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Comment optimiser son système de validation de documents ?

Comment optimiser son système de validation de documents ?

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Publié par David Galiana, le mardi 2 novembre 2021, mis à jour le mercredi 3 novembre 2021

Que vous souhaitiez faire relire votre dernier article, présenter le design d’un nouveau produit ou rassembler des données pour le prochain rapport d’activité, vous avez besoin que quelqu’un valide votre travail pour passer à l’étape suivante.

Quel que soit le secteur ou la taille de votre organisation, chaque tâche ou document réalisé au quotidien doit faire l’objet d’une validation. Et tous les services sont concernés. On pourrait alors penser que toutes les entreprises ont mis en place un processus de validation des documents efficace et rapide. Il n’en est rien. Aujourd’hui encore, des projets prennent du retard parce qu’un élément clé n’a pas été approuvé à temps ou a reçu des demandes de modifications contradictoires, pris au piège d’un système de validation lent et complexe.

Ce temps perdu à attendre une validation nuit aux performances et à la productivité de vos collaborateurs et de votre entreprise en général. Il est temps d’agir !

Découvrez ce qu’est un processus de validation et suivez ces 4 conseils pour optimiser votre système de validation de documents dès aujourd’hui.

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Qu’est-ce qu’un processus de validation de documents ?

Chaque document, produit ou design réalisé par un service doit impérativement respecter les standards de qualité préalablement définis par l’entreprise. Pour s’en assurer, il doit donc être approuvé une ou plusieurs fois au cours de sa conception, avant d’être publié, fabriqué ou transmis au client.

Pour éviter que la validation d’un livrable ne prenne trop de temps, vous devez mettre en place un processus de validation des documents. Il s’agit d’un ensemble d’étapes qu’il est nécessaire de suivre pour examiner et valider différents types de documents et de livrables (c’est-à-dire tout ce qui est produit par les services de votre organisation au quotidien).

Les personnes en charge de la validation au sein de l’entreprise doivent donc s’appuyer sur des lignes directrices à respecter. Cela évite qu’elles ne jugent votre travail de manière subjective, en donnant leur avis personnel (et non professionnel) et en utilisant leurs propres standards de qualité.

Traditionnellement, un processus de validation de document fonctionne de la manière suivante :

  • un document est envoyé pour approbation.
  • Celui-ci peut être approuvé, rejeté, ou une demande de modifications est formulée.
  • Si le document n’est pas validé, il est renvoyé à la personne / l’équipe en charge pour être révisé.
  • Une fois les modifications intégrées, il est à nouveau soumis à la validation.

Un document peut passer par plusieurs étapes de validation et plusieurs approbateurs.

Attention, ici le terme « document » ne signifie pas forcément un document Word ou PDF. Il s’agit d’un terme général pour désigner le fruit du travail d’un collaborateur, d’une équipe ou d’un service. Il peut s’agir d’un article de blog, d’une nouvelle fonctionnalité pour votre application ou d’un nouveau packaging.

4 conseils pour optimiser votre processus de validation de documents

1. Bien s’équiper

L’idéal pour mettre en place un système de validation de documents efficace, c’est de vous équiper d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED) sur lequel vous pouvez stocker, organiser, hiérarchiser et gérer l’ensemble des fichiers de votre entreprise.

Ainsi, une fois que tous les documents sont centralisés et facilement accessibles, il est plus simple de soumettre votre travail pour validation. Vous pouvez également assigner un document à plusieurs approbateurs, définir des dates butoirs de validation, et déterminer les différents types d’accès pour chaque fichier (lecture seule, édition, suggestion, validation, etc.).

Enfin, l’utilisation d’un outil adapté pour votre processus de validation de documents vous permet de :

  • instaurer des alertes et des notifications pour informer les personnes concernées de soumettre ou de valider le document en question ;
  • suivre l’évolution du processus de validation d’un fichier ;
  • analyser les données et comprendre où se situent les points bloquants pour améliorer le processus et le rendre plus performant.

2. Séparer vos documents internes et externes

Dans une entreprise, on distingue généralement deux types de documents :

  • les documents internes : il s’agit des fichiers utilisés et diffusés uniquement au sein de l’organisation et qui concernent notamment son fonctionnement (données clients, processus, etc.) ;
  • les documents externes : ce sont les fichiers à l’intention des clients, des fournisseurs et des partenaires de l’entreprise (contrats, devis, factures, livrables, etc.).

Il convient donc de définir deux systèmes de validation séparés : l’un interne et l’autre externe.

Soignez votre processus de validation externe afin d’offrir à vos clients un service impeccable, un moyen simple et efficace de communiquer sur chaque révision et un système de suivi automatisé.

3. Définir précisément les rôles de chacun

Selon la taille de votre entreprise, un processus de validation inclut généralement plus de deux personnes. Lorsque plusieurs personnes et services sont impliqués, les choses peuvent sérieusement se compliquer.

Pour que chacun puisse s’y retrouver, il est préférable de définir des rôles spécifiques pour chaque étape du processus de validation, de la création du document jusqu’à son approbation finale.

En général, on distingue quatre rôles :

  • la personne qui soumet le document pour qu’il soit validé ;
  • l’approbateur, c’est-à-dire la personne qui valide ou rejette le document ;
  • l’intermédiaire qui intervient sur le document pour le modifier (l’éditeur) ;
  • le manager qui supervise la totalité du processus de validation.

Vous devez expliquer chaque rôle en détail et indiquer le délai nécessaire pour accomplir la ou les tâches correspondant à chaque rôle.

Un conseil : impliquez uniquement les personnes concernées par le projet dans le processus de validation. Ainsi seul un nombre restreint de personnes sera impliqué, ce qui allégera grandement le processus et évitera tout risque de confusion ou de frustration.

4. Prendre en compte les besoins de chaque rôle

Pour optimiser votre système de validation de documents, vous devez vous poser les bonnes questions.

Par exemple :

  • dans quel format les documents doivent-ils être soumis ?
  • Est-ce qu’un approbateur peut éditer un document ?
  • Comment les différents rôles peuvent-ils communiquer entre eux ?
  • A quels moments la personne qui a soumis le document doit-elle recevoir des notifications ?

Mettez-vous à la place de chaque utilisateur pour savoir de quoi il a besoin pour accomplir sa mission.

Par exemple, une fois le document soumis à validation, la personne qui l’a soumis appréciera de recevoir des notifications régulières pour connaître le statut du document. Quant à l’approbateur, il voudra savoir combien de documents il doit valider et dans quels délais afin de gérer efficacement son temps de travail.

Pour conclure

Le processus de validation de documents vous permet de gagner du temps et de l’argent. Et surtout, vous créez un système fiable et standard qui sera utilisé pour l’ensemble des salariés de votre entreprise.

Afin de vous assurer que votre processus de validation de documents est efficace et fonctionne correctement, vous devez le tester. Si vous constatez des dysfonctionnements, n’hésitez pas à le modifier.

 

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