Gestion de projet, Transformation digitale

5 problèmes récurrents lorsque vous partagez des documents

problemes partage de documents

Aujourd’hui, pour travailler efficacement en équipe, il est essentiel de pouvoir communiquer et échanger facilement avec ses collaborateurs, et surtout de pouvoir partager des documents en toute simplicité. Pourtant, de nombreuses entreprises n’ont toujours effectué leur transformation digitale et fonctionnent « à l’ancienne », c’est-à-dire que les fichiers sont stockés sur le réseau et qu’ils sont partagés par email. Cette méthode de fonctionnement posent des problèmes de partage de fichiers qui nuisent fortement à la collaboration de l’équipe, et donc à sa performance et à sa productivité.

Découvrez quels sont les 5 problèmes récurrents lorsque vous partagez des documents avec vos collaborateurs, et quelle est la solution pour y remédier.

Mais où se trouve ce document ?

L’un des premiers problèmes auxquels vous pouvez être confronté lorsque vous partagez un document, c’est de savoir où celui-ci a été initialement rangé. La plupart du temps, les entreprises sont bien organisées et possèdent un serveur avec une arborescence logique où il est, en théorie, facile de retrouver les projets sur lesquels vous travaillez, et donc les documents correspondants.

Cependant, il suffit d’un petit grain de sable dans ce parfait rouage pour tout ruiner. Par exemple, un nouvel arrivant qui ne connaît pas encore très bien le fonctionnement et la méthode de classement des documents au sein de l’entreprise, ou vous qui n’êtes pas très bien réveillé ce matin, et voilà comment un document qui devait être classé dans le dossier X finit dans le dossier Y.

Résultat, l’équipe perd un temps précieux à essayer de remettre la main dessus, avant de se résigner et de créer un nouveau document. En plus de la perte de temps occasionnée, vous aurez généré un doublon qui risque de créer la confusion et surtout, la productivité de l’équipe en prend un coup.

Quelle est la dernière version ?

Collaborer implique généralement de travailler sur les mêmes documents. Bien souvent, les logiciels de traitement de texte classiques, tels que Word, ne permettent pas de travailler à plusieurs, simultanément sur un même fichier.

Si vous ouvrez un document déjà ouvert par un autre utilisateur, celui-ci est alors en lecture seule et vous ne pouvez pas le modifier. Il faut alors créer un nouveau fichier, et c’est là que la confusion commence et que l’on se retrouve avec des documents nommés « version1.doc », « version3-3-2.doc », « version05032020.doc » ou encore « derniereversion.doc ». Ces documents s’accumulent et personne n’ose les supprimer au cas où certaines modifications n’aient pas été prises en compte dans les versions précédentes.

Bref, cela devient un véritable casse-tête pour l’équipe de savoir sur quel fichier travailler, ce qui engendre une perte de temps et une baisse de la productivité.

Mais où est la pièce jointe ?

« Et avec la pièce jointe, c’est mieux ! » S’il vous est déjà arrivé d’envoyer ou de recevoir ce genre d’email, alors vous savez que l’utilisation de l’email pour partager un document avec vos collaborateurs n’est pas la solution la mieux adaptée.

En plus d’oublier régulièrement d’attacher la pièce jointe, vous encombrez la boîte de réception du ou des destinataires, et bien souvent, votre email (et sa pièce jointe) est rapidement enseveli sous un tas de nouveaux emails, lorsqu’il n’est pas supprimé par mégarde. Vous devez alors le renvoyer. Ce qui constitue encore une perte de temps.

Comment envoyer ce fichier trop lourd ?

Parfois, vous avez besoin d’envoyer des fichiers volumineux à vos collègues, à un prestataire ou à un fournisseur, comme une vidéo, un fichier audio, des photos en haute définition ou un fichier d’impression. Cependant, la plupart des serveurs de messagerie limitent l’envoi et la réception de fichiers à une taille qui varie entre 20 et 25 Mo selon les hébergeurs. Ce poids peut être atteint par un seul fichier ou par l’accumulation de plusieurs fichiers.

Vous pouvez alors essayer de réduire la taille du fichier, mais c’est une tâche souvent pénible et chronophage qui, en plus, risque de dégrader la qualité du fichier, surtout s’il s’agit d’une image.

Sinon, il existe des solutions pratiques et efficaces telles que Wetransfer ou Dropbox, mais nous verrons qu’il existe une solution encore plus performante.

Qui a accès à ce document ?

Avec les logiciels de traitement de texte habituels, il n’est pas forcément évident de gérer et de contrôler l’accès aux documents. S’il est possible de les verrouiller pour éviter les modifications, il n’est pas toujours facile de les protéger. Si le document est envoyé par erreur à la mauvaise personne, rien ne l’empêche de le consulter ou de le transférer à quelqu’un d’autre. La sécurité et la confidentialité de vos données sont donc compromises.

La solution ? Adoptez une plateforme collaborative

Aujourd’hui, Internet révolutionne notre façon de travailler et de multiples applications apparaissent chaque jour pour vous simplifier la vie au travail, pour faciliter la collaboration au sein des équipes et pour favoriser le partage de documents. Tous ceci afin que tous les problèmes cités ci-dessus ne soient plus qu’un lointain souvenir d’un autre temps.

Si les logiciels de partage de documents existent, ils ne sont efficaces que pour une seule tâche. Il vous faudra alors acquérir un autre logiciel pour faciliter la communication et les échanges entre vos collaborateurs, encore un autre pour la gestion des tâches, etc. Au final, vous risquez de jongler entre différents logiciels et applications, ce qui pourrait finir par vous faire perdre du temps et vous rendre moins productif.

Pour résoudre ce problème, adoptez un logiciel de gestion de projet tel que Wimi. L’atout majeur de ce type de logiciel, c’est qu’il regroupe toutes les fonctionnalités indispensables pour collaborer efficacement avec votre équipe et gérer facilement tous vos projets, telles que :

  • la centralisation et le partage de documents ;
  • la gestion des versions ;
  • la gestion et le suivi des tâches ;
  • le calendrier du projet et un agenda partagé ;
  • une messagerie instantanée, les appels audio et vidéo, et le partage d’écran ;
  • le diagramme de Gantt ;
  • l’intégration avec différents outils et applications comme Dropbox, Slack, Evernote, Google Drive, etc. ;
  • la gestion des accès ;
  • la sécurité et la confidentialité de vos données.

Lancez-vous : optez pour une plateforme collaborative pour gérer vos projets et éliminez les problèmes récurrents de partage de documents.

New call-to-action