Qu’est-ce que l’automatisation des tâches ?
L’automatisation des tâches se définit comme un ensemble de procédures permettant d’exécuter des tâches répétitives de manière automatisée. Les progrès technologiques permettent d’effectuer ce type de tâches à faible valeur ajoutée de manière plus efficace et plus rentable. Certaines solutions informatiques spécialisées peuvent ainsi répéter le même ensemble de tâches normalement effectuées par des humains, ce qui réduit les erreurs tout en augmentant la productivité.
En outre, cette automatisation peut être utilisée dans plusieurs départements tels que les ressources humaines, la gestion des SI, la comptabilité, les relations avec les clients ou le marketing avec la stratégie de génération de leads.
En minimisant l’intervention humaine sur ces tâches banales, l’automatisation des tâches est considérée comme une solution idéale pour maximiser l’efficacité, les humains pouvant concentrer leurs efforts sur des objectifs plus intéressants. À terme, c’est l’ensemble de l’entreprise qui peut être positivement impacté par cette automatisation.
Quels sont les atouts de l’automatisation ?
L’automatisation représente une opportunité pour votre entreprise. De nombreux avantages peuvent en effet être obtenus en utilisant cette approche innovante.
Améliorer la satisfaction des collaborateurs
L’automatisation des tâches peut être immensément bénéfique pour les employés. Elle n’a pas d’impact négatif sur eux. Au contraire, elle leur évite d’avoir à faire un travail répétitif, fastidieux et inintéressant. Les employés peuvent alors consacrer toute leur attention et leur potentiel à des activités plus créatives qui favorisent la croissance et le développement de l’entreprise.
Fluidifier les processus d’entreprises
Avant d’automatiser les tâches, il est essentiel de les répertorier et de cartographier les processus d’entreprise. C’est alors l’occasion idéale d’analyser en profondeur ces processus métiers et de les simplifier. Parfois, la simplification est d’ailleurs nécessaire pour permettre au logiciel d’automatisation de remplir efficacement ses fonctions.
Réduire le taux d’erreurs
Les employés, bien que dévoués à leur travail, peuvent néanmoins commettre des erreurs. S’ils doivent effectuer des tâches répétitives pendant de longues périodes, leur motivation et leur concentration peuvent naturellement diminuer et entraîner des erreurs nombreuses. Les outils d’automatisation offrent ici une alternative. Ils peuvent effectuer la même tâche des milliers de fois sans que l’on puisse discerner une différence de performance.
Accroître la productivité de l’entreprise
Les outils d’automatisation peuvent améliorer l’efficacité des entreprises en exécutant les tâches plus rapidement et de manière fiable. Cela conduit à un retour sur investissement significatif en réduisant les coûts associés. L’automatisation des tâches répétitives permet d’accélérer la production de produits et de services et de libérer les employés pour qu’ils se concentrent davantage sur les tâches essentielles, maximisant ainsi la qualité des projets.
Comment définir quelles sont les tâches à automatiser ?
Pour automatiser les tâches, il est nécessaire d’identifier celles qui doivent bénéficier de cette technologie. Commencez donc par examiner les tâches qui se prêtent le mieux à l’automatisation.
Un processus qui a vocation à être automatisé répond généralement à trois critères incontournables :
- Une tâche récurrente : Il est nécessaire que la tâche soit répétitive pour que l’outil d’automatisation puisse la prendre en charge efficacement.
- Une tâche peu motivante : Si une tâche est pénible pour les collaborateurs, il est judicieux d’envisager son automatisation.
- Une faible valeur ajoutée : Enfin, la tâche ne doit pas nécessiter de grande expertise. L’automatisation doit pouvoir répliquer l’action sans accroc.
Ainsi, l’automatisation des tâches de routine qui ne nécessitent ni créativité ni intelligence émotionnelle est possible grâce à l’utilisation d’un logiciel d’automatisation. Pour appliquer cette automatisation, il faut toutefois se procurer le bon logiciel et procéder à la mise en place d’une séquence structurée d’étapes pour automatiser certains des processus habituellement réalisés par les collaborateurs.
Quelles sont les étapes pour automatiser les tâches ?
Pour que l’automatisation réponde aux attentes, certaines étapes doivent être suivies de manière scrupuleuse. Il est en effet essentiel de bien préparer l’automatisation des processus pour en tirer tous les avantages.
Identifier les tâches à automatiser
En premier lieu, il est nécessaire de déterminer quelles tâches doivent être automatisées. Il n’est pas conseillé d’automatiser un grand nombre de tâches, car cela peut conduire à des résultats médiocres, par exemple la traduction de sites web et la création de contenu.
Toutefois, certaines tâches se prêtent particulièrement bien aux processus d’automatisation. C’est notamment le cas de ces exemples de tâches régulièrement automatisées dans les entreprises :
- Le tri des mails des collaborateurs ;
- La création et l’envoi de factures ;
- La classification des prospects ;
- Mais aussi la saisie et l’analyse de données ;
- La publication d’un article sur un réseau social ;
- La correction orthographique d’un document.
Planifier les processus
Pourquoi automatiser ? Pour garantir le succès de votre stratégie d’automatisation, il est important de définir vos besoins.
Par exemple, si vous automatisez la publication de messages sur un réseau social, quel est votre objectif ? Il peut s’agir de publier trois fois par semaine ou d’atteindre un certain nombre d’impressions. La définition d’objectifs clairs vous aide à planifier les actions et à établir un calendrier pour l’achèvement des tâches.
Sélectionner les outils d’automatisation
Pour atteindre les objectifs souhaités, il faut choisir les outils d’automatisation appropriés. Différents types d’outils sont utilisés pour automatiser diverses tâches. Il faut donc choisir la solution la mieux adaptée à des besoins spécifiques.
Idéalement, la solution que vous allez choisir doit automatiser efficacement les processus, s’intégrer au flux de travail existant, contenir les fonctionnalités nécessaires et être facilement accessible.
Suivez les performances
L’automatisation ne suffit pas. Vous devez également surveiller son effet sur la productivité et la rentabilité. Choisissez des indicateurs de performance pertinents et créez des tableaux de bord pour suivre les changements au fil du temps. Ce retour d’information doit être utilisé pour mettre à jour le processus d’automatisation jusqu’à ce qu’il atteigne les résultats souhaités.
