Toutes les activités d’une entreprise sont considérées comme des processus, de l’achat de matières premières à la gestion de la commande d’un client en passant par la mise en place d’un journal d’entreprise. Un processus est une série d’activités dont l’objectif est de générer plus de valeur en transformant un élément entrant en un élément sortant, ce dernier pouvant à son tour être l’élément entrant d’un autre processus.
Afin d’être efficace, une entreprise doit s’assurer que ses processus et ses projets sont en accord avec sa vision, ses objectifs et ses valeurs, et que l’équipe projet collabore avec les différents services. C’est le but de la gestion de projet par processus ou process-based project management en anglais.
Définition
La gestion par processus est une approche qui considère l’entreprise comme un ensemble de processus, gérés dans le but d’obtenir un résultat souhaité. Elle implique d’évaluer la performance globale des processus afin de constamment favoriser une collaboration transversale, l’amélioration continue et l’efficacité des processus en question.
La gestion par processus permet de décloisonner l’entreprise et de supprimer le fonctionnement en silo qui va à l’encontre d’une approche plus globale. En effet, si chaque service ne se focalise que sur ses propres intérêts et projets sans prendre en compte les objectifs stratégiques et la vision globale de l’entreprise, cela va engendrer une duplication des tâches, une perte de temps et souvent des pertes financières. La performance et la rentabilité de l’entreprise risquent également d’être impactées.
L’entreprise gère et améliore ses processus afin qu’ils lui permettent de réaliser sa vision, sa mission et ses valeurs. La vision de l’entreprise et les processus sont donc étroitement liés pour aider l’entreprise à définir des stratégies, à mettre en place une structure commerciale et à utiliser les ressources suffisantes nécessaires pour réussir sur le long terme.
Cette approche est apparue au début du XIXe siècle, lorsque les entreprises industrielles envisageaient de standardiser leurs processus de fabrication afin de mieux gérer la production de masse. Cependant, elle a vraiment décollé dans les années 1980, notamment grâce à l’industrie automobile et au système de production Toyota.
Avantages de cette méthode
Parmi les avantages de la mise en place d’une gestion par processus, on note :
- la standardisation des processus ;
- l’amélioration continue des processus actuels ;
- l’augmentation des activités créatrices de valeur ajoutée ;
- la réduction des coûts ;
- l’alignement avec la vision stratégique de l’entreprise ;
- une meilleure flexibilité et une meilleure régularité dans la manière de travailler ;
- l’amélioration de la collaboration et des relations entre les salariés des différents services de l’entreprise ;
- l’amélioration du sentiment d’appartenance puisque tous les collaborateurs travaillent pour atteindre les objectifs globaux de l’entreprise ;
- l’optimisation de l’utilisation des ressources permettant de réduire et d’optimiser les frais de gestion et les coûts opérationnels.
Comment ça marche ?
Pour mettre en place la gestion de projet par processus, suivez ces six étapes.
1. Identifier les processus
Pour commencer, vous devez clairement identifier les processus et les documenter afin de mieux comprendre leur fonctionnement. Chaque service de l’entreprise (marketing, finances, ressources humaines, production, etc.) possède ses propres processus et produit ses propres résultats. Vous devez donc comprendre quels sont les différents processus et de quoi ils se composent : identifier de quel élément entrant le processus a besoin pour être opérationnel, quel est le résultat attendu, et quels sont les services et / ou les personnes responsables de chaque étape du processus.
2. Définir des indicateurs pour évaluer les processus
Afin d’améliorer les performances des processus, leur qualité et leur durée, il faut d’abord pouvoir évaluer leur performance actuelle. Pour cela, définissez un système d’évaluation constitué d’indicateurs quantifiables pour plus de clarté. Si cela n’est pas possible, appuyez-vous sur des données comparatives pour réaliser une analyse pertinente.
3. Analyser la performance des processus
Lancez-vous dans l’évaluation et l’analyse de la performance des processus en utilisant des données chiffrées et des données comparatives. Il existe de nombreux outils pour vous faciliter la tâche, comme les représentations graphiques, les diagrammes en barres, les diagrammes circulaires, l’analyse des écarts ou encore l’analyse cause-effet.
Ces mesures permettent à l’entreprise ou à l’équipe projet d’analyser l’état de performance actuel des processus, de repérer les faiblesses, les goulots d’étranglement et les erreurs, de s’assurer que les objectifs fixés sont atteints et de faire des recommandations pour éliminer les risques et les problèmes, et ainsi améliorer durablement les processus.
4. Analyser la stabilité des processus et ajuster les objectifs si nécessaire
Réalisez des audits de conformité pour vous assurer de la stabilité des processus. A ce stade, et si cela est nécessaire, de nouveaux objectifs doivent être définis en accord avec l’orientation stratégique de l’organisation.
5. Prévoir des améliorations
Durant cette étape, des améliorations doivent être planifiées en accord avec la vision de l’entreprise, sa mission et sa culture. Pour garantir le succès des changements proposés, une équipe efficace doit être dédiée à la tâche et des ressources suffisantes doivent y être consacrées.
6. Mettre en œuvre les améliorations
C’est le moment de mettre en place les améliorations définies lors de l’étape précédente. Si besoin, des formations doivent être organisées et l’équipe de soutien doit être disponible autant que possible afin de s’assurer que tout se déroule correctement.
Ensuite, il est indispensable de mettre en place un suivi régulier et une amélioration continue des nouveaux processus afin de s’assurer qu’ils restent performants.
Conclusion
Process-based project management est une des méthodes les plus efficaces pour améliorer la façon dont votre entreprise et vos projets sont gérés afin d’atteindre de haut niveau de performance. Cependant, elle implique un changement dans les mentalités car tous les employés doivent comprendre qu’ils font partie intégrante de l’entreprise et que leur travail contribue à atteindre les objectifs stratégiques de l’entreprise, et pas seulement ceux du service auquel ils sont rattachés.
