Dans un monde de plus en plus axé sur la rentabilité et l’efficacité, les entreprises doivent innover pour rester compétitives. Heureusement, grâce à la prévalence de la technologie de la vidéoconférence, les organisations de toutes tailles ont pu tirer parti des réunions virtuelles pour améliorer leurs opérations.
Les appels vidéo sont parfois considérés comme l’une des plus grandes avancées en matière de technologie de la communication au cours des dernières décennies. C’est pourquoi de nombreuses entreprises ont commencé à utiliser cette technologie de manière intensive. La vidéoconférence a en effet permis aux entreprises de travailler plus facilement à distance, de maintenir des protocoles de distanciation sociale, mais aussi de réduire les frais de déplacement. Ces processus se traduisent in fine par une accélération significative du rythme de travail et de la productivité dans les différents services.
Pour vous aider, vous aussi, à bénéficier pleinement de ce type d’application, nous vous présentons son importance ainsi que les 6 atouts incontournables d’un logiciel d’appel vidéo.
Qu’est-ce qu’une solution de vidéoconférence ?
Une solution de vidéoconférence est une technologie qui permet aux personnes de communiquer entre elles au moyen d’une connexion internet. Il est alors possible d’organiser des conversations virtuelles en face à face avec vidéo, audio, et chat textuel. Il n’est pas rare que de tels outils intègrent aussi des capacités de partage de fichiers.
Grâce à ce type de solutions logicielles, les réunions d’affaires, les interactions avec les clients et les présentations peuvent facilement se dérouler à distance, quel que soit l’endroit où l’on se trouve. Si la visioconférence devient de plus en plus populaire pour les entreprises de toutes tailles, c’est parce qu’elle élimine la nécessité de se déplacer physiquement, ce qui permet d’économiser du temps, de l’argent et des ressources.
Les chiffres incontournables de la visioconférence
Certaines études mettent en lumière l’importance des solutions d’appels vidéo. Les chiffres suivants notamment sont éloquents à cet égard :
- Près de 50% des individus sondés par une Owl Labs ont déclaré suite à la COVID-19 ne pas vouloir retourner vers des emplois ne proposant le télétravail. Il est donc essentiel d’acquérir des outils adaptés pour répondre à ce besoin[1].
- Toujours selon Owl Labs, les entreprises qui font le choix d’offrir des possibilités de travailler à distance via des outils de vidéoconférence observent une réduction notable de 25% de la rotation du personnel[2].
- D’après une étude Velocity Global, 80% des répondants ont affirmé que le télétravail associé à des solutions de visioconférence a amélioré leur satisfaction au travail[3].
- 90% des collaborateurs déclarent que l’usage des outils de visioconférence réduit le temps nécessaire pour finaliser un projet[4].
Certes, chaque entreprise a des problématiques différentes. Toutefois, ces études démontrent l’impact significatif des solutions de vidéoconférence sur l’organisation du travail, mais aussi, et surtout sur les performances des entreprises qui osent sauter le pas.
Pourquoi utiliser une telle solution ?
Les appels de groupe vont vous permettre d’améliorer notablement la performance de votre entreprise, notamment dans le cadre de la réalisation de projets regroupant de nombreux collaborateurs. Ceci, car utiliser une solution de visio comporte de nombreux atouts intéressants.
1. Accroître la productivité des employés
En premier lieu, les projets se déroulent plus efficacement grâce aux appels vidéo. Tous les collaborateurs peuvent travailler conjointement. En effet, la solution de visioconférence offre des fonctionnalités incontournables telles que la messagerie en temps réel, le partage d’écran ou le partage de documents.
2. Une plus grande fluidité des connexions
Les connexions sont plus rapides grâce à la visioconférence. Les points de friction sont éliminés par la facilité d’utilisation de ces outils et leur nature dématérialisée. Fluidifier les connexions est notamment indispensable pour toutes les entreprises ayant des équipes réparties sur plusieurs sites géographiques.
3. Accélérer la communication entre les équipes
Grâce à la capacité de démarrer à la volée des réunions dès que cela s’avère nécessaire, la communication est bien plus rapide. Nul besoin de se déplacer physiquement ou de préparer des salles de réunion. Au contraire, un clic sur l’icône présente sur un téléphone ou un ordinateur et tous les membres se retrouvent pour faire le point sur les dernières avancées liées au projet.
4. Rendre les réunions plus accessibles
Offrir la capacité à vos collaborateurs de réaliser un appel vidéo en quelques secondes, n’importe où, est indispensable pour faciliter leur quotidien. Rejoindre la réunion ne demande plus aucun effort. En fonction du meilleur appareil disponible au moment de la réunion, qu’il s’agisse d’un ordinateur, d’une tablette, d’un iPhone ou d’un smartphone Android, les collaborateurs peuvent se connecter en quelques instants.
5. Réduire les coûts associés
En n’ayant plus besoin de se déplacer pour échanger de manière constructive, les différents membres de votre équipe n’ont plus de frais de déplacement inutiles. Au contraire, via un simple téléphone d’entreprise ou personnel, ils rejoignent la réunion et commencent à collaborer en temps réel.
6. Améliorer la cohésion d’équipe
Enfin, faire appel à la visioconférence est idéal pour préserver et accroître la cohésion des équipes. En télétravail notamment, l’usage de la vidéo est indispensable pour garder une certaine forme de proximité. Chacun peut intervenir et partager son point de vue. De plus, les nombreux outils de collaboration comme le partage d’écran favorisent l’implication de l’ensemble des membres de l’équipe.
Comment choisir le bon outil de visioconférence ?
Skype, WhatsApp, Zoom, Messenger, Google Duo, Google Meet, les solutions de messagerie et d’appels vidéo ont fleuri ces dernières années. De nombreux particuliers possèdent un compte sur l’une de ces plateformes et parfois même l’application dédiée sur leur mobile. Cependant, les besoins d’une entreprise et des professionnels qui y travaillent ne sont pas identiques aux particuliers. Par conséquent, il est indispensable d’évaluer vos besoins pour opter pour la solution la plus pertinente.
Nous vous recommandons de prendre en compte l’ensemble de ces critères avant d’acquérir votre outil d’appel vidéo :
Les fonctionnalités de l’outil : Avant tout, listez vos besoins et évaluez chaque solution de visioconférence. Si possible, essayez le plan tarifaire gratuit pour vérifier si toutes les fonctionnalités sont présentes. Ces dernières peuvent être le nombre d’utilisateurs qui peuvent se connecter, le partage d’écran, la capacité de prendre des notes ou bien encore d’enregistrer les réunions d’équipe.
La comptabilité avec votre SI : Ensuite, optez pour une solution qui pourra s’intégrer de manière fluide à vos processus actuels. Ainsi, le logiciel doit être compatible avec vos appareils et vos systèmes d’exploitation. L’idéal est de choisir un outil SaaS. L’utilisation et la mise à jour seront ainsi facilitées.
La simplicité d’utilisation : Chaque collaborateur doit être en mesure de rapidement prendre en main l’outil que vous avez choisi. Pour cette raison, privilégiez sans hésiter les outils les plus accessibles. Vos collaborateurs perdront moins de temps et leur implication sera renforcée.
La sécurisation des données : Il est en outre essentiel que la solution de visioconférence propose une sécurité des données et une préservation des données personnelles à la hauteur de vos exigences. Vous ne devez pas transiger avec les informations sensibles ni avec le respect de la vie privée de vos collaborateurs.
L’assistance client : Enfin, le support client doit être aussi réactif qu’expérimenté. De cette manière, en cas de problème, vous retrouverez rapidement l’usage de votre outil et les performances de votre entreprise ne seront pas affectées.
[1] Owl labs, 10 key stats from Owl Labs state of remote work 2020, 2020
[2] smallbizgenius.net, The ultimate list of remote work statistics : the 2023 edition, 2023
[3] Velocity Global, The complete guide : how to successfully build and manage a remote international workforce, 2020
[4] Medium, 50 video conferencing statistics, 2020
