Outils Collaboratifs

« Depuis la naissance de l’homme, les outils ont toujours été le prolongement de son cerveau. De ses mains aussi. » Nabil Alami, thermicien.

Depuis la nuit des temps, l’homme a toujours utilisé des outils. C’est ce qui a conduit notre espèce à survivre et à évoluer. Les outils nous ont permis de combler nos besoins primaires comme se nourrir et s’abriter, ainsi que nos besoins secondaires comme se divertir.

Aujourd’hui plus que jamais, notre société évolue à toute vitesse et de nouveaux outils voient quotidiennement le jour. Au travail comme dans la vie privée, utiliser les bons outils est donc essentiel pour être efficace, productif et organisé.

En gestion de projet, il est impératif d’utiliser des outils adaptés pour réussir. Saviez-vous que seulement 2,5% des entreprises réussissent 100% de leurs projets ? Votre agence créative utilise-t-elle les bons outils pour réussir ?

Découvrez 5 outils indispensables pour organiser le travail au sein de votre agence et ainsi garantir son succès. Les outils collaboratifs et plateformes de collaboration en ligne
sont l’élément incontournable de la transformation digitale des entreprises.

1. Un agenda

Le temps est précieux et pour respecter les délais, il est essentiel d’avoir un calendrier à jour afin de visualiser les dates clés, les jalons et les échéances de vos projets et de vos tâches.

Chaque collaborateur peut partager son agenda avec les membres de son équipe pour les tenir informés de ses disponibilités et de sa progression sur les tâches dont il est responsable.

Ce type d’outil d’agenda partagé permet aussi d’organiser facilement des événements importants pour le projet comme des réunions spécifiques ou récurrentes avec l’équipe et le client.

Généralement, il est possible de synchroniser directement l’outil agenda avec votre boîte mail et votre smartphone afin de recevoir des notifications et des rappels.

2. Un outil de gestion des tâches

Ce type d’outil est indispensable pour connaître la progression des différentes tâches du projet.

Le chef de projet crée facilement les tâches, fixe les délais et assigne un ou plusieurs responsables. Il met en place des notifications pour alerter en temps réel lorsqu’une tâche est mise à jour, en retard ou terminée. Chacun peut visualiser l’ensemble des tâches et leur progression sur le planning du projet. En un clin d’œil, toute l’équipe sait qui sont les responsables de chaque tâche et leur état d’avancement.

Un tel outil facilite la collaboration au sein de l’équipe en permettant à chaque membre de s’organiser facilement et de structurer ses tâches au sein d’espaces de travail définis. La création de listes de tâches partagées (ou to-do listes) permet à chacun de savoir où il en est dans son travail et d’avoir le sentiment du devoir accompli lorsqu’une tâche est rayée de la to-do liste.

3. Un Drive

L’époque où l’on échangeait ses documents de travail par email est révolue. Aujourd’hui, il existe des plateformes pour stocker et partager facilement, simplement et instantanément tous vos documents de travail avec vos collaborateurs, vos clients et vos prestataires. Ces plateformes sont accessibles aussi bien en ligne que hors ligne, et vous pouvez synchroniser vos documents depuis votre ordinateur.

Terminée la confusion de savoir quelle est la dernière version d’un document. Désormais, ces outils proposent le versioning automatique dès qu’un fichier est modifié ou ajouté. Et vous pouvez accéder aux anciennes versions à tout moment.

Enfin, vous pouvez contrôler l’accès de chaque document et empêcher vos collègues d’y accéder lorsque vous l’éditez. Cela évite que plusieurs personnes ne travaillent sur le même document en même temps.

4. Des outils de communication

Au travail, la communication est la clé de la réussite. En tant qu’agence créative, la communication est votre domaine de prédilection et vous devez donc à tout prix éviter le proverbe « les cordonniers sont toujours les plus mal chaussés ».

Pour communiquer efficacement avec vos clients, votre équipe et vos prestataires, vous devez utiliser des outils adaptés et performants tels que :

  • les messages privés qui vous permettent de partager des informations avec vos collaborateurs et vos clients, et ainsi de réduire les flux d’emails ;
  • les groupes de discussions qui organisent les échanges entre les membres d’une équipe travaillant sur un même projet ;
  • les chats en temps réel sont idéals pour réagir instantanément, solliciter l’opinion de vos collaborateurs, poser une question et avoir des retours rapides, féliciter vos collègues et motiver vos équipes ;
  • des appels audio et vidéo pour communiquer très facilement avec vos collaborateurs et vos clients, quel que soit le lieu où vous vous trouvez. Vous pouvez également partager votre écran, très pratique pour faire des corrections en temps réel.

Ce type d’outils vous donne la possibilité d’échanger et de partager facilement et rapidement des idées, des fichiers, des liens, des photos et des commentaires en lien avec le projet sur lequel vous travaillez.

5. Un outil de suivi

Cet outil est capital pour avoir une vision globale du projet et suivre attentivement l’avancement de vos projets ainsi que les performances de vos équipes.

Grâce à lui, vous pouvez analyser la charge de travail de vos collaborateurs, savoir où ils en sont dans l’avancement de leurs tâches et connaître leur disponibilité. Vous pouvez, par exemple, demander à un collaborateur plus disponible de venir en aide à un membre de son équipe pour éviter un retard sur une tâche.

Cet outil est indispensable pour vous donner une estimation réaliste de la date de livraison d’un projet en fonction des performances de votre équipe et du temps alloué à chaque tâche.

Conclusion

« Vous ne pouvez pas ordonner la productivité, vous devez fournir les outils pour permettre aux gens de devenir meilleurs. » Steve Jobs

Pour être productive et performante, une agence créative doit être organisée et utiliser l’ensemble de ces outils (même si cette liste n’est pas exhaustive). Une solution de gestion de projet rassemble toutes ces fonctionnalités en un seul et même outil. Ainsi, vous gagnez du temps en évitant de jongler entre différents logiciels et vous économisez de l’argent en ne faisant l’acquisition que d’un seul et unique produit.

 

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