travailler mode projet

Vous en avez forcément déjà entendu parler. Aujourd’hui, les entreprises fonctionnent de plus en plus en mode projet. Cette façon de travailler possède de nombreux avantages. Elle permet notamment de décloisonner les silos organisationnels en favorisant une collaboration globale au sein des entreprises, en réduisant voire en éliminant la hiérarchie et en permettant plus de flexibilité et de réactivité.

Vous aussi, vous souhaitez adopter le fonctionnement en mode projet ? Suivez le guide.

Travailler en mode projet, c’est quoi ?

Le fonctionnement en mode projet favorise la collaboration de personnes issues de métiers ou de services différents sur un même projet. On se concentre donc sur l’atteinte d’un objectif commun en respectant un budget donné et des délais imposés, et non plus sur la réalisation d’activités propres à un service.

Ainsi, pour réaliser un projet de A à Z, il faut réunir un ensemble de personnes ayant des métiers, des compétences, des qualifications et des expériences différentes et complémentaires. Elles peuvent provenir de services internes à votre entreprise, ou d’entreprises extérieures. Ces personnes vont constituer l’équipe projet.

Pour les guider et les accompagner dans leur travail, elles peuvent compter sur le chef de projet. Plus leader que manager, le chef de projet motive son équipe à suivre une vision et des objectifs communs. Véritable chef d’orchestre, il veille à la bonne exécution du projet tout en étant à l’écoute de ses collaborateurs, en montrant l’exemple et en n’hésitant pas à déléguer. Bref, il est loin du chef de service inaccessible, caché dans son bureau et dont on ne connaît pas vraiment les tâches.

Par exemple, si vous avez le projet de construire une maison, vous avez besoin, entre autres :

  • d’un architecte pour dessiner les plans de la maison,
  • d’un maçon pour construire les murs,
  • d’un électricien,
  • d’un plombier,
  • d’un fabricant de portes et fenêtres,
  • d’un charpentier, couvreur et zingueur pour le toit,
  • d’un plâtrier-plaquiste,
  • etc.

En tant que chef de projet, vous devez gérer, organiser et coordonner l’équipe, le planning et les différentes tâches afin de construire une maison solide tout en respectant le budget et le délai que vous vous êtes fixés.

Quels sont les avantages de ce mode de fonctionnement ?

Si elle est aussi populaire, c’est que la méthode de travail en mode projet offre plusieurs avantages :

  • la fin de la traditionnelle organisation pyramidale ;
  • une meilleure organisation de travail ;
  • le décloisonnement des services ;
  • une vision globale des projets et un calendrier précis ;
  • une meilleure communication et une collaboration favorisée entre les différents services ;
  • un meilleur partage des informations ;
  • la responsabilisation des collaborateurs ;
  • une meilleure répartition de la charge de travail ;
  • l’acquisition de nouvelles compétences ;
  • la création d’une cohésion d’équipe.

5 conseils pour travailler en mode projet

Si vous êtes convaincu que votre entreprise doit adopter le fonctionnement en mode projet, suivez ces 5 étapes pour le mettre en place.

1. Définir une vision claire et des objectifs précis

Pour commencer, vous devez définir précisément les contours de votre projet. Il est important que le chef de projet et son équipe possèdent toutes les informations indispensables à une gestion de projet efficace.

Toutes les données essentielles à la réalisation du projet sont donc regroupées dans le cahier des charges. Vous y trouverez notamment :

  • le contexte,
  • les enjeux,
  • les objectifs à atteindre,
  • le budget à respecter,
  • les ressources et les compétences nécessaires,
  • le planning à suivre,
  • les limites et les risques potentiels.

Ces informations sont précieuses au bon déroulement du projet et permettent à l’équipe de savoir où elle va.

2. Etablir les rôles et les responsabilités de chacun

Pour réaliser votre projet, vous avez besoin d’une équipe qualifiée qui possède toutes les compétences nécessaires à l’accomplissement des différentes tâches.

Définissez clairement les rôles et responsabilités de chaque membre de l’équipe. Qui s’occupe de surveiller le budget ? Quel collaborateur garde un œil sur les délais ? Et assurez-vous que ces informations sont facilement accessibles à toutes les personnes concernées par le projet.

3. Gérer le changement

Passez d’une organisation traditionnelle à un fonctionnement en mode projet est un changement important qui peut être délicat à mettre en place. Cette situation va indéniablement susciter différentes réactions au sein de votre entreprise :

  • le rejet total,
  • l’enthousiasme,
  • l’indifférence,
  • la peur.

Vos collaborateurs risquent d’être perdus, de ne pas savoir à qui ils doivent se référer en cas de doutes ou de questions, et certains peuvent même refuser d’adopter cette nouvelle façon de travailler.

Pour faire accepter ce changement, commencez par recenser les raisons, les craintes et les doutes qui peuvent bloquer vos collaborateurs. Puis, apportez des réponses et rassurez-les en mettant en place des actions concrètes.

4. Changer la culture de l’entreprise

Maintenant que vous avez réussi à faire adhérer vos collaborateurs au fonctionnement en mode projet, vous devez :

  • former vos collaborateurs aux techniques de travail en mode projet et aux méthodologies de gestion de projet ;
  • définir des standards, aussi bien dans les méthodes de travail que dans les documents à utiliser ;
  • responsabiliser les collaborateurs ;
  • encourager la communication ;
  • favoriser la créativité, l’innovation et l’implication.

5. Utiliser un outil collaboratif

Une multitude d’outils sont disponibles pour vous aider à travailler efficacement en mode projet et à améliorer votre productivité. Le plus performant et le plus complet est sans aucun doute le logiciel de gestion de projet.

Un logiciel tel que Wimi permet de centraliser toutes les données du projet, de suivre et de coordonner son évolution, d’avoir de la visibilité sur l’ensemble des tâches, d’organiser facilement le travail en équipe et de favoriser les échanges entre les différentes personnes concernées. Avec un tel outil, le travail en mode projet est bien plus facile. Testez-le gratuitement et sans engagement, et vous verrez que vous ne pourrez plus vous en passer.

Conclusion

Grâce au fonctionnement en mode projet, dites au revoir à la hiérarchie et à l’organisation cloisonnée de votre entreprise, et bonjour à la collaboration. Les avantages de ce mode de travail collaboratif sont nombreux, et si sa mise en place nécessite quelques changements, vous constaterez rapidement son efficacité.

Enfin, retenez que pour être performant en mode projet, l’acquisition d’un logiciel de gestion de projet est indispensable.

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