Les espaces de collaboration se multiplient au sein des entreprises afin de favoriser l’intelligence collaborative. Considéré comme un moyen pertinent d’atteindre ses objectifs et gagner en résilience, le travail en équipe est source de nombreuses opportunités. Toutefois, pour atteindre ses objectifs de manière optimale, il est nécessaire de prendre en considération les limites du travail en équipe ou plutôt les défis à relever lors de son déploiement. Nous présentons dans cet article les atouts du travail collaboratif et la méthode pour en faire profiter votre équipe.
Comprendre le travail collaboratif
Commençons par définir le travail collaboratif : une approche permettant à différents individus travaillant ensemble d’atteindre un objectif commun. Bien entendu, il ne s’agit pas uniquement de se partager les tâches à réaliser. Si la gestion des tâches fait partie intégrante du travail collaboratif, ce dernier ne se résume pas à cela. En effet, le travail en équipe consiste aussi à partager des connaissances, des idées ou des ressources afin de résoudre des problèmes complexes.
L’interdépendance des membres du groupe et les synergies qui se manifestent créent un processus dynamique qui va renforcer l’implication des collaborateurs. La créativité et l’engagement sont alors maximisés.
Avantages et limites du travail en équipe
Faire place à l’intelligence collective au sein d’une entreprise et fournir aux collaborateurs les outils et méthodes pour mieux collaborer est une idée pertinente. Ceci, car les avantages d’une telle approche sont nombreux. Toutefois, pour vous permettre de tirer profit de ces atouts, il est nécessaire de bien saisir les limites d’une telle approche et les défis à relever.
Les avantages du travail collaboratif
Si vous réussissez à faire de votre société une entreprise collaborative, vous pouvez recueillir les bénéfices suivants :
- Accroissement de la productivité : L’optimisation des processus permet de réaliser les tâches plus rapidement et d’utiliser les ressources de chaque projet de manière optimale. La productivité améliorée se manifeste globalement.
- Stimulation de la créativité : L’échange d’informations et d’idées favorise l’éclosion d’idées innovantes et de nouvelles approches. Cela s’explique par la mise en commun des forces créatives des membres de l’équipe.
- Amélioration de la qualité : Lorsque des individus travaillent en collaboration étroite, chacun peut vérifier le travail d’autrui et apporter son aide pour l’améliorer. Ce faisant, la qualité des produits et des services est maximisée.
- Augmentation de l’engagement : En travaillant avec d’autres collaborateurs, chaque employé est plus motivé et plus impliqué dans son travail. Cette dynamique de groupe permet aussi d’accroître le taux de rétention des collaborateurs.
- Acquisition de compétences : Lorsque des collaborateurs travaillent ensemble, ils peuvent partager les bonnes pratiques et apprendre auprès de leurs pairs. Ainsi, l’apprentissage et l’amélioration continue des compétences sont favorisés.
- Création d’un environnement positif : Enfin, déployer un espace de travail collaboratif, ouvert et basé sur une communication bienveillante permet de créer un environnement agréable pour les collaborateurs.
Les inconvénients du travail collaboratif
Bien entendu, la mise en place du travail en équipe ne va pas sans certains écueils qu’il est nécessaire de connaître pour les éviter :
- Efficacité du management : La première difficulté est celle de réussir à gérer et coordonner de nombreux individus de manière simultanée. Si le management n’est pas approprié, les délais de réalisation du projet peuvent s’allonger.
- Probabilité de conflits : Les interactions entre des profils et des tempéraments différents requièrent une gestion fine des conflits par le chef d’équipe. Si ce n’est pas le cas, des tensions peuvent apparaître et entamer durablement l’efficacité du groupe.
- Difficultés de communication : Il est essentiel de mettre en place une communication ouverte et transparente. Chacun doit avoir accès aux informations essentielles via des outils de gestion de travail collaboratif afin d’éviter tout malentendu.
- Uniformisation de la pensée : Le désir d’harmonie des participants peut amener à une dérive : la pensée de groupe. C’est un écueil important à éviter pour conserver la flexibilité et la résilience du travail collaboratif.
- Manque de participation : Bien que le travail en équipe favorise l’implication, certains individus peuvent profiter de ce mode de fonctionnement pour laisser d’autres collaborateurs se charger d’une partie du travail qu’ils ont à réaliser.
- Protection des informations : Si certaines informations doivent rester confidentielles, il peut être plus difficile de conserver la confidentialité à mesure que le nombre de participants s’accroît.
Comment adopter sereinement le travail en équipe ?
Si le travail collaboratif fait partie des modes de travail les plus efficaces, il est indispensable de suivre certaines bonnes pratiques. Vous pourrez ainsi résoudre les défis inhérents au travail en équipe et en tirer pleinement profit.
Définir des objectifs clairs
Un bon produit ou service est généralement le fruit d’un travail collaboratif réussi. Pour atteindre vos objectifs grâce au travail en équipe, vous devez dès le départ fixer clairement ces objectifs. De cette manière, chaque membre du groupe saura ce qu’il doit faire, comment il doit le faire et pourquoi il doit le faire. L’idéal est de mettre en place un tableau de suivi via une solution collaborative, puis mettre en place des indicateurs de performance compréhensibles par tous. Ainsi, tous les collaborateurs pourront suivre l’évolution du projet et leur implication sera maximale.
Sélectionner les bons profils
Pour un travail en équipe efficace, il est nécessaire de choisir les bonnes personnes. En effet, la sélection des compétences ne suffit pas. La prise en compte des savoir-être est aussi importante sinon plus que les savoir-faire dans ce type de configuration. Chaque collaborateur doit avoir la capacité de travailler en groupe et de partager l’information. La personnalité de chacun ainsi que la complémentarité et la compatibilité des profils est incontournable.
Favoriser une communication fluide
La confiance entre les collaborateurs est un élément clé de la réussite de votre projet. Pour la garantir, il est important qu’à tout moment, la communication soit directe et transparente. Pour ce faire, nous vous conseillons d’utiliser un logiciel de travail collaboratif. Celui-ci va permettre aux collaborateurs d’échanger des informations via le partage de fichiers ou des canaux de messagerie. La collaboration sera alors plus efficace et le risque de conflits sera réduit.
Utiliser des outils collaboratifs
L’usage d’une plateforme collaborative fait partie des étapes fondamentales du déploiement du travail collaboratif. Ces technologies collaboratives sont incontournables, car elles centralisent de nombreux outils qui sont spécifiquement conçus pour le travail d’équipe. Ainsi, un bon logiciel collaboratif peut intégrer une messagerie instantanée, la possibilité de collaborer sur un même document, un tableau blanc virtuel ou des calendriers partagés. Chaque utilisateur a alors accès à toutes les informations dont il a besoin, à tout moment, et, quelle que soit sa localisation géographique.
Gérer les conflits sereinement
Enfin, l’une des difficultés principales est d’éviter les conflits. Toutefois, si un conflit se manifeste, vous devrez le gérer de manière constructive. Pour y arriver, la mise à plat des arguments et des difficultés de chacun via une communication ouverte constitue la première étape d’une résolution du conflit. L’objectif est alors de prendre en considération chaque point de vue afin de trouver une solution qui profite à l’ensemble du groupe.
Si le travail d’équipe permet de stimuler l’innovation et accroître la production, des défis sont concomitants tels que le risque de conflit ou l’équité dans la répartition du travail. Afin de résoudre ces apparentes contradictions et difficultés, vous devez adopter une approche positive. Une communication transparente et bienveillante ainsi que l’acquisition d’outils adaptés peuvent vous aider à résoudre ces difficultés et atteindre le succès via la mise en place du travail collaboratif.
