur différents plannings de la journée.
Dans Google Agenda, l’assistant virtuel intégré vous permet de gérer vos tâches en les organisant dans un ordre chronologique, tandis que le compte à rebours vous permet de jeter un coup d’œil précis sur les évènements à venir.
Que vous gériez des calendriers personnels, professionnels, ou même pour différents clients, l’application vous permet de garder une vue d’ensemble claire de vos engagements. Les différentes vues disponibles, comme la vue par jour, semaine, ou mois, vous aident à mieux planifier votre temps.
Comment faire un calendrier commun ?
Créer un calendrier commun avec Google Agenda est facile, il suffit de suivre ces étapes simples pour se connecter à la plateforme, créer un calendrier, le configurer et le partager :
Étape 1: Se connecter à Google Calendar
Tout d’abord, il faut s’inscrire ou se connecter à Google pour pouvoir utiliser Google Calendar. Vous pouvez ensuite accéder à la plateforme via internet, notamment en vous rendant sur https://calendar.google.com. Il est aussi possible d’utiliser l’application Google Calendar sur votre appareil mobile. A partir de là, vous pourrez créer un calendrier sur la plateforme.
Étape 2: Créer un nouveau calendrier
Que ce soit depuis le site web ou l’application, vous pourrez créer un calendrier. Dans la barre latérale gauche, sous « Mes calendriers », cliquez sur le signe « + » à côté de « Ajouter un calendrier » pour créer un nouvel agenda.
Étape 3: Nommer le calendrier
Vous pourrez configurer votre nouveau calendrier via un formulaire qui va apparaître. Vous allez alors devoir inscrire un nom pour ce calendrier.
Étape 4: Réglez les paramètres (facultatif)
Vous pouvez également personnaliser les paramètres du calendrier en cliquant sur « Paramètres du calendrier » pour ajuster les préférences, notamment la couleur, les autorisations d’accès, la confidentialité, etc.
Étape 5: Inviter des participants
Votre calendrier est donc créé. Maintenant, vous pouvez rendre le calendrier commun en invitant d’autres participants. Cliquez sur le calendrier nouvellement créé, puis allez dans la section « Accès » ou « Partager avec des personnes spécifiques ». Vous pouvez maintenant inscrire les adresses e-mail des invités avec lesquelles vous souhaitez partager le calendrier.
Étape 6: Définir les autorisations
Vous pouvez choisir le niveau d’autorisation que vous souhaitez accorder aux participants. Les options courantes incluent « Consulter les événements », « Modifier les événements » ou « Gérer les autorisations ». Sélectionnez l’option appropriée en fonction du niveau de contrôle que vous souhaitez accorder aux participants.
Étape 7: Envoyer les invitations
Une fois que vous avez ajouté les participants et défini les autorisations, cliquez sur « Envoyer » ou « Envoyer les invitations » pour inviter les participants au calendrier commun. Ils recevront une notification par e-mail et pourront accepter l’invitation pour accéder au calendrier partagé.
Votre calendrier commun est donc enfin créé avec Google Calendar. Vous pouvez dorénavant planifier et coordonner facilement les événements avec vos collègues, votre famille ou vos amis.
Intégration de son Google Calendar à d’autres plateformes
Voyons comment différentes plateformes peuvent s’intégrer à Google Calendar.
Hyperplanning
HP est une plateforme conçue pour simplifier la gestion et la planification des emplois du temps et des ressources au sein d’établissements éducatifs ou d’entreprises. Cependant l’application n’est pas très optimisée et il peut être nécessaire de la synchroniser avec Google Agenda pour bénéficier de son optimisation.
Comment établir une synchronisation entre HP et Google Agenda ?
Pour commencer, accédez à votre compte Hyperplanning.
Dans la barre de menus supérieure, repérez l’icône du calendrier avec une bordure rouge en haut et la mention « .ical », puis cliquez dessus.
Cela ouvrira un menu intitulé « Export au format iCal », qui vous permettra de synchroniser votre emploi du temps Hyperplanning avec n’importe quel autre gestionnaire d’agenda. Vous pouvez choisir de sélectionner uniquement certaines semaines ou l’ensemble des semaines publiées.
Ensuite, pour obtenir les données, il faut choisir l’option « utiliser un lien ».
Puis, accédez aux paramètres de votre compte Google Agenda et dirigez-vous vers la section « Ajouter un agenda », puis sélectionnez « À partir de l’URL ».
Collez ensuite le lien dans le champ approprié et cliquez sur « Ajouter un agenda ».
Facebook dispose d’un calendrier ou vous pouvez inscrire vos évènements et rendez-vous, et Facebook Messenger dispose d’une fonctionnalité de notification et rappel vous permettant de ne pas les oublier.
Un nouveau moyen existe maintenant pour transférer ses évènements Facebook vers son calendrier Google, simplifiant ainsi la centralisation de ses divers rendez-vous. Voici son fonctionnement.
Comment réaliser l’exportation de votre calendrier Facebook vers Google Agenda ?
- Commencez par vous connecter à l’outil de Facebook en accédant à la page spécifique.
- À l’étape 1, sélectionnez la catégorie « Évènements ».
- À l’étape 2, optez pour la destination « Google Agenda », puis cliquez sur « Suivant ».
- Procédez à votre identification en utilisant votre compte Google.
- Donnez l’autorisation d’accès à votre agenda en cochant la case affichée à l’écran, puis appuyez sur « Continuer ».
- Une fois de retour sur Facebook, cliquez sur « Confirmer le transfert ».
