Si vous désirez étendre la portée de votre entreprise et accroître votre efficacité tout en préservant la qualité et la cohérence, vous devez déployer une équipe multi-sites. En effet, toute entreprise qui se développe rapidement et affiche une forte croissance rencontre des difficultés pour tout gérer à partir d’un site unique. La meilleure solution est alors de mettre en place une approche multi-sites. Toutefois, cela nécessite d’encadrer les équipes à distance et utiliser les outils technologiques appropriés.
Pour vous accompagner dans votre démarche, nous vous proposons d’en savoir plus sur les équipes multi-sites. Vous pourrez ainsi évaluer la pertinence d’une telle solution pour répondre aux problématiques spécifiques de votre entreprise.
Qu’est-ce qu’une équipe multi-sites ?
Une équipe multi-sites désigne une équipe dont les membres sont disséminés sur plusieurs sites. Les collaborateurs peuvent alors aussi bien être en télétravail à domicile que travailler au sein d’un bureau régional ou d’une succursale à l’étranger.
La structuration et les objectifs des équipes multi-sites dépendent de la situation particulière de l’entreprise. Toutefois, le management d’équipe d’un tel groupe nécessite une organisation du travail et un style de management adaptés. D’autant que les membres d’une équipe multi-sites peuvent provenir de régions, de villes ou même de pays différents. Il est alors essentiel de préserver la cohérence des équipes et de fédérer les énergies autour de projets communs.
Ainsi, des outils de travail collaboratif à distance et une communication fluide sont des éléments incontournables d’une telle approche. Il est donc possible de diriger efficacement une telle équipe si tant qu’un plan d’action est mis en place, que chaque collaborateur sait ce qu’il doit faire et le management a pris le temps de bien définir les objectifs.
Quels sont les avantages et inconvénients d’une telle approche
La gestion de projet multi-sites présente des avantages et des inconvénients. Pour atteindre des objectifs ambitieux, il est donc nécessaire de bien les appréhender pour tirer pleinement profit de cette approche.
Avantages
Une équipe multi-site possède des avantages non négligeables pour favoriser notamment l’intelligence collective et faire travailler conjointement des talents :
- Accès aux meilleurs talents : Gérer des équipes multi-sites est idéal pour dénicher les talents là où ils se trouvent, même à l’autre bout du monde.
- Plus de flexibilité : En travaillant sur de nombreuses zones géographiques, les équipes gagnent en agilité et s’adaptent plus facilement aux attentes du marché.
- Meilleure couverture horaire : Si vous optez pour du multi-sites, vous allez être en mesure de proposer un service client accessible 24/24h et 7/7j.
- Diversité et innovation : L’innovation est favorisée par les compétences variées des équipes multi-sites et cela concourt à l’atteinte des objectifs.
- Répartition des risques : En répartissant les collaborateurs, vous répartissez aussi les risques géopolitiques, économiques ou naturels qui pourraient ralentir vos activités.
Inconvénients
Bien que le déploiement d’une stratégie multi-sites soit porteur de nombreux bénéfices, il est essentiel de prendre en considération les inconvénients de diriger une équipe de ce type.
- Difficultés de communication : Des problèmes de communications peuvent surgir au moment de diriger une équipe à cause des barrières linguistiques ou culturelles.
- Problèmes de coordination : Coordonner les équipes, les tâches et les projets à travers plusieurs fuseaux horaires peut être délicat.
- Isolement des collaborateurs : Le manque de proximité avec les équipes peut amener certains membres à se sentir isolés et l’engagement peut s’en ressentir.
- Gestion complexe : Chaque site peut avoir ses problèmes et ses priorités. Encadrer les équipes est alors difficile, car la supervision manque de visibilité.
- Coûts technologiques : Pour favoriser la communication et l’échange d’informations, il est nécessaire d’investir dans une infrastructure technologique appropriée, ce qui est coûteux.
Comment déployer efficacement une équipe multi-sites ?
Le pilotage d’une équipe multi-sites est complexe comme nous venons de le voir. Cependant, toute entreprise qui réussit à relever ce défi peut bénéficier d’atouts précieux. Étudions donc les 8 étapes pour réussir à déployer une telle stratégie.
1. Fixer des objectifs clairs
Pour commencer, prenez le temps de fixer des objectifs pour chacun des sites concernés et pour l’ensemble de l’équipe multi-sites. Ce point est essentiel pour motiver les équipes et renforcer la cohésion. Par conséquent, assurez-vous que chaque membre a parfaitement compris son rôle et ses responsabilités.
2. Sélectionner les bonnes personnes
Tout collaborateur ne peut devenir membre d’une équipe multi-sites. La principale compétence des équipes de ce type est de savoir être autonome et communiquer efficacement. Les candidats doivent être agiles et particulièrement ouverts au changement.
3. Déployer des outils de collaboration
L’un des piliers de telles équipes est la communication. Il est donc indispensable de se munir des outils technologiques adéquats. Plateformes de visioconférence, logiciels de messagerie ou système de gestion de projets doivent être déployés.
4. Favoriser une communication fluide
Pour vous assurer que l’ensemble des membres communique de manière régulière, vous pouvez utiliser une plateforme collaborative. Ce type d’outils est idéal, car il regroupe toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin et favorise l’implication des membres de l’équipe.
5. Gérer les différences
La répartition géographique des membres peut occasionner des incompréhensions, des malentendus voire des tensions. Ces dernières naissent des différences culturelles ou linguistiques. Sensibilisez les membres à ces questions ou mettez en place une formation en communication interculturelle pour relever ce défi.
6. Soutenir le management
La pression sur les managers d’équipes multi-sites. Il est donc souhaitable d’être compréhensif, de les soutenir et de les accompagner via des formations spécifiques. Celles-ci peuvent concerner l’interculturalité, la gestion des conflits ou la gestion du travail à distance.
7. Établir des processus
Pour gérer son action efficacement, il est indispensable d’établir des processus clairs et transparents pour tout le monde. Vous pouvez mieux gérer les projets et les conflits potentiels.
8. Ajuster en permanence
Bien entendu ces étapes ne sont que la première étape vers le succès de votre équipe multi-sites. Nous vous recommandons de mettre en place un suivi des performances via des indicateurs de performance adaptés. Si vous détectez des tensions ou des problèmes, il est nécessaire de réajuster et réévaluer votre stratégie et vos processus.
En résumé, les équipes multi-sites favorisent la croissance, l’innovation et la réactivité. Cependant, il est aussi nécessaire de relever des défis conséquents tels que l’implication des collaborateurs ou la gestion des conflits. Pour surmonter ces difficultés, il est fortement conseillé d’investir dans une infrastructure technologique et des formations adaptées à ces problématiques.
