Entreprise privée ou collectivité territoriale, sur le papier, le travail collaboratif fait rêver. Vous l’avez lu partout et entendu autour de vous, la collaboration est aujourd’hui tendance et indispensable pour augmenter la productivité de vos équipes.
Les bénéfices du travail collaboratif pour votre collectivité sont nombreux. En travaillant à plusieurs et en associant des points de vue, des compétences et des talents différents, vous stimulez la créativité et l’innovation, et vous avez plus de chance de dénicher les meilleures idées possible.
Dans la réalité, la mise en œuvre du travail collaboratif n’est pas toujours simple et acceptée par tous. Voici 7 astuces pour en faciliter le déploiement au sein des collectivités.
1. Créer un environnement adapté à la collaboration
Le travail collaboratif ne s’impose pas, il s’installe progressivement grâce à la confiance et aux bonnes relations qui se mettent en place entre les membres d’une équipe.
Pour favoriser le travail collaboratif, il est essentiel de mettre en place un environnement de travail adapté tant par l’agencement des locaux que dans l’état d’esprit des responsables et des agents de la collectivité.
L’environnement idéal pour favoriser le travail collaboratif doit se composer des éléments suivants :
- Des open spaces sans séparation, lumineux et chaleureux qui favorisent la convivialité, la proximité et la communication entre les collaborateurs.
- Des salles de réunions où les agents peuvent faire des réunions ou des brainstormings, mais aussi s’isoler pour se concentrer.
- D’un espace convivial pour les pauses car c’est souvent lorsque les collaborateurs discutent de façon plus informelle autour d’un café que les meilleures idées voient le jour.
2. S’assurer que chacun puisse s’exprimer
Le but du travail collaboratif est de favoriser la créativité et l’innovation en réunissant des personnes aux talents, aux compétences, aux savoir-faire et aux expériences divers et variés. Chacun doit pouvoir s’exprimer librement afin de partager ses idées et ses propositions pour faire avancer le projet et l’équipe.
Cependant, certaines personnalités plus timides ou introverties que d’autres n’osent pas toujours s’exprimer ou pensent que leurs idées sont moins bonnes que celles des autres. A vous de les encourager à prendre la parole, à mettre en œuvre leurs bonnes idées et à les féliciter pour leurs initiatives. Vos collaborateurs doivent sentir que vous avez confiance en eux.
3. Etablir les rôles de chacun
Il est plus difficile de se mettre au travail lorsque vous n’avez aucune idée de ce que l’on attend de vous. Pour une collaboration efficace, il est indispensable de définir en amont les rôles et les responsabilités de chacun de vos agents.
Qu’attendez-vous d’eux en tant que membre de l’équipe ? D’abord, cela permet à chacun de savoir ce qu’il doit faire et de se mettre aussitôt au travail. Ensuite, cela évite que deux agents ne travaillent sur la même tâche sans le savoir ou à l’inverse, qu’une tâche prenne du retard car personne n’a été désigné responsable.
4. Définir une vision claire et des objectifs précis
La collaboration, c’est travailler ensemble afin d’atteindre un objectif commun.
Pour collaborer efficacement et réussir vos projets, votre équipe doit avoir une vision commune et un ou plusieurs objectifs précis vers lesquels concentrer ses efforts. Quel que soit le domaine d’activité, toute équipe possède ses forces et ses faiblesses et doit faire face à de multiples challenges. Cependant, les équipes les plus performantes sont celles qui ont une stratégie, un plan et des objectifs clairement définis.
Selon Lolly Daskal, fondatrice et PDG de Lead From Within : « La stratégie fournit une carte qui indique la direction que doit suivre l’équipe tandis que le planning et les objectifs lui montrent comment elle va parvenir à destination. »
5. Développer la transparence
Qu’est-ce que la transparence au travail ? C’est savoir en temps réel qui travaille sur quoi, quelle est leur progression et s’ils respectent la date butoir. Etre transparent signifie partager toutes les informations concernant le projet, les bonnes nouvelles comme les situations critiques. Par exemple, si un agent rencontre un problème sur une tâche, il doit en informer toute l’équipe pour que celle-ci puisse lui venir en aide et éviter ainsi des retards.
Travail collaboratif et transparence sont indissociables. La transparence permet aux agents de s’entraider et au chef de projet d’évaluer la charge de travail de ses agents et de mieux répartir les tâches pour assurer la réalisation du projet dans les temps.
De plus, la transparence encourage la responsabilisation des membres de l’équipe car chacun est responsable de l’accomplissement de ses tâches.
6. Créer un esprit d’équipe
Vous travaillez mieux avec une personne que vous connaissez, n’est-ce pas ? C’est aussi vrai pour vos agents. La gestion de projet rassemble souvent des personnes venant de services et d’horizons complètement différents. Certains peuvent avoir des a priori. Pour collaborer efficacement ensemble, il est donc essentiel qu’ils apprennent à se connaître et à se faire confiance. C’est à vous, chef de projet, de favoriser cela en développant une cohésion d’équipe.
Encouragez votre équipe à déjeuner régulièrement ensemble et organisez de temps en temps des événements pour rassembler votre équipe en dehors du travail. Enfin, ne manquez jamais une occasion de célébrer vos réussites, aussi petites soient-elles. Des agents qui apprécient de travailler ensemble seront plus productifs, plus performants et plus créatifs.
7. Utiliser des outils adaptés
L’arme ultime pour faciliter le travail collaboratif au sein de votre collectivité : les plateformes collaboratives ou les logiciels de gestion de projet.
Par exemple, outil de partage collaboratif tel que Wimi offre de nombreux atouts indispensables à une collaboration efficace, parmi lesquelles :
- une vue globale sur l’ensemble des activités de vos projets ;
- une messagerie instantanée pour communiquer facilement avec toute l’équipe ;
- la centralisation et le partage des documents de travail ;
- la gestion des tâches en ligne ;
- un agenda pour visualiser les jalons, les échéances et les événements ;
- une fonction reporting pour suivre les performances de l’équipe.
Intrigué ? Pourquoi ne pas tester Wimi gratuitement et sans engagement pendant 14 jours pour vous faire votre propre idée ?
En résumé
Travailler ensemble pour réussir ensemble est très motivant. Cependant, le travail collaboratif ne s’impose pas du jour au lendemain. Il nécessite, entre autres, de mettre en place un environnement de travail adapté et de changer progressivement les mentalités. Suivez ces 7 astuces pour une collaboration réussie au sein de votre collectivité.
