Comment mieux échanger avec nos partenaires ? C’est la question que l’Agence pour l’informatisation financière de l’État (AIFE) s’est posée en 2016, lors du changement de son prestataire de maintenance de Chorus, l’ERP financier de l’État. Wimi, a répondu Accenture, le prestataire retenu.
Autour de la maintenance de Chorus, l’AIFE doit interagir avec nombre d’acteurs : des prestataires différents pour le cœur SAP et les autres modules, l’exploitant – la direction générale des finances publiques, mais aussi des maîtrises d’ouvrage. « Si l’on ajoute que les prestataires sont multi-sites, la complexité pour interagir justifiait la mise en place d’un outil collaboratif », explique Laurent Robillard, adjoint de la directrice de l’AIFE en charge des applications financières de l’État et des infrastructures transverses.
Pour l’équipe de maintenance de l’agence, deux besoins étaient en ligne de mire. D’abord, la gestion des plans d’action, réalisée jusque-là avec un tableur. Ensuite, pouvoir interagir en temps réel via un outil de chat. « Nos prestataires utilisent beaucoup Skype. Mais nos PC sont gérés par Bercy, qui interdit l’installation d’un produit américain sur nos postes », indique le responsable. Solution française et en mode SaaS, la plateforme de partage de fichiers en ligne Wimi répondait aux deux besoins identifiés et est déployée fin 2016 pour la gestion de la maintenance courante.
Toutes applications confondues, l’AIFE interagit avec 150 à 200 prestataires, selon le contexte, et une trentaine d’exploitants. « Tous les plans d’actions sont aujourd’hui gérés dans Wimi, côté AIFE comme prestataires », souligne Laurent Robillard.
La solution sert aussi au suivi mensuel des indicateurs de performance des prestataires. Quant au chat, il facilite notamment la gestion des incidents. Dès qu’une indisponibilité de la production survient, elle est signalée dans un espace spécifique, grâce auquel les équipes de support ou techniques sont informées en temps réel des actions lancées et de l’avancement de la résolution des problèmes.
Au-delà de la maintenance, l’usage de Wimi s’est aussi propagé au sein de l’AIFE, à commencer par les équipes projets. « Les outils de gestion s’en tiennent généralement à un niveau macro, ils ne descendent pas au niveau de la tâche, comme Wimi », explique Laurent Robillard.
Aujourd’hui, tous les services de l’agence l’utilisent : les équipes maintenance et projets, celles en charge des déploiements et de l’accompagnement des utilisateurs, celles transverses gérant les processus, l’intégration et les recettes, ainsi que les services généraux.
Les 150 agents de l’AIFE disposent d’un compte d’administration (facturé), qui leur permet de créer des espaces de travail. Et l’on compte 300 comptes invités (gratuits) pour les prestataires et les exploitants. « Chaque entité de l’AIFE utilise Wimi, même si ce n’est pas au quotidien », précise le responsable. Le principal usage reste la gestion des plans d’action. Les équipes techniques profitent aussi du partage d’écran et la visioconférence sert parfois pour des petites réunions à trois ou quatre. Côté gestion documentaire, l’usage de Wimi est réduit. L’AIFE dispose d’une GED de CEO-Vision pour sa documentation validée.
Mais parmi les évolutions souhaitées par l’agence, figure notamment la possibilité de pouvoir intégrer une URL dans une tâche, afin de relier une action à un document de la GED. Autre besoin exprimé : pouvoir ajouter d’autres statuts aux actions que ceux proposés. Enfin, l’AIFE aimerait aussi installer le Wimi Drive sur ses PC.
Mais comme avec Skype, Bercy interdit ce client lourd, parce que celui-ci est basé sur une technologie américaine. « Pour tirer vraiment parti du chat et du temps réel, il faut être connecté en permanence à la plateforme. Or, tout le monde ne l’est pas », précise le responsable. Ces limitations n’empêchent cependant pas les cas d’usage de Wimi de se développer. « Disposer de cet outil collaboratif nous permet de faciliter et fluidifier nos processus de travail », souligne Laurent Robillard.
Source : Magazine IT for Business n°2238 – page 34
