Vous en aviez marre de perdre votre temps à chercher et à gérer vos documents chaque jour, plutôt que de vous consacrer aux tâches plus importantes. Vous avez donc décidé d’adopter un logiciel de gestion électronique des documents ou GED.
Comme son nom l’indique, ce type d’outil permet de gérer, organiser, diffuser et archiver l’ensemble des documents de votre entreprise. Un logiciel GED est un outil indispensable qui favorise la transformation digitale de votre organisation. Il prend en charge tous les types de documents, quel que soit leur format (feuilles de paie, factures, contrats de travail, emails, PDF, images, documents Word, etc.) et il permet à vos collaborateurs d’accéder facilement et rapidement aux fichiers dont ils ont besoin.
A présent, vous devez vous décider sur le logiciel à adopter. Voici les critères à prendre en compte pour bien choisir votre outil GED.
Les fonctionnalités indispensables
Pour commencer, vous devez déterminer quels sont vos besoins en matière de gestion documentaire. Votre GED doit-il uniquement vous permettre d’archiver vos documents ? Souhaitez-vous l’utiliser pour la validation et la diffusion des fichiers ?
Quel que soit votre objectif, veillez à choisir un logiciel qui propose toutes les fonctionnalités de base telles que :
- la numérisation de fichiers papier ;
- le classement et l’archivage des documents ;
- l’indexation des documents et un moteur de recherche pour les trouver facilement ;
- le partage et la diffusion des fichiers ;
- le contrôle d’accès aux documents.
Idéalement, la solution GED pourra posséder d’autres fonctionnalités optionnelles mais très pratiques au quotidien telles que :
- la validation et la signature électroniques ;
- la possibilité d’automatiser certaines tâches (diffusion, partage, etc.) ;
- un système de gestion des versions pour modifier un fichier à plusieurs ;
- l’accès à vos documents en ligne et hors ligne depuis n’importe quel appareil.
Un outil personnalisable
Parce que vos besoins peuvent évoluer en même temps que votre entreprise se développe, il est important de sélectionner un logiciel de gestion documentaire personnalisable.
Ainsi, vous pourrez commencer avec les fonctionnalités de base, ce qui vous évitera de payer pour des fonctionnalités que vous n’utilisez pas. Et surtout, vous pourrez personnaliser votre outil comme vous le souhaitez et le faire évoluer en même temps que vos besoins changent.
La facilité d’utilisation
Voici une condition incontournable pour tout type de logiciels : il doit être facile à prendre en main. Si vous voulez que votre solution GED soit adoptée par l’ensemble de vos salariés, vous devez vous assurer qu’elle est facile à utiliser.
En effet, l’objectif d’acquérir un logiciel de gestion électronique des documents, c’est de vous aider, vous et votre équipe, à être plus efficaces et à gagner du temps lors de vos recherches de fichiers.
De plus, si votre GED semble trop compliqué, vos collaborateurs feront tout pour éviter de s’en servir. Vous devez donc vous assurer que le logiciel est intuitif, simple et visuellement attractif, et qu’il offre une navigation simplifiée pour une prise en main facile. Une petite formation est, bien sûr, indispensable pour que l’ensemble de vos salariés soit rassuré et se sente à l’aise pour l’utiliser.
La sécurité des données
En entreprise, la sécurité de données est primordiale. Qu’il s’agisse des données sensibles de vos projets ou des informations concernant vos clients ou vos salariés, vous ne voulez pas qu’elles tombent entre les mains de personnes malintentionnées.
Au travail, il est facile d’accéder à n’importe quel document stocké sur le réseau, de supprimer un fichier par erreur ou d’envoyer un email contenant une pièce jointe confidentielle à la mauvaise personne. Ces maladresses sont bien souvent irrattrapables.
Avec la gestion électronique des documents, vous pouvez contrôler l’accès aux différents documents. Il vous suffit de déterminer qui a accès à quel fichier et de restreindre l’accès à certains dossiers par mot de passe. De plus, l’ensemble de vos documents est stocké dans un système sécurisé, protégé des attaques informatiques, des pannes et des risques naturels (inondation, incendie, etc.). Un système de backup est généralement mis en place pour récupérer vos données en cas de problème.
Enfin, pensez à vous renseigner auprès de votre prestataire pour savoir dans quel pays sont stockées vos données car celles-ci sont soumises à la loi du pays en question (souveraineté numérique).
L’intégration avec vos autres outils
Le système GED que vous choisissez doit s’intégrer facilement avec les autres plateformes, applications et outils que vous utilisez au quotidien (messagerie, logiciel de gestion de la relation client ou de facturation, etc.). Ainsi, vous êtes plus efficace dans la création, la diffusion et la gestion de vos documents, et le traitement et l’échange de données sont plus faciles et rapides.
Le prix
A moins que vous n’ayez un budget illimité, le prix d’un logiciel GED est un élément important à prendre en compte dans votre choix. Cependant, sachez que le prix varie selon :
- les fonctionnalités choisies,
- le nombre d’utilisateurs,
- le nombre de documents à traiter,
- le type et le format des documents,
- l’espace de stockage,
- le support technique.
Pour éviter les mauvaises surprises, pensez à bien vérifier ce qui est inclus ou pas dans le tarif : la maintenance et les mises à jour régulières, l’accompagnement, la formation et l’accès aux ressources (tutoriels, base de connaissances, présentation des nouvelles fonctionnalités, etc.), l’intégration avec différents outils, etc.
Une solution GED est aujourd’hui incontournable pour vous faire gagner du temps, améliorer la productivité de vos équipes et garantir la sécurité de vos données, et ce, quelle que soit la taille de votre entreprise.
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