Transformation digitale

6 types de réunions ou événements que vous pouvez organiser en visio

6 types de réunions ou événements que vous pouvez organiser en visio

Après deux mois passés confinés, notre vie privée comme notre vie professionnelle ont subi quelques bouleversements auxquels il a fallu s’habituer. Afin de garantir la sécurité des employés et la continuité de l’activité, le télétravail s’est imposé dans la majorité des entreprises et nous avons dû apprendre à jongler avec les différents outils de travail numériques (messageries instantanées, plateformes collaboratives, partage de données, etc.) et à communiquer en visioconférence, un formidable outil de communication devenu indispensable pour organiser des réunions et autres événements professionnels essentiels.

Malgré le retour progressif à la normale, difficile d’imaginer que ces nouvelles habitudes de travail font totalement disparaître du jour au lendemain. Au contraire, il est fort probable qu’elles s’installent définitivement dans notre quotidien. C’est le cas de la visioconférence qui, par exemple, favorise la mobilité en permettant aux collaborateurs de communiquer facilement entre eux, mais aussi avec leurs clients, fournisseurs ou partenaires, quel que soit le lieu où ils se trouvent.

D’ailleurs, savez-vous qu’il existe de nombreux événements que l’on peut organiser en visioconférence ?

1. La réunion de suivi de projet

En gestion de projet, cette réunion est essentielle pour faire un point général sur l’avancement des tâches du projet avec les membres de l’équipe projet.

Ce type de réunion peut avoir lieu :

  • soit tous les matins avant de commencer la journée de travail pour passer en revue les tâches accomplies la veille et faire un point rapide sur les tâches à réaliser dans la journée ;
  • soit une fois par semaine, pour faire un point plus détaillé sur l’avancement du projet.

Grâce à la visio, vous continuez de suivre l’avancement de vos projets, peu importe le lieu où se trouvent vos collaborateurs.

2. La réunion mensuelle des équipes

Cette réunion est l’occasion de faire un point avec l’ensemble des équipes qui travaillent sur un projet. Ces équipes peuvent travailler dans les différents bureaux régionaux de l’entreprise et être dispersées géographiquement. Ainsi, plutôt que de se déplacer une fois par mois au siège de l’entreprise avec toutes les contraintes que cela suppose (organisation des transports, frais divers, retards dus aux embouteillages, grèves ou accidents, etc.), les équipes peuvent toutes se connecter depuis leur lieu de travail via un outil de visioconférence.

Vous gagnez du temps en évitant de vous déplacer, vous économisez sur les frais de déplacement et vous faites un geste pour la planète en réduisant les émissions de CO2 engendrés par l’utilisation des transports.

3. Le brainstorming

Faites prospérer la créativité de votre équipe, même à distance. Le brainstorming (ou remue-méninges en français) est un excellent outil de réflexion collective. Il est utilisé pour trouver un grand nombre d’idées nouvelles afin de résoudre un problème, développer un nouveau produit, lancer une nouvelle campagne de communication, etc.

Il est facile d’organiser un brainstorming en visioconférence car il existe aujourd’hui des outils spécialement conçus pour noter vos idées et les transposer visuellement, facilitant ainsi la communication.

4. Le webinaire

Le webinaire, ou webinar en anglais, vient de l’association des mots “web” et “séminaire”. Il s’agit donc par définition d’une conférence en ligne qui s’organise en visioconférence et utilise un diaporama et une messagerie instantanée pour que les participants puissent poser leurs questions.

Il répond à plusieurs objectifs :

  • se former : on peut participer collectivement à une formation en direct et ainsi faciliter l’acquisition de nouvelles compétences par l’ensemble de l’équipe ;
  • collaborer : le webinaire facilite la collaboration de personnes (collègues, prestataires, clients, partenaires, etc.) qui sont géographiquement dispersés sur un thème ou un projet précis ;
  • vendre : de nombreux webinaires ont pour objectif de vous présenter et de vous vendre un produit ou un service ;
  • développer son réseau : le webinaire favorise la rencontre d’acteurs d’un même secteur afin qu’ils mettent en commun leur expertise et leur expérience, échangent sur un sujet particulier, développent leur réseau et s’entraident.

Le webinaire peut être enregistré pour être ensuite disponible et consultable à tout moment sous forme de podcast.

5. L’entretien individuel

En entreprise, l’entretien individuel a pour objectif d’évaluer les résultats d’un salarié. Le manager et son salarié font un point sur l’activité de ce dernier et dressent le bilan de l’année écoulée. Ils abordent l’atteinte des objectifs fixés, les points forts et les points faibles du salarié ainsi que les possibilités d’amélioration.

Il arrive parfois que le manager et son équipe ne travaillent pas dans les mêmes locaux. Dans ce cas, vous pouvez réaliser l’entretien individuel en visioconférence.

6. Des activités de team building

Gérer des équipes à distance peut être un véritable challenge pour un manager. Réussir à maintenir ses collaborateurs soudés, motivés et impliqués n’est pas chose aisée lorsque vous ne travaillez pas au même endroit. Ainsi, s’appuyer sur la visioconférence pour organiser des activités de team building peut être une très bonne idée.

Voici quelques suggestions d’événements à organiser pour renforcer les liens entre vos collaborateurs et améliorer la cohésion d’équipe :

  • Un déjeuner d’équipe : une fois par semaine (plus ou moins selon les envies), organisez un déjeuner d’équipe en visio pour maintenir un lien et échanger sur l’avancement du projet ou sur les plats que vous mangez.
  • Un afterwork : un soir par semaine, pensez à l’afterwork ou à l’apéro virtuel. Devenus populaires depuis le confinement, les apéros virtuels permettent de partager un moment convivial depuis chez soi.
  • Un workshop sur un thème original : le workshop est un atelier collaboratif auquel tout le monde participe. Encouragez vos collaborateurs à partager leur talent ou leur passion avec les autres membres de l’équipe. Par exemple, Catherine transmet le secret de son fameux gâteau au chocolat, Fred donne un cours de yoga ou de fitness depuis son salon, Marie explique l’art de savoir vendre ou négocier, et Antoine montre comment utiliser la nouvelle plateforme collaborative.

Conclusion

A l’ère du numérique, de plus en plus d’événements professionnels peuvent être organisés virtuellement. Même s’il est important de continuer à privilégier le contact humain, il est possible de faire preuve de créativité pour organiser des événements en visio qui maintiennent la motivation de vos équipes, renforcent les relations et le sentiment d’appartenance, et créent de la cohésion.

Vous n’avez pas encore d’outil de visioconférence ? La plateforme collaborative Wimi est équipée de son propre outil de visioconférence. Lancez-vous !

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