« Casser les silos de l’organisation », « fonctionner en mode projet » ou encore « décloisonner les services ». Vous avez sûrement déjà entendu ces expressions très tendance au cours de ces dernières années. Avec l’arrivée du digital, notre société a évolué, entraînant un changement dans nos manières de consommer, mais également dans notre façon de travailler, ce qui a modifié l’organisation même des entreprises.
Aujourd’hui, le mode de fonctionnement traditionnel où chaque service est cloisonné tend à disparaître au profit d’une collaboration globale. Qu’est-ce que cela signifie vraiment ? Et comment parvenir à décloisonner votre entreprise ?
Décloisonner l’entreprise : oui mais pourquoi ?
En fait, dans une entreprise qui fonctionne en silos, chaque service travaille sur ses tâches et ses projets sans se soucier de leur impact sur les autres services. Il n’y a pas de partage de l’information ou des ressources, et aucune communication transversale, autrement dit les services ne communiquent pas ou peu entre eux. Le système hiérarchique est très présent et le management est pyramidal, c’est-à-dire que l’on déresponsabilise les salariés et que l’on freine leur autonomie et leur créativité.
Ce type d’organisation aboutit généralement à la duplication des tâches, à des pertes de temps et souvent à des pertes financières. Bref, il s’agit d’un mode de fonctionnement obsolète qui nuit à la performance globale de l’entreprise et qui n’est pas adapté à la transformation numérique que l’on vit actuellement.
Aujourd’hui, les entreprises qui souhaitent être plus performantes et productives doivent totalement repenser leurs méthodes de travail et favoriser la collaboration entre les services. On parle alors de fonctionnement en mode projet.
Ce type d’organisation comporte de multiples avantages tels que :
- l’atteinte des objectifs globaux de l’entreprise ;
- une meilleure visibilité et une meilleure communication entre les services ;
- une collaboration favorisée au sein de l’entreprise ;
- plus de flexibilité et de réactivité ;
- l’absence de hiérarchie et la responsabilisation des salariés ;
- la circulation et le partage de l’information.
Si vous aussi, vous souhaitez mettre fin aux silos organisationnels de votre entreprise, suivez le guide.
5 conseils pour décloisonner votre entreprise
En pratique, il n’est pas facile de sortir d’une organisation hiérarchique traditionnelle. Cela implique de modifier la culture de l’entreprise ainsi que les méthodes de travail. Voici comment y parvenir.
1. Communiquer une vision et des objectifs communs
Généralement, dans les organisations en silos, les salariés se concentrent sur leurs objectifs individuels et les objectifs de leur service, et ils perdent de vue les objectifs globaux de l’entreprise. Souvent, certains départements se sentent même en concurrence les uns avec les autres et plutôt que de collaborer, ils vont intentionnellement faire de la rétention d’informations pour mettre leurs “rivaux” en difficulté.
Une telle attitude nuit à la réussite des projets et au succès de l’entreprise. Pour l’éviter, vous devez donc communiquer clairement sur la vision commune et les objectifs à long terme de l’entreprise ainsi que sur la façon dont chaque service doit participer à cette vision d’ensemble.
Grâce à cette vue d’ensemble, chaque service et chaque salarié va comprendre sa place au sein de l’organisation, sa contribution à l’atteinte des objectifs de l’entreprise ainsi que la place et le rôle des autres salariés et des autres services.
2. Favoriser la collaboration entre les équipes
Pour mettre fin aux silos organisationnels, vous devez encourager les équipes à travailler et à interagir ensemble sur les objectifs communs préalablement définis.
Pour cela, organisez régulièrement des réunions conjointes et des groupes de discussion où chaque employé apprend à connaître les membres des autres équipes, leur rôle et comment ils peuvent travailler ensemble à l’atteinte des objectifs de l’entreprise.
Le décloisonnement de l’entreprise est aussi physique et passe également par une meilleure organisation des locaux. L’époque où le marketing était au premier étage, le service informatique au deuxième et la compta au troisième est révolue. Réorganisez les bureaux en favorisant un environnement collaboratif où les services se mélangent les uns aux autres pour éviter toute isolation et faciliter la diffusion d’informations.
3. Créer des équipes multi-compétences
Pour travailler efficacement et réussir tous vos projets, mettez en place des équipes pluridisciplinaires, c’est-à-dire avec un membre de chaque département impliqué dans le projet (technique, marketing, vente, produit, etc.), et ce dès le démarrage d’un projet.
De cette façon, vous encouragez la collaboration et facilitez la communication entre chaque service. Ainsi impliqués dès le début du projet, les salariés de chaque département mettront tout en œuvre pour que le projet soit une réussite. Ils seront alors moins réticents à partager leurs ressources et leurs informations.
4. Utiliser des outils collaboratifs
A l’ère du numérique, il existe aujourd’hui un grand nombre d’outils et d’applications qui favorisent la collaboration au sein des équipes et facilitent la communication et le partage d’idées et d’informations. Ces outils sont parfaits pour casser les silos organisationnels mais aussi géographiques car ils permettent aux collaborateurs de travailler facilement ensemble, quel que soit le lieu où ils se trouvent.
Par exemple, la plateforme collaborative Wimi est l’outil idéal. Elle permet d’organiser efficacement le travail en équipe en centralisant les informations, en améliorant la communication via des outils tels que la messagerie instantanée, les appels audio et vidéo ou le partage d’écran, et en vous alertant en temps réel de la progression du projet.
5. Avoir recours à la formation
Enfin, la formation peut constituer un excellent moyen pour réussir à décloisonner efficacement et durablement votre entreprise. Commencez par enseigner à vos employés à comprendre et à repérer les impacts négatifs des silos sur une organisation. Puis, expliquez-leur les bénéfices du fonctionnement en mode projet et de la collaboration entre les équipes.
Formez-les à mieux communiquer et à adopter des comportements qui favorisent la collaboration, notamment grâce à des exercices de team building.
Conclusion
Aujourd’hui, on sait que pour travailler efficacement sur des projets, l’entreprise ne peut plus fonctionner avec des services cloisonnés où chaque collaborateur travaille sans se préoccuper des répercussions sur les autres services de l’entreprise. A vous de mettre fin aux silos de l’organisation grâce à ces 5 conseils.
