Éprouvez-vous des difficultés à gérer les tâches des collaborateurs ou plus généralement le travail d’équipe ? Recherchez vous une solution logicielle qui pourrait vous permettre de fluidifier la communication et gagner en efficacité ? La solution idéale est la mise en place d’une plateforme collaborative au sein de votre flux de travail.
En centralisant les données et les échanges, vous allez dynamiser votre équipe et atteindre vos objectifs plus rapidement. Toutefois, il est nécessaire de trouver la solution la plus adaptée à vos besoins spécifiques. Pour cette raison, nous vous proposons de découvrir dans cet article les étapes incontournables menant au déploiement d’une telle plateforme.
Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ?
Une plateforme de travail collaboratif est un outil, généralement en mode SaaS, permettant aux collaborateurs de travailler ensemble sur un même projet. Un tel outil est idéal pour offrir aux équipes tous les éléments nécessaires à une collaboration fructueuse.
De plus, les technologies de collaboration sont utilisées en entreprise, mais aussi dans de nombreuses organisations ou associations. Ainsi, les outils coopératifs sont mis à profit aussi bien pour le développement produit, la recherche scientifique, l’éducation que la création artistique.
Tous ces secteurs tirent pleinement parti d’une solution logicielle asynchrone, qui permet à chacun quel que soit son emplacement ou ses horaires de travail de participer activement à un projet commun.
Quels sont les avantages d’une plateforme collaborative ?
Développer un environnement de travail collaboratif possède de nombreux avantages pour votre entreprise. Loin d’être une simple tendance à la mode, le travail en équipe est un enjeu majeur pour toutes les entreprises et s’avère essentiel pour réussir une transformation digitale.
Centraliser les données et processus
Le premier atout d’une plateforme collaborative est de centraliser les informations. Grâce à un espace de stockage dans le cloud et des outils en ligne, le logiciel collaboratif permet de gagner du temps. L’ensemble des chefs de projet, collaborateurs et partenaires peuvent accéder à tout instant aux données et aux documents dont ils ont besoin. De plus, les actions peuvent être plus facilement coordonnées. La gestion de projet est donc très positivement impactée.
S’adapter aux nouveaux modes de travail
En 2023, les salariés télétravaillent en moyenne 3,6 par semaine contre 1,6 jour fin 2019[1]. Le travail à distance se développe donc de manière très importante. Pour cette raison, les entreprises doivent nécessairement s’adapter pour répondre aux nouveaux besoins des collaborateurs. D’autant que 72% des salariés se déclarent satisfaits du télétravail et 54% estiment qu’il favorise l’innovation et la créativité[2].
Améliorer la productivité des équipes
En optimisant la planification des projets, l’attribution des tâches et la communication entre les collaborateurs, un espace de travail collaboratif accroît la productivité. D’une part, parce que les processus sont rationalisés et d’autre part parce que les collaborateurs apprécient utiliser de tels outils. Ainsi, en mettant en place une plateforme collaborative, les entreprises peuvent s’attendre à obtenir un gain de productivité de 30%[3].
Favoriser la créativité des collaborateurs
L’une des fonctionnalités les plus importantes des outils collaboratifs est la messagerie instantanée. En reliant les collaborateurs et les différentes équipes, une plateforme de travail en équipe favorise les échanges, l’émulation et l’implication des collaborateurs. Ces derniers partagent leurs idées, leurs connaissances et cela permet de voir émerger sans cesse de nouvelles idées. En d’autres termes, c’est un outil soutenant activement l’intelligence collective.
Comment déployer une plateforme collaborative ?
Pour déployer un outil commun au sein de votre entreprise, il est nécessaire de suivre certaines étapes. Pas à pas, vous allez créer un terrain propice au travail collaboratif.
Définir vos objectifs et vos besoins
Pour commencer, vous devez lister vos objectifs et vos besoins. Faire ce travail de brainstorming va vous permettre ensuite de sélectionner l’outil idéal. Ce dernier devra répondre à l’ensemble de vos exigences et correspondre à votre entreprise. Selon le type de projet, le nombre de collaborateurs ou les fonctionnalités recherchées, la plateforme peut ainsi grandement différer.
Mettre en place un plan de communication
Vous devez ensuite préparer vos collaborateurs à l’intégration de la plateforme. Pour ce faire, déployez un plan de communication interne. Celui-ci est important pour fédérer les équipes autour de ce nouvel outil. De plus, vous pouvez aussi recueillir les envies de vos collaborateurs pour que la plateforme collaborative choisie réponde aux besoins de chacun. Tout cela va favoriser ensuite un réel travail d’équipe.
Sélectionner et configurer la plateforme
En prenant en compte vos besoins et les retours de vos collaborateurs, vous pouvez sélectionner une plateforme de collaboration professionnelle. Vos experts techniques auront ensuite la tâche de configurer l’outil. Différentes étapes peuvent constituer la configuration telles que la création de profils ou de pages, la mise en place des autorisations, la gestion de l’authentification ou la mise en place des notifications.
Former les utilisateurs à l’outil collaboratif
Avant et pendant le déploiement de la plateforme collaborative, il est nécessaire de former tous les utilisateurs. Via des tutoriels en ligne, des sessions de formation de groupe ou la mise à disposition de guides d’utilisation, assurez-vous que chacun maîtrise parfaitement l’outil. Pour mieux collaborer, chaque membre de l’équipe doit apprendre à comprendre comment mettre à profit le logiciel et utiliser ses fonctionnalités.
Évaluer la plateforme et l’adapter à vos besoins
Enfin, n’hésitez pas à recueillir les commentaires de chaque utilisateur. En évaluant la solution pour vérifier si elle répond efficacement aux besoins de l’organisation, vous favorisez une collaboration fluide et un travail efficace. Si nécessaire, adaptez la plateforme en ajustant les paramètres ou modifiez la configuration de certaines fonctionnalités.
Comment choisir la plateforme collaborative idéale ?
Un outil collaboratif idéal est celui qui permet aux équipes de mieux travailler ensemble. Avant l’acquisition d’une plateforme de collaboration en ligne, vérifiez qu’elle possède notamment les fonctionnalités suivantes :
- Messagerie collaborative : Une messagerie instantanée permet de partager l’information et favorise le partage de connaissances.
- Partage de documents : Le partage de fichiers volumineux est essentiel dans le cadre de projets collaboratifs.
- Appels vidéo : Pour travailler en équipe à distance, les visioconférences organisées à la volée sont incontournables.
- Gestionnaire de projet : Les fonctionnalités de gestion des tâches, des tableaux kanban ou un calendrier de groupe collaboratif vont améliorer la productivité.
- Tableau de bord ergonomique : La facilité d’utilisation est une condition nécessaire à une prise en main rapide de l’outil par vos équipes.
Pour ne pas commettre d’impair, le mieux est de tester différentes solutions en profitant des plans gratuits ou des offres d’essais. Cela ne vous engage à rien et permettra à vos équipes de définir l’outil de travail collaboratif le plus adapté à leurs besoins professionnels.
[1] Oberlo, Travail à distance : 10 chiffres clés à connaître pour 2023, 2023
[2] ibid
[3] Talkspirit, 9 chiffres clés à connaître sur les outils collaboratifs, 2023
