Depuis la pandémie, les visioconférences se sont installées dans notre vie privée, nous permettant de continuer à prendre l’apéro avec notre famille et nos amis malgré le confinement ou la distance, ou de suivre notre cours de yoga sans quitter notre domicile. En entreprise, avec la généralisation du télétravail, les visioconférences ont presque intégralement remplacé les réunions physiques. Aujourd’hui, Zoom, Skype et Google Meet font partie des outils les plus utilisés pour effectuer des appels vidéo avec ses collègues qui travaillent à distance.
Cependant, malgré une augmentation du nombre de visioconférences, on peut se demander si les réunions virtuelles en entreprise vont totalement remplacer les réunions physiques. Pour cela, comparons les avantages et les inconvénients de ces deux façons de se réunir.
Visioconférence vs réunion physique : les avantages et les inconvénients
Découvrez quels sont les avantages et les inconvénients des réunions virtuelles sécurisées et des réunions en présentiel.
Avantages visioconférence
- Les visioconférences sont un outil de communication et de collaboration efficace pour réunir facilement les équipes dispersées. Vous pouvez ainsi organiser des réunions avec vos collaborateurs qui sont en télétravail ou qui travaillent dans des bureaux situés à l’étranger ou ailleurs en France.
- Vous faites des économies sur les coûts de déplacements et éventuellement d’hébergement car vos salariés ne sont plus obligés de se déplacer pour assister à une réunion.
- Selon une étude de Beekast et OpinionWay, 70% des managers trouvent les réunions à distance plus efficaces et rapides qu’en présentiel.
- Selon la même étude, 68 % des cadres interrogés trouvent que les réunions à distance favorisent la prise de parole car les collaborateurs timides prennent plus facilement la parole derrière leur écran que dans une salle de réunion.
- La technologie améliore les réunions virtuelles. Par exemple, les participants peuvent échanger des messages et des documents pendant la réunion via une messagerie instantanée. Lors de réunions avec des participants parlant différentes langues, la reconnaissance vocale permet de générer des sous-titres en direct. Enfin, certains logiciels permettent d’enregistrer et de retranscrire automatiquement la réunion pour en garder une trace écrite.
Avantages réunion physique
- Le contact humain est l’avantage principal des réunions physiques. Vous vous retrouvez avec vos collègues autour d’une table pour échanger, débattre et/ou résoudre un problème. Les relations personnelles entre les collaborateurs se développent plus facilement et la confiance et la camaraderie s’installent.
- En présentiel, vous pouvez savoir ce que pensent vraiment vos collaborateurs en voyant directement leur réaction et en analysant leur langage non-verbal comme le langage corporel face à un nouveau projet ou à une situation délicate.
- Une réunion physique bien préparée et bien animée peut être très productive. Le management, la motivation et la valorisation du travail de l’équipe ont souvent plus d’impact en face à face plutôt qu’à distance.
- Dans une réunion physique, les participants sont davantage impliqués. Ils peuvent difficilement détourner leur attention ou faire autre chose, surtout si la réunion est dynamique et participative.
- Enfin, les réunions physiques sont indispensables pour établir une relation solide avec un client par exemple, ou pour traiter un sujet important (négocier un contrat, fêter un événement important, etc.).
Inconvénients visioconférence
- Problèmes sur le réseau, connexion Internet de mauvaise qualité, image pixellisée ou son inaudible, l’utilisation d’outils numériques implique souvent des problèmes techniques, des soucis de connexion et des pannes qui sont un frein à la productivité de la réunion.
- La sécurité et la confidentialité des échanges peuvent poser problème en fonction du type de logiciel que vous utilisez.
- L’absence de contact humain est un inconvénient majeur des visioconférences. Le travail à distance et l’abus de réunions virtuelles peuvent nuire au développement des relations personnelles entre les membres d’une équipe. Seul face à son écran, il est difficile d’échanger des regards ou des sourires complices avec ses collaborateurs et le langage corporel, indispensable pour savoir ce que pensent vraiment les participants, est indéchiffrable à travers un écran.
- Attention à la zoom fatigue, un phénomène réel causé par l’utilisation abusive de visioconférences.
- Il est plus facile de détourner son attention d’une visioconférence. Toujours selon l’étude de Beekast et OpinionWay, 68% des cadres déclarent qu’il leur arrive de temps en temps de détourner leur attention et 50% confient avoir régulièrement des difficultés à suivre une réunion à distance jusqu’à la fin.
Inconvénients réunion physique
- En réunion en présentiel, les salariés timides n’osent pas forcément prendre la parole et/ou ne vont pas oser affirmer ce qu’ils pensent ou donner leur véritable avis de peur d’être jugé. Ils parleront plus facilement en visioconférence, cachés derrière leur écran.
- Dans le cas des équipes dispersées géographiquement, les réunions physiques peuvent représenter un coût important pour l’entreprise si tous les participants doivent se déplacer pour se rendre sur le lieu de la réunion.
- Si elles sont mal organisées et mal animées, les réunions en présentiel peuvent être chronophages, ennuyeuses, et n’aboutirent à aucun résultat concret. Suivez ces conseils pour animer une réunion d’équipe.
Visioconférence et réunion physique : deux outils incontournables
Ces deux formes de réunions possèdent chacune leurs avantages et leurs inconvénients. Si la visioconférence est très pratique lorsqu’une partie de votre équipe travaille à distance, les réunions physiques restent importantes pour renforcer la cohésion d’équipe et les relations entre les collaborateurs. Le choix d’un type de réunion plutôt qu’un autre va donc dépendre de plusieurs facteurs tels que l’objectif de la réunion, le nombre de participants, la culture de votre entreprise, etc.
L’idéal est donc de combiner ces deux modes de fonctionnement autant que possible. Par exemple, si vous le pouvez, essayez de réunir physiquement vos collaborateurs plusieurs fois par an pour développer le sentiment d’appartenance à l’entreprise et à l’équipe, et favoriser les relations entre les membres de votre équipe.
Enfin, suivez ces conseils pour organiser une réunion virtuelle dans de bonnes conditions, et découvrez les 10 meilleurs outils de visioconférence pour vous équiper correctement.
