Toute entreprise, quel que soit son domaine d’activité, a besoin de trouver de bons fournisseurs ou prestataires lorsqu’elle doit effectuer des travaux ou acheter un produit ou un service. C’est grâce à un appel d’offres que l’entreprise pourra trouver le prestataire qui correspond à ses exigences.
Afin d’éviter d’être submergé par les propositions ou de recevoir des offres qui ne sont pas adaptées à vos besoins, il est essentiel de rédiger vos appels d’offres avec soin. Ainsi, vous obtiendrez des réponses de qualité et vous gagnerez un temps précieux.
Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?
Un appel d’offres est une procédure dont l’objectif est de mettre en concurrence plusieurs entreprises afin de fournir une prestation, un produit ou un service.
L’appel d’offres permet à un commanditaire ou maître d’ouvrage (une entreprise ou un organisme public) de choisir parmi les propositions commerciales chiffrées de plusieurs offreurs, celle qui répond le mieux aux besoins et aux critères formulés dans le cahier des charges.
Un appel d’offres peut être aussi bien public que privé, mais il est légalement obligatoire dans le cas de la passation d’un marché public. Aujourd’hui, c’est une pratique courante dans les processus d’achat B to B, c’est-à-dire entre entreprises. De la construction d’un bâtiment à l’achat d’outils informatiques, tous les secteurs sont concernés ainsi que les entreprises de toutes tailles.
En France, il existe deux sources de diffusion pour les appels d’offres :
- le Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP),
- le Journal officiel de l’Union européenne (JOUE).
Voici quelques conseils pour rédiger correctement un appel d’offres.
Comment bien rédiger votre appel d’offres ?
Un appel d’offres doit être rédigé de façon professionnel et avec soin afin de garantir que vous recevrez des propositions qualitatives et qui respectent votre budget. En lisant votre appel d’offres, les potentiels soumissionnaires doivent parfaitement comprendre vos besoins et immédiatement savoir s’ils sont capables ou non d’y répondre.
La rédaction d’un appel d’offres demande de suivre une structure bien précise. Voici les différents éléments qui doivent le composer :
- une introduction,
- les exigences spécifiques du produit ou service recherché,
- les critères de sélection et les méthodes d’évaluation,
- un échéancier avec les délais de livraison,
- la description de l’ensemble de la procédure (de la publication de l’appel d’offres à la fin du projet).
Les différentes étapes de la rédaction d’un appel d’offres
Suivez ces étapes pour rédiger un appel d’offres professionnel et convaincant.
1. Définir votre projet et vos besoins
Avant de vous lancer dans la création de votre appel d’offres, prenez le temps de déterminer en quoi consiste votre projet, ce dont vous avez besoin pour le réaliser et ce que vous attendez du futur fournisseur.
Soyez précis et dressez la liste des tâches que le prestataire devra effectuer, comment il devra procéder, où le travail se déroulera et quand il devra être terminé. Appuyez-vous sur cette liste lors de la rédaction de votre appel d’offres pour être certain de ne rien oublier.
2. Rédiger une introduction
L’introduction permet de résumer la raison de votre appel d’offres. Présentez succinctement votre projet, indiquez la date de démarrage et la date butoir, et expliquez la problématique que vous souhaitez résoudre.
3. Présenter votre entreprise
Faites une brève présentation de votre entreprise. Expliquez qui vous êtes et ce que vous faites pour que les potentiels soumissionnaires se fassent une idée précise de votre société. Incluez toutes informations utiles telles que votre statut, le nom de votre dirigeant, le chiffre d’affaires des dernières années, vos activités principales, vos réalisations, vos valeurs, etc.
Vous devez donner envie à votre futur prestataire de travailler avec vous.
4. Décrire le projet et son contexte
Cette étape vous permet d’expliquer les raisons qui motivent cet appel d’offres. Décrivez le problème auquel vous êtes confronté et comment vous souhaitez le résoudre. Développez avec précision vos exigences et ce que vous attendez du prestataire afin d’aider les fournisseurs potentiels à se positionner ou non sur votre projet.
Dans cette section, indiquez également votre budget et l’expérience souhaitée.
5. Rédiger le cahier des charges
Il s’agit de la partie la plus importante de l’appel d’offres. En effet, le cahier des charges permet de formuler avec précision vos besoins, vos attentes et vos exigences vis-à-vis du prestataire. Il contient :
- la description des besoins,
- les fonctionnalités et les usages attendus du produit ou service,
- les livrables,
- les contraintes (budget, délais, etc.).
Soyez le plus précis possible pour recevoir des réponses ciblées qui correspondent totalement à vos besoins.
6. Préciser le déroulement de l’appel d’offres
A présent, vous devez décrire comment va se dérouler votre appel d’offres. Plusieurs informations doivent apparaître dans cette section :
- les critères de sélection : expliquez comment sera sélectionné le vainqueur de l’appel d’offres (zone géographique, taille de l’entreprise, expérience, etc.) ;
- le format attendu pour la réponse aussi bien sur le fond que sur la forme : décrivez comment les soumissionnaires doivent présenter leur proposition (format papier ou électronique, différentes options tarifaires, etc.) ;
- les conditions générales d’achat : il s’agit de l’ensemble des règles d’achat mises en place vis-à-vis de vos fournisseurs qui permettent d’encadrer vos relations commerciales ;
- les clauses complémentaires : indiquez si une clause de confidentialité s’applique, quelles sont les normes à respecter, etc.
En décrivant précisément comment les fournisseurs doivent répondre, vous vous assurez que toutes les offres reçues auront le même format. Ce qui vous facilitera grandement la tâche lors de l’évaluation des réponses. Attention cependant à ne pas décourager les éventuels prestataires avec des critères trop difficiles ou sélectifs.
7. Donner les dates clés
Indiquez les dates importantes de l’appel d’offres :
- date de la remise de la proposition commerciale par les fournisseurs,
- date de la prise de décision,
- date du démarrage du projet,
- date de la livraison du projet.
Ainsi, les soumissionnaires peuvent s’organiser et déterminer s’ils ont suffisamment de temps pour travailler avec vous. Pensez à laisser un délai assez long pour soumettre une offre, surtout si vous demandez des propositions détaillées.
8. Soigner la présentation et relire
N’envoyez pas votre appel d’offres sans l’avoir relu. Assurez-vous qu’il est facile à lire et à comprendre. Évitez les phrases trop longues, mettez des sous-titres et utilisez des listes à puces pour plus de clarté. N’hésitez pas à le faire relire par un collègue.
