Au travail, il est essentiel de se poser les bonnes questions. Pour chaque situation, vous devez comprendre et évaluer le contexte, les objectifs ainsi que les contraintes. C’est cette analyse détaillée d’éléments factuels qui vous permettra d’aborder la situation de la meilleure façon possible.
Pour vous aider à avoir une réflexion méthodique, il existe un outil incontournable, à la fois simple, fiable et universel : la méthode QQOQCP.
Découvrez cette méthode de management ainsi que quatre exemples d’applications en gestion de projet.
Définition
Egalement appelée méthode du questionnement ou méthode des 5 W en anglais (Who, What, Where, When, Why), QQOQCP est un acronyme dont chaque lettre correspond à une question : quoi, qui, où, quand, comment et pourquoi. Parfois, on rajoute un C pour « combien ».
Cette technique d’analyse permet de comprendre une situation, de cerner un problème en scrutant tous ses aspects. Comme le souligne Jean-Pierre Giraud sur le blog Les grandes techniques de vente : « Cette méthode QQOQCP apporte les informations qui permettent de mieux connaître, cerner, clarifier, structurer, cadrer une situation car elle explore toutes les dimensions sous différents angles. »
Très prisé des journalistes, cet outil s’utilise et s’adapte à différentes situations. Il vous aide à vous poser les bonnes questions afin de pousser votre réflexion et d’obtenir des informations pertinentes qui vous permettront d’arriver rapidement à une solution adéquate. Cette méthode permet d’orienter tous les membres d’une équipe dans la même direction et de rassembler des éléments factuels pour apporter une information complète et objective.
4 applications en gestion de projet
La méthode QQOQCP est populaire, simple et facile à utiliser. Elle peut être employée dans des situations variées. En voici quelques exemples.
1. Pour définir votre projet
Avant le démarrage d’un projet, il convient d’être organisé et surtout, de connaître son projet dans les moindres détails. La méthode du questionnement est un outil utile pour définir avec précision tous les aspects de votre projet avant son lancement.
- Quoi : quel est le projet ? Quels sont les objectifs ?
- Qui : qui est le client ? Qui sont les utilisateurs ? Quels sont les membres de votre équipe projet ?
- Où : où aura lieu le projet ?
- Quand : quelle est la date de livraison ? Quand va-t-il se dérouler ? Combien de temps va-t-il durer ?
- Comment : quels moyens financiers, humains et techniques seront mis en œuvre pour réaliser le projet ? De quelle façon allez-vous procéder ?
- Combien : quel budget avez-vous à votre disposition ? Quels sont les délais de réalisation ?
- Pourquoi : pourquoi le projet est-il lancé ? Quelles sont les raisons ? Quel est son but ?
2. Pour résoudre un problème
La méthode QQOQCP est l’un des outils incontournables en résolution de problème car elle permet de cerner la situation problématique en posant les bonnes questions :
- Quoi : description du problème ;
- Qui : les personnes concernées et/ou responsables ;
- Où : localisation du problème ;
- Quand : caractéristiques temporelles du problème (à quel moment, à quelle fréquence) ;
- Comment : les effets du problème ;
- Pourquoi : les raisons, les causes du problème.
3. Pour animer un brainstorming ou une réunion
Pour être productive, les réunions comme les brainstormings doivent être préparées, avoir un objectif et/ou un ordre du jour précis et être organisée. Si elle n’est pas correctement cadrée, une réunion peut rapidement partir dans tous les sens et s’éterniser. Elle devient alors chronophage et totalement improductive.
La méthode de questionnement vous permet de définir avec précision le sujet de la réunion. Vous pouvez alors l’envoyer à tous les participants dans l’invitation. Ainsi, chaque participant possède les mêmes informations (sur les délais, qui fait quoi, quelles sont les priorités, combien de temps, etc.) et peut se concentrer sur l’objectif de la réunion. Vous évitez de perdre du temps avec des questions inutiles et vous entrez directement dans le vif du sujet.
La méthode QQOQCP est aussi très utile dans la rédaction du compte rendu de réunion.
4. Pour mettre en place une stratégie de communication et/ou de marketing
En gestion de projet, comme dans beaucoup d’autres secteurs, la communication est indispensable pour collaborer efficacement et réussir. La méthode QQOQCP est très utile en marketing et en communication pour vous aider à déterminer quels types d’actions mettre en place. Elle est très pratique pour se poser les bonnes questions et éviter de nombreux problèmes aux parties prenantes d’un projet.
En effet, cet outil vous permet de définir :
- Quoi : quelle est votre problématique ? Quels sont les produits et services sur lesquels vous souhaitez communiquer ?
- Qui : qui sont vos cibles ? Auprès de qui allez-vous communiquer ? Quel membre de votre équipe sera en charge de telle ou telle action ?
- Où : où allez-vous obtenir les informations dont vous avez besoin ? Quels sont les endroits où vous allez communiquer ?
- Quand : à quelle fréquence et à quel moment allez-vous communiquer ? Quel est votre planning ?
- Comment : quels sont les moyens de communication que vous allez mettre en œuvre (site web, réseaux sociaux, événementiel, brochures, etc.) ?
- Pourquoi : quelles sont les bénéfices des produits / services dont vous faites la communication ? Quel est l’objectif de cette stratégie de communication ?
Conclusion
Très utilisée en journalisme, la méthode QQOQCP permet de structurer toute sa réflexion et de poser les questions essentielles pour cerner une situation. En gestion de projet, c’est un outil incontournable qui peut être utilisé à de multiples occasions, pour établir un plan de communication ou définir un projet, mais aussi en situation de crise. C’est un outil de management pertinent pour votre entreprise qui vous soulagera dans de nombreuses circonstances.
