Comment choisir son logiciel de gestion de projet ?

C’est décidé, vous souhaitez acquérir un logiciel de gestion de projet car vous êtes convaincu qu’il vous faut un outil polyvalent et performant pour piloter vos projets, rendre vos collaborateurs plus productifs et faciliter la communication et la collaboration au sein de votre équipe. Cependant, le choix de l’outil qui vous conviendra ne doit pas être pris à la légère. En effet, ces outils étant très populaires, le marché des logiciels de gestion de projet est très concurrentiel. Il existe donc un large choix de solutions, chacune possédant ses points forts et ses faiblesses. Comment faire le bon choix et éviter toute déception ? Pour vous aider, voici 6 questions à vous poser pour trouver la solution de gestion de projet la mieux adaptée à vos besoins et à votre équipe.

1. Quelles sont les fonctionnalités dont j’ai besoin ?

Les logiciels de gestion de projet sont généralement tous équipés des mêmes fonctionnalités de base. Ensuite, certains proposent des options supplémentaires. Pour être sûr d’investir dans une solution qui réponde à toutes vos attentes, commencez par définir le cahier des charges auquel doit répondre le logiciel.

Quels sont vos besoins ? Une messagerie instantanée pour faciliter la communication au sein de l’équipe ; des espaces dédiés aux différents projets ; un calendrier partagé et des alertes pour chaque échéance ; etc.
Quelles sont vos contraintes ? Elles sont généralement d’ordre budgétaire, matérielle, temporelle, etc.
Quelles sont vos exigences ? Un logiciel qui prenne en compte la sécurité de vos données ; la possibilité d’inviter vos partenaires externes à collaborer ; un hébergement de vos données sur le territoire français ; etc.

2. Mes données sont-elles en sécurité ?

Aujourd’hui, avec la hausse constante de la cybercriminalité, cette question est absolument essentielle. En choisissant votre solution de gestion de projet, vous devez vous assurer qu’elle garantit la confidentialité, la sécurité et la souveraineté de vos données. Car si vos données (et par défaut, celles de vos clients) sont piratées, votre réputation sera mise à mal. Vérifiez les options de sécurité qui sont proposées. Vos données seront-elles chiffrées de bout en bout pour garantir qu’elles soient illisibles par des personnes non-autorisées ? Le logiciel offre-t-il une authentification multi-facteurs ? Pouvez-vous gérer facilement les accès aux informations concernant vos projets ? Vos données seront-elles hébergées en France ? Par exemple, si vous optez pour Wimi Armoured, vous êtes sûr que vos données seront protégées. Car en plus d’être une plateforme collaborative complète, ce logiciel est hautement sécurisé, notamment grâce au chiffrement de bout en bout et à l’hébergement de vos données en France.

3. Quel est le coût global ?

Quel est votre budget ? Acquérir un logiciel de gestion de projet peut représenter un véritable investissement. Même si cela vaut vraiment la peine, il est tout de même important de savoir précisément ce qu’il va vous en coûter. Certes, il existe des logiciels gratuits, mais ils possèdent généralement très peu de fonctionnalités. Les logiciels payants proposent plusieurs formules tarifaires : un paiement mensuel ou annuel, un engagement sur une ou plusieurs années, l’installation sur un certain nombre d’appareils, le stockage illimité ou non des données, etc. A vous de choisir la formule la mieux adaptée à vos besoins et à votre budget. Ensuite, soyez attentif à tout ce qui est inclus et à ce qui ne l’est pas. Par exemple, l’assistance, les mises à jour et le service client sont-ils compris ? Si l’espace de stockage n’est pas illimité, à combien s’élève l’achat d’espace supplémentaire ? Combien coûte l’ajout d’un utilisateur une fois que le nombre autorisé est dépassé ? Etc.

4. Mes collaborateurs externes peuvent-ils y avoir accès ?

Le but d’un logiciel de gestion de projet, c’est de favoriser la collaboration entre tous les acteurs d’un projet. Clients, fournisseurs, prestataires et autres partenaires externes doivent pouvoir avoir facilement accès aux informations et aux documents de travail du projet. Ainsi, vous devez pouvoir gérer facilement et sans limite les accès à tous les documents stockés sur la plateforme. Il s’agit d’une fonction indispensable si vous avez besoin que le client valide un document rapidement, qu’un fournisseur mette à jour son planning de livraison ou si l’un de vos collaborateurs quitte l’équipe.

5. Le logiciel est-il simple à utiliser ?

C’est bien connu, tout changement fait peur. Vos collaborateurs ne verront pas tous d’un bon œil la mise en place d’un nouvel outil. Il est donc impératif que le logiciel choisi soit facile et rapide à prendre en main. L’objectif est d’être plus productif, et non pas de perdre du temps à essayer de comprendre comment il fonctionne. Sinon, vous risquez de faire face à une vive opposition de la part des membres de votre équipe.

6. Puis-je continuer d’utiliser mes outils préférés ?

Aujourd’hui, votre équipe travaille tous les jours avec un certain nombre d’outils, d’applications et de logiciels, comme votre messagerie, votre logiciel de gestion de la relation client, votre système de facturation ou encore votre logiciel de traitement de texte. Assurez-vous que la solution de gestion de projet que vous choisissez s’intègre avec tous ces outils pour faciliter votre travail et gagner du temps au quotidien. La mobilité est importante au sein de votre équipe ? Vérifiez que le logiciel fonctionne également sur smartphones et tablettes, et qu’il propose une version hors connexion. Ainsi, vous et votre équipe pouvez collaborer en toute efficacité, quel que soit le lieu où vous vous trouvez.

Conclusion

Le choix d’un logiciel de gestion de projet doit être réfléchi. Pensez à inclure votre équipe dans la décision pour qu’ils se sentent concernés et adoptent plus facilement l’outil. Enfin, la majorité des logiciels propose un essai gratuit et sans engagement. N’hésitez pas à en profiter car le meilleur moyen de trouver le bon logiciel, c’est encore de l’essayer.