Comment un agenda partagé améliore la relation client ?

Aujourd’hui, nous vivons dans un monde de plus en plus connecté. Au travail, la transformation numérique a impacté notre vie quotidienne et a totalement bousculé nos habitudes et notre façon de travailler. Et tous les secteurs sont concernés. Désormais, rares sont les personnes qui ne travaillent pas avec un ordinateur, une tablette et /ou leur smartphone quasiment en permanence.

A l’heure actuelle, il paraît donc totalement dépassé de continuer à utiliser un agenda papier pour prendre vos rendez-vous client et noter vos réunions de travail alors qu’il existe un large choix d’outils, d’applications et de logiciels pour vous simplifier la vie. L’agenda partagé fait partie de ces outils. Seul ou intégré à un logiciel de gestion de projet, il possède de nombreux avantages dont celui de vous rendre plus productif, de faciliter l’organisation d’événements et de permettre à votre équipe de rester connectée.

Mais ce n’est pas tout, découvrez comment un agenda partagé peut également contribuer à améliorer la relation client.

Transparence avec le client

L’un des avantages principaux d’un agenda partagé, c’est qu’il offre au client une visibilité globale sur le projet. La transparence est importance pour tisser une relation de confiance avec le client. Ainsi, en partageant directement avec lui votre planning, vous lui permettez de suivre la progression du projet en temps réel, sans qu’il ait besoin de vous contacter.

En un coup d’œil, le client connaît l’avancement du projet. Il sait sur quelle tâche vous travaillez et où vous en êtes. De cette façon, il est rassuré de voir que son projet suit son cours. Finis les coups de fil en état de stress ou d’énervement pour savoir ce qui se passe et si les délais sont respectés. Les tensions disparaissent, les relations entre le client et l’équipe projet sont plus apaisées et détendues, et donc plus agréables.

Plus d’oubli, ni de retard

Si vous aviez la fâcheuse tendance à oublier vos rendez-vous client ou à arriver toujours en retard, l’agenda partagé va vous changer la vie et mettre un terme à votre réputation de ne jamais être ponctuel. Cela va fortement contribuer à améliorer votre relation avec le client.

Notez soigneusement tous vos rendez-vous et autres réunions client dans votre agenda et le tour est joué ! Votre calendrier partagé s’occupe de vous prévenir lorsqu’il est l’heure de vous rendre à votre rendez-vous. Vous recevez des notifications et des rappels pour vous informer de l’approche d’une réunion afin de toujours arriver à l’heure. Un rendez-vous est déplacé, reporté ou annulé ? Vous êtes immédiatement averti par une alerte afin d’éviter tout déplacement inutile. Finies les mauvaises surprises et les pertes de temps à cause d’un problème de communication ou d’un oubli. Même chose pour votre client qui reçoit les mêmes alertes et notifications que vous.

L’agenda partagé améliore fortement la relation client car il permet d’éviter les malentendus, les absences et les retards injustifiés lors de vos rencontres avec vos clients. Votre ponctualité sera appréciée.

La prise de rendez-vous simplifié

Votre client a besoin de vous voir pour parler du projet, discuter d’un jalon ou modifier une tâche ? Grâce à l’agenda partagé, il peut directement prendre rendez-vous avec vous en ligne en quelques secondes. Il peut facilement visualiser vos disponibilités et ainsi choisir un créneau qui vous convient. Une invitation électronique est envoyée automatiquement à l’ensemble des participants. Ensuite, il vous suffit simplement d’accepter l’invitation pour que le rendez-vous s’affiche dans le calendrier.

La gestion des rendez-vous et des réunions client en ligne offre un vrai gain de temps pour vous comme pour le client car vous évitez les allers-retours par messages et/ou appels pour organiser une rencontre, la reporter ou l’annuler. Tout s’effectue en ligne en seulement quelques clics. Vos clients apprécieront vraiment la modernité et la réactivité de ce type d’outil.

Une intervention client facilitée

Comme mentionné plus haut, grâce à l’agenda partagé, le client est en mesure de suivre précisément le planning du projet. Il sait exactement où vous en êtes et quelle tâche est en cours de réalisation. C’est très pratique si ses besoins ont évolué ou s’il souhaite faire des ajustements. Ainsi, il peut intervenir pour effectuer un changement de dernière minute avant que vous ne terminiez la tâche en question ou vous demandez d’ajouter une nouvelle tâche au projet.

Le calendrier partagé est un excellent outil si vous travaillez selon la méthode Agile. En effet, cette méthodologie flexible considère la satisfaction du client comme une priorité et privilégie le dialogue avec le client. Le calendrier partagé permet de faciliter le processus de validation de chaque étape du projet grâce aux alertes.

La collaboration et la communication avec le client sont plus faciles et régulières, ses besoins et ses exigences sont respectés, ce qui contribue à créer une bonne relation.

Un outil de communication visuelle

L’agenda partagé est un excellent outil de communication visuelle car il permet à toutes les personnes concernées d’avoir une vision d’ensemble de l’avancement du projet, mais aussi des rendez-vous et des réunions planifiés.

C’est un outil très pratique, notamment lorsqu’un nouveau collaborateur se positionne sur le projet et qu’il doit être opérationnel au plus vite. Même chose lorsque le client ou un membre de l’équipe projet revient de vacances ou d’un congé prolongé. En un clin d’œil, il sait où en est le projet, quelles sont les tâches en cours et les réunions à venir.

Conclusion

L’agenda partagé contribue à améliorer la relation client car il facilite la collaboration et la communication entre l’équipe projet et le client. Celui-ci est informé en temps réel de tout ce qui se passe sur le projet et des événements à venir, et il peut intervenir à tout moment, si besoin.

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