Aujourd’hui, la majorité des projets ne peuvent pas être pilotés en utilisant les méthodes de gestion de projet traditionnelles qui sont généralement trop rigides. L’une des raisons principales est qu’il est souvent difficile de définir avec précision les exigences complètes d’un projet dès le début. L’origine de cette difficulté est attribuée à de nombreux facteurs dont des changements constants de la part du client, des objectifs commerciaux vagues, l’évolution du marché ou de la concurrence.
Même si vous parvenez à déterminer des exigences précises, le monde actuel change et évolue à très grande vitesse, et les exigences de votre projet ne peuvent rester figées, elles doivent également évoluer tout au long de la vie du projet. Ainsi, le fait de vouloir piloter un projet avec des méthodes traditionnelles trop rigides constitue une perte de temps et d’argent. La gestion de projet se transforme et il est temps d’adopter la méthodologie Adaptive Project Framework (APF).
Définition
En 2010, Robert K. Wysocki, un leader stratégique reconnu dans le domaine de la gestion de projet, publie le livre Adaptive Project Framework: Managing Complexity in the Face of Uncertainty dans lequel il décrit l’approche AFP.
Egalement appelée gestion adaptative en français, la méthode AFP a été créée pour s’adapter constamment à la situation changeante d’un projet. Ainsi, rien n’est figé dans cette approche, ni la durée du projet, ni le budget, ni les risques, et il est possible de tout ajuster continuellement en fonction des changements dans les caractéristiques du projet.
Pour reprendre la métaphore qu’utilise Robert K. Wysocki dans son livre : pour gérer efficacement vos projets avec la méthode APF, vous devez pensez comme un chef, et non pas comme un cuisinier. Le cuisiner ne fait que suivre des recettes, et si un ingrédient manque, il risque d’être complètement perdu et ne saura pas comment poursuivre sa recette. En revanche, un chef possède les compétences et l’expérience nécessaires pour s’adapter à la situation et créer des recettes délicieuses avec les ingrédients qui sont disponibles.
Afin que cette méthodologie soit mise en place avec succès, deux conditions sont indispensables :
- votre équipe ne doit surtout pas résister au changement. Au contraire, elle doit être capable de l’accepter, de s’y adapter et d’apprendre ;
- le client doit être totalement impliqué dans la gestion du projet du début à la fin, et votre équipe doit entretenir avec lui une relation de confiance basée sur l’échange.
Enfin, retenez que l’AFP n’est pas une approche universelle à utiliser telle que, mais qu’elle s’adapte continuellement aux changements. Elle utilise l’approche de la planification du juste-à-temps, elle considère le client comme le principal décideur, elle fournit une valeur commerciale maximale et elle élimine tout ce qui n’apporte pas de valeur ajoutée.
Comment ça marche ?
La méthodologie Adaptive Project Framework se déroule en cinq étapes.
1. Définition de la portée du projet
Pour commencer, il est indispensable de définir ce qui va satisfaire le client. En d’autres termes, quel est l’objectif du projet ? A quels besoins du client doit-il répondre ? Il s’agit donc de déterminer les conditions de satisfaction (CdS). N’oubliez pas qu’un projet sans but précis est voué à l’échec. Evidemment, le client doit valider les CdS.
Ensuite, vous devez rédiger le Project Overview Statement (POS) qui résume les conditions de satisfaction, décrit ce qui va être réalisé et de quelle manière, et liste les risques et les obstacles potentiels ainsi que les prévisions pour réussir.
Enfin, vous devez produire trois documents :
- la liste des exigences fonctionnelles qui priorise les actions à réaliser. Cette liste peut évoluer au fur et à mesure de la progression du projet ;
- l’organigramme des tâches du projet (OTP), appelé Work Breakdown Structure (WBS) en anglais, qui décompose le travail à accomplir pour atteindre les objectifs du projet ;
- le triangle scope qui indique comment les différentes contraintes du projet, à savoir le temps (c’est-à-dire les délais pour accomplir le projet), les coûts (le budget et les ressources disponibles) et le périmètre du projet, influencent la qualité du projet.
2. Le planning du cycle
Le projet est divisé en mini-projets ou en cycles (appelé également itérations), et chaque cycle doit fournir un ou plusieurs livrables. Cette deuxième étape concerne la planification de chaque cycle du projet. L’objectif est de définir et de planifier les tâches à accomplir.
Dressez la liste des tâches individuelles à réaliser d’après l’OTP, puis établissez l’ordre dans lequel elles doivent être réalisées, identifiez leurs interdépendances, attribuez-les à vos collaborateurs et définissez leur échéance.
3. La réalisation du cycle
Dans cette étape, on commence à travailler sur le projet. Suivez et ajustez le cycle au fur et à mesure. Celui-ci prend fin lorsque le temps défini en amont est écoulé. Tout ce qui n’a pas été terminé dans ce cycle sera reporté au cycle suivant.
Lors de chaque cycle, il est important de noter toutes les demandes de changement et les idées d’amélioration. Il faut également noter les problèmes rencontrés afin de pouvoir y remédier dans les cycles suivants.
4. Le point de contrôle client
Voici une étape essentielle de la méthode AFP. Le client passe en revue la qualité de ce qui a été livré au cours de ce cycle. Avec le chef de projet, ils planifient les éventuelles corrections ou améliorations à réaliser lors de la prochaine itération.
A partir de là, le processus se répète (le planning, la réalisation et la vérification) jusqu’à ce que le projet se termine.
5. Le compte-rendu final
A la fin du projet, le chef de projet, l’équipe et le client évaluent le succès du projet et déterminent si les objectifs ont bien été atteints. Ils consignent ce qui a été appris et définissent les améliorations possibles du processus pour les projets futurs.
Conclusion
Chaque projet est unique. Les méthodes utilisées pour les piloter devraient donc également être uniques et s’adapter aux circonstances propres à chaque projet.
C’est le cas de la méthodologie Adaptive Project Framework qui offre une grande flexibilité et permet de travailler conjointement avec le client tout au long du projet afin de garantir sa satisfaction, et donc le succès du projet.
