Depuis 1985, le logiciel Excel accompagne les entreprises au quotidien. Cet outil de tableur, intégré à la suite Microsoft Office, permet d’organiser et présenter les données de manière efficace. Pour cette raison, si vous recherchez les outils pour travailler sur un document à plusieurs, il est fort probable que vous envisagez d’utiliser un classeur Excel. Dans cet article, nous vous présentons quelques bonnes pratiques pour tirer profit de cette application si réputée.
Pourquoi travailler à plusieurs sur un fichier Excel partagé ?
Une feuille Excel possède un grand potentiel. En effet, l’outil de Microsoft intègre des fonctions de calcul, d’analyse de données, de représentation graphique et même de programmation. C’est la raison pour laquelle il est omniprésent dans certains métiers comme ceux de la comptabilité, de la gestion des stocks ou de la finance.
Faire le choix de travailler à plusieurs sur un même document Excel, ce qui est appelé la co-édition, est une bonne manière d’exploiter pleinement les potentialités de l’outil.
Vous pourrez notamment bénéficier des avantages suivants :
- Gagner du temps : En travaillant simultanément sur le même document Microsoft Excel, vous centralisez l’information, évitez les doublons inutiles et accélérez les processus de votre entreprise.
- Améliorer la communication : En partageant l’information en ligne avec leurs pairs, les collaborateurs peuvent plus rapidement échanger des informations, des idées et prendre des décisions éclairées de manière collégiale.
- Réaliser un suivi des tâches : L’enregistrement des modifications de manière automatique est un bon moyen de savoir quelle action a été réalisée par quel collaborateur et à quel moment. Si nécessaire, vous pouvez restaurer une version antérieure pour éviter tout problème opérationnel.
- Optimiser la gestion de projet : La prise en charge des équipes est facilitée en centralisant les données en ligne et il est plus simple de suivre l’avancement des différentes tâches.
Comment partager un document Excel via Wimi Online ?
Le format Excel est pris en charge de manière optimale par la plateforme collaborative Wimi. C’est un point essentiel, car cela vous permet d’utiliser les types de fichiers dont vous avez l’habitude tout en bénéficiant des atouts de Wimi.
Pour partage un document Excel via Wimi Online, procédez de la façon suivante :
- Rendez-vous sur votre espace Wimi Online ;
- Cliquez sur les trois points à droite du nom du document à partager ;
- Cliquez ensuite sur » Partager » ;
- Copiez le lien de partage ou envoyez-le par mail.
Quelques secondes suffisent pour réaliser cette opération. Vous pouvez aussi paramétrer les droits d’accès du document partagé pour vous assurer que seules les personnes autorisées puissent le consulter ou le modifier.
Comment mettre en place le travail collaboratif via Excel ?
Si vous souhaitez utiliser le logiciel Microsoft Excel avec votre équipe, il est indispensable de préparer les choses en amont pour faciliter le déploiement.
Identifier les pré-requis incontournables
En premier lieu, il est indispensable de vérifier que les collaborateurs possèdent les compétences requises permettant d’utiliser l’outil en ligne de manière efficace.
Ces connaissances de base peuvent être réparties en trois catégories :
- Compétences en informatique : Savoir manipuler un dossier ou un fichier Microsoft Excel, chercher l’information sur le Web, maîtriser les menus du système d’exploitation, connaître les outils collaboratifs, comprendre le fonctionnement de OneDrive, etc.
- Connaissances mathématiques : Maîtriser les opérations arithmétiques de base, savoir mettre en pratique les pourcentages et les fractions, utiliser des formules simples comme la somme ou la moyenne, etc.
- Connaissances spécifiques : Savoir naviguer via l’interface d’Excel (onglet, rubans, cellules, lignes et colonnes), manipuler des données, intégrer des fonctions.
Vérifier les versions d’Excel sur les postes de travail
Assurez-vous ensuite que l’ensemble des collaborateurs disposent d’une version compatible si vous utilisez le logiciel en local. Si vous désirez optimiser la collaboration, l’idéal est d’utiliser la version en ligne via Microsoft Office. Ceci vous assure d’avoir toujours accès au dernier logiciel en date. Ajoutons qu’il existe des applications Android et iOS qui peuvent aider les membres de l’équipe à travailler ensemble à distance, quelle que soit leur localisation.
Utiliser le même format de fichier Excel
Enfin, tous les membres de l’équipe doivent utiliser le même format de fichier Excel. Nous vous recommandons le format de fichier .xlsx qui est le plus répandu. Faites en sorte d’éviter d’avoir recours aux formats de fichier trop anciens tels que le format .xls, car ce dernier peut ne pas être compatible avec les dernières versions du logiciel Microsoft Excel.
3 règles pour travailler efficacement sur un fichier Excel commun
Travailler à plusieurs sur un même fichier PowerPoint ou sur un fichier Excel sera très efficace uniquement si vous mettez en place des règles pour votre équipe. Elles vont permettre de cadrer les actions et les méthodes à mettre en œuvre lors de l’usage ou la modification d’un fichier Microsoft Excel.
1. Identifier et mettre en place des règles claires
Pour favoriser un travail collaboratif performant, commencez par définir les règles qui vous semblent importantes. Ces dernières peuvent fortement varier en fonction de votre entreprise, de ses processus et de sa culture d’entreprise. Toujours est-il que plus l’usage du fichier Excel sera cadré en amont, plus vous éviterez les éventuels tensions ou conflits inutiles.
2. Communiquez au sein de l’équipe de manière fluide
Travailler en équipe rime avec communication. Pour tirer pleinement parti d’un outil tel que le fichier Microsoft Excel, il est évident que vous devez déployer une approche fluide de la communication d’entreprise. Chaque membre de l’équipe doit prévenir qu’il commence à travailler sur un classeur, mais aussi tenir au courant les autres des modifications réalisées. Cela évite les erreurs, les malentendus et les doublons.
3. Sauvegardez le document régulièrement
La perte de données peut réellement être dommageable lors de votre travail d’équipe sur un fichier Microsoft Excel. Afin d’éviter ce type de désagrément, habituez vos interlocuteurs à effectuer des sauvegardes de manière régulière. De cette manière, en cas de problème suite à une modification, il suffira de restaurer une version antérieure du classeur.
Le travail collaboratif via Microsoft Excel vous permet de gagner du temps et d’optimiser les processus d’entreprise. Toutefois, pour mettre en place un environnement de travail collaboratif pertinent, il est essentiel de suivre quelques conseils et préparer vos équipes. Vous pourrez ainsi profiter du potentiel de cet outil logiciel.
