Une mauvaise planification de projet entraîne souvent des retards, une augmentation du budget prévisionnel voire un échec du projet. Si une méthodologie de gestion est conseillée pour tous les projets, les projets complexes nécessitent une attention particulière. Afin de vous aider à atteindre vos objectifs de manière optimale, nous vous présentons quelques bonnes pratiques pour planifier, organiser et exécuter parfaitement les différentes phases du projet et améliorer sensiblement les performances de votre équipe projet.
Comprendre les principes de bases de la gestion de projet
Conduire un projet exige de mettre en place une méthodologie de travail particulière. Quatre phases sont ainsi incontournables pour le responsable du projet.
Étape 1 : Définir les objectifs et les ambitions
La première chose à faire est de définir clairement les objectifs du projet, sa portée ainsi que les résultats attendus. Ces éléments doivent faire l’objet d’un échange constructif et exhaustif entre les différentes parties prenantes. C’est notamment le moment idéal pour vérifier la faisabilité du projet.
Étape 2 : Identifier les responsabilités
Il est indispensable de définir pour chacun les rôles et les responsabilités. De cette manière, vous ne serez pas confronté en cours de projet à des incompréhensions. Si chaque acteur du projet sait ce qu’il doit faire et pourquoi il doit le faire, l’avancement du projet sera plus serein.
Étape 3 : Élaborer un calendrier précis
Tout pilotage de projet efficace passe par la conception d’un plan de projet scrupuleusement établi. Ce dernier doit notamment comporter un calendrier très précis. Vous devez y inscrire les étapes clés et les jalons qui vous garantissent que le projet reste à tout moment sur la bonne voie.
Étape 4 : Évaluer les ressources disponibles
Bien entendu, la gestion des ressources est une condition sine qua non de réussite du projet. Ces ressources comprennent le temps, le budget, les ressources matérielles ainsi que les ressources humaines.
Mettre en oeuvre des outils et des méthodes de gestion de projet
Définir les étapes du projet ne suffit pas pour garantir sa réussite. En effet, vous devez vous munir d’un outil de gestion de projet approprié et mettre en œuvre des méthodologies pertinentes afin d’atteindre les objectifs fixés.
Les outils pour organiser le travail et définir les tâches
La planification et le suivi des tâches sont incontournables. Vous devez donc utiliser des méthodes reconnues pour leur efficacité. Un diagramme de Gantt pour identifier les tâches et leurs dépendances est régulièrement utilisé par les chefs de projet. La méthode Kanban quant à elle vous permet ensuite de suivre la réalisation de la liste de tâches et vous assure que la charge de travail est équitablement répartie.
L’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée
Pour faire gagner du temps aux collaborateurs et leur faciliter la vie, il est fortement conseillé d’utiliser des outils d’automatisation des tâches. Ceci permet de faciliter le déroulement du projet, car les collaborateurs ont la possibilité de se concentrer sur des tâches plus complexes et plus motivantes.
L’intégration d’un système de collaboration
Une plateforme collaborative est une solution de gestion de projet très pertinente. Grâce à elle, vous pouvez centraliser les échanges, les actions et les documents au sein d’une seule et même plateforme. De l’échéancier du projet à la gestion des tâches en passant par des outils de visioconférence, le logiciel de gestion de projet collaboratif vous permet d’optimiser l’ensemble des processus du projet.
Suivre les progrès et mesurer le succès du projet
Tout au long du projet et même après sa clôture, il est important de suivre différents indicateurs de performance. Ces derniers sont essentiels afin de savoir si vous êtes sur la bonne voie et permettent après la fin du projet d’évaluer les performances de l’équipe.
Développer des rapports réguliers
Créer des rapports sur l’avancement du projet est l’une des tâches les plus importantes du chef de projet. Via différents tableaux de bord intuitifs, vous devez centraliser plusieurs KPIs. Ainsi, tous les membres du projet auront la possibilité de surveiller l’avancement du projet. En cas d’écart substantiel entre les objectifs fixés et la réalisation, il est possible d’ajuster le plan de projet ou l’allocation des ressources.
Utiliser des outils d’analyse de données
Afin de mettre en ordre les données recueillies et leur donner du sens, il est indispensable d’utiliser des plateformes d’analyses. Ajoutons qu’idéalement ces logiciels doivent proposer une grande clarté des informations qu’ils contiennent. De cette manière, vous aurez plus de facilité à présenter l’avancement du projet et vos conclusions à l’ensemble des parties prenantes.
Optimiser en permanence les processus
L’ensemble des données récoltées et analysées en cours de projet peuvent être mises à profit pendant le projet ou suite à sa clôture. Ces rapports sont des mines d’informations qui doivent vous donner l’opportunité d’apprendre de vos erreurs et optimiser vos processus. De cette manière, vous pouvez identifier des axes d’amélioration et accroître les performances de votre équipe projet.
Les clés d’un management de projet efficace
Toute entreprise ou chef de projet qui souhaite optimiser les processus ou améliorer la productivité se doit de mettre en place une méthodologie adaptée. Celle-ci nécessite de porter une attention particulière à de nombreux points tels que l’établissement des objectifs, l’allocation des ressources, la planification du projet ou bien encore la mise en place de reportings qualitatifs.
Notons que l’évaluation post-projet ne doit pas être considérée comme optionnelle. C’est bien en tirant des enseignements de chaque projet réalisé qu’il est possible d’affiner les processus et gagner en efficacité. En outre, l’utilisation d’une plateforme de travail collaboratif fait aussi partie des éléments incontournables. En centralisant les outils et les fonctionnalités indispensables, le logiciel de travail en équipe fédère aussi bien les énergies qu’il rassemble les actions ou les documents.
Quoi qu’il en soit, la gestion de projet est un processus complexe. Apprendre à gérer un projet de manière sereine, fluide et efficace nécessite du temps, de la constance et l’utilisation de bonnes pratiques. En associant les outils techniques, les forces vives de votre entreprise ainsi que les méthodes adéquates, vous mettez toutes les chances de votre côté pour atteindre vos objectifs.
