Vous cherchez un moyen plus simple de collaborer et de partager des fichiers entre collègues, collaborateurs et partenaires commerciaux ? Avec la popularité croissante des applications basées sur le cloud, il est désormais possible de partager en toute sécurité des éléments et des fichiers numériques en un rien de temps.
Le partage de fichiers dans le nuage révolutionne la façon dont les gens travaillent ensemble. Il permet aux utilisateurs de stocker, d’accéder et de synchroniser rapidement leurs données à partir de plusieurs appareils connectés. L’utilisation de services de stockage en nuage peut aider les entreprises à gagner du temps et de l’argent en garantissant des processus de collaboration rapides. Dans cet article, nous allons explorer le fonctionnement du partage de fichiers dans le nuage et fournir des conseils pratiques pour l’utiliser afin de collaborer efficacement avec votre équipe.
Qu’est-ce que le partage de fichiers dans le cloud ?
Le partage de fichiers dans le cloud est un service en ligne qui permet à un ensemble d’utilisateurs de rechercher, d’envoyer, de recevoir ou de consulter un document. De plus, cette approche collaborative et digitale est idéale pour permettre à différents collaborateurs de travailler conjointement en temps réel sur un ou plusieurs documents.
Quels sont les avantages du partage de fichiers ?
Utiliser un espace de stockage en ligne aussi appelé drive pour partager les documents présente de nombreux avantages. En effet, grâce à cet espace en ligne, votre entreprise gagne en performance et en résilience. Découvrons pourquoi.
Facilité d’accès aux fichiers
Le premier atout d’une telle solution en ligne est le gain de temps qu’elle procure. Au lieu de rechercher des fichiers durant de longues minutes sur un ordinateur Windows ou un Mac, vos collaborateurs ont au contraire la possibilité de trouver rapidement l’information recherchée. Aussi simple qu’une recherche sur Google, l’usage du drive est incontournable pour mettre la main sur un document en tapant un simple mot-clé dans la barre de recherche de l’outil.
Collaboration temps réel
Un lien de partage suffit pour permettre aux collaborateurs d’accéder au dossier de groupe. Les utilisateurs peuvent alors consulter un fichier volumineux ou opérer un transfert en quelques instants. Quelle que soit la distance, les membres d’une équipe peuvent ainsi atteindre leurs objectifs via une plateforme commune. De plus, étant donné que les documents sont modifiés en temps réel, l’ensemble des utilisateurs sont à chaque fois certains d’avoir sous les yeux une version à jour et récente du document de travail. Ajoutons qu’il est généralement possible d’ajouter des commentaires ou recevoir des notifications, ce qui améliore nettement la réactivité de l’équipe dans sa globalité.
Sécurité et sauvegarde des données
Le partage de fichier repose le plus souvent sur une robuste architecture cloud. Sans devoir utiliser de mot de passe, l’équipe est ainsi capable de partager et sécuriser ses documents sur le Web sans inquiétude. En effet, la gestion des autorisations et l’envoi de liens sécurisés permettent à l’application de préserver la confidentialité des données. Vous pouvez alors stocker des fichiers de toute taille et y accéder à tout moment et en tout lieu, sans devoir craindre pour leur sécurisation.
Réduction des coûts
Par ailleurs, opter pour une solution dans le cloud est très pertinent pour réaliser des économies. En effet, au lieu d’investir pour mettre sur pied une infrastructure de stockage conséquente et sécurisée, vous pouvez externaliser ce besoin via une solution cloud. D’autant que le stockage sur un site distant est important pour la préservation des données. En cas d’incendie ou tout autre accident au sein de l’entreprise, l’ensemble de vos documents sont protégés et enregistrés dans un centre de données tiers.
Comment partager des fichiers sur le cloud ?
Plusieurs étapes vous permettent de rapidement bénéficier des atouts du cloud pour le partage de documents :
- Choisissez votre fournisseur de solutions cloud, puis créez un compte ;
- Via l’interface de votre compte, vous pouvez commencer à ajouter des documents, le plus souvent via un simple glisser-déposer ;
- Une fois le document en ligne, il est très simple de partager le fichier avec vos collaborateurs. Via un bouton partage et/ou la création d’un lien de partage, quelques secondes suffisent pour envoyer le document sélectionné ;
- Notez qu’il est nécessaire d’ajouter les comptes de vos collaborateurs et/ou leurs adresses mails et moduler le niveau de permission ;
- Une fois que tout est paramétré, les membres de l’équipe pourront recevoir vos documents. En fonction des autorisations qu’ils possèdent, ils auront aussi la possibilité d’envoyer, modifier ou supprimer des fichiers.
Quelles sont les bonnes pratiques du partage de fichiers ?
Pour tirer pleinement parti de la mise en réseau de votre document, il est indispensable de suivre certaines bonnes pratiques. Celles-ci sont notamment importantes pour garantir la sécurité de votre compte et la préservation des données d’entreprise.
Gérer les autorisations et les accès
Avant tout, pensez à bien définir les droits de chacun. En effet, un drive peut être organisé en différents niveaux d’autorisations. En fonction du poste ou des responsabilités des collaborateurs, leurs droits sur chaque fichier peuvent différer. C’est un point essentiel pour préserver la sécurité des données du projet.
Sauvegarder les données sur plusieurs supports
Vous n’êtes jamais à l’abri d’un accident. Bien que les documents stockés dans des centres de données distants soient protégés et parfaitement sécurisés, prenez le temps de réaliser des sauvegardes. Il est en effet tout à fait envisageable d’effectuer des opérations de sécurisation régulières des données. Pour ce faire, téléchargez localement vos documents en format zip et stockez-les dans des disques externes, idéalement non connectés à internet.
Vérifier les normes de sécurité des données
Avant de souscrire à une offre en ligne, consultez son niveau de sécurisation. Un outil peut être gratuit et attrayant, mais ne pas proposer une sécurité suffisante pour le partage de fichier en entreprise. Si possible, choisissez une plateforme utilisant les protocoles sécurisés tels que FTP, SFTP, HTTPS ou SSLv3. Côté administrateur, veillez aussi à mettre à jour les autorisations des différents collaborateurs de manière régulière.
Comment bien choisir son outil de partage de fichiers ?
Le choix du bon outil de partage de fichiers dépend d’une série de facteurs tels que le nombre d’utilisateurs qui doivent y avoir accès, la nécessité de partager et de collaborer en temps réel ou la volonté de stocker des documents à long terme. En outre, tenez compte des caractéristiques qui vous importent le plus, qu’il s’agisse de la sécurité, de l’évolutivité ou de la facilité d’utilisation.
Chaque outil de partage de fichiers possède ses propres caractéristiques. Il convient donc d’examiner toutes les options avant de choisir celle qui répond le mieux à vos besoins. Enfin, veillez à établir un budget en conséquence, car le coût et la tarification peuvent également jouer un rôle dans le processus de sélection.
