Pourquoi un agenda partagé permet-il d’améliorer la productivité ?
Vous aimeriez être plus efficace au travail ? Et si vous commenciez par remiser au placard l’agenda papier individuel devenu obsolète. Aujourd’hui, parmi tous les nouveaux outils qui sont apparus avec la transformation numérique, l’agenda partagé est, sans aucun doute, l’un des plus pratiques et utiles qui soient. Rien que cela !
En effet, cet outil collaboratif, pourtant simple, possède de nombreux atouts. Il permet notamment de :
- optimiser la gestion commune du planning,
- faciliter la communication et la collaboration au sein de l’équipe,
- simplifier l’organisation d’événements divers (rendez-vous, réunions, déjeuners d’équipe, etc.) ainsi que la planification de tâches,
- visualiser les jalons, les échéances et les dates clés de vos projets.
Et tout cela contribue à améliorer la productivité de votre équipe. Comment ? C’est ce que nous allons vous expliquer dans cet article.
Comment être plus productif au travail grâce à l’agenda partagé
Découvrez comment augmenter votre productivité et celle de votre équipe, et comment l’agenda partagé y contribue.
1. Evitez le multitâche
Vous pensez être plus productif car vous pratiquez le multitâche. Hélas, vous avez tort. De nombreuses études ont prouvé que le cerveau est incapable de faire deux activités en même temps. Ainsi, au lieu de travailler deux fois plus vite, c’est l’inverse qui se produit.
En fait, vous diminuez votre niveau d’attention et votre efficacité sur les deux tâches que vous réalisez en même temps. Votre cerveau ne travaille pas simultanément sur ces deux tâches, mais il passe rapidement de l’une à l’autre, sans jamais se concentrer entièrement sur une tâche. Résultat, non seulement vous fournissez un travail de mauvaise qualité, mais en plus vous perdez du temps car vous devrez certainement reprendre ces deux tâches séparément.
Avec l’agenda partagé
Utilisez l’agenda partagé pour bloquer des créneaux sans interruption dans votre emploi du temps. Réservez des périodes d’une heure ou plus par jour sans réunion, sans discussion avec vos collègues et sans appel pour pouvoir vous concentrer sur votre travail sans interruption, une tâche à la fois. Puisque ces créneaux apparaissent dans le calendrier de l’équipe, vos collaborateurs savent qu’ils ne doivent pas vous déranger durant ces moments de travail.
2. Faites régulièrement des pauses
Vous avez du mal à prendre des pauses car vous avez beaucoup de travail et vous culpabilisez de vous arrêter ne serait-ce que quelques minutes. Ou alors vous êtes tellement investi dans vos tâches que vous ne voyez pas le temps passer. Pourtant il est important de faire des pauses afin vous dégourdir les jambes, boire un café, discuter avec vos collègues ou vous aérer l’esprit.
Contrairement à ce que l’on pense, prendre régulièrement des pauses vous permet de rester productif. En effet, le fait de se concentrer pendant de longues périodes fatigue le cerveau et lui fait perdre son efficacité. Les pauses sont donc nécessaires pour se ressourcer, diminuer la fatigue et augmenter la créativité.
Des études ont d’ailleurs prouvé que si les pauses diminuent le temps de travail, elles augmentent le rendement. En bref, vous travaillez moins, mais vous êtes plus productif.
Avec l’agenda partagé
Grâce à l’agenda partagé, programmez-vous des pauses directement dans votre planning. Des notifications vous signaleront qu’il est temps de vous détendre. Ne les ignorez pas.
3. Ne perdez plus de temps à organiser des réunions
Souvent, organiser une réunion avec tous les membres de son équipe ressemble à un vrai casse-tête. Le plus difficile étant de réussir à trouver un créneau où tout le monde est disponible. Vous perdez alors un temps fou à contacter chaque personne, par téléphone ou par email, pour lui demander ses disponibilités. Et pendant ce temps, personne ne fait vos tâches à votre place.
Avec l’agenda partagé
Grâce à cet outil collaboratif, vous visualisez en un coup d’œil et en temps réel les disponibilités de tous vos collaborateurs. En quelques clics, vous leur proposez un rendez-vous, une réunion ou un déjeuner sur les créneaux durant lesquels ils sont disponibles. Une fois la date arrêtée, ils reçoivent une invitation électronique. Ensuite, ils n’ont plus qu’à accepter l’événement pour que celui-ci apparaisse automatiquement dans leur calendrier. Une alerte leur rappellera de se rendre à la réunion le jour même ou une notification les informera si l’événement est reporté ou annulé. Pratique, non ?
4. Planifiez vos tâches en avance
L’un des secrets pour être productif au travail, c’est de planifier votre journée de travail la veille ou le matin en arrivant au bureau. Surtout, soyez réaliste. Gardez de la place pour les imprévus et prenez en compte vos limites et vos capacités. Inutile d’en ajouter plus que ce que vous êtes capable d’accomplir. A la fin de la journée, vous pourrez rayer les tâches terminées de votre liste et vous aurez le sentiment du devoir accompli.
Avec l’agenda partagé
Indiquez dans votre calendrier partagé, les tâches à réaliser en priorité le lendemain. Même si vous devrez forcément gérer des tâches imprévues ou des urgences, vous saurez immédiatement sur quelle tâche travailler en priorité une fois les urgences terminées.
D’une part, vous êtes mieux organisé, donc plus efficace et productif. D’autre part, vos collègues savent sur quelles tâches vous travaillez et peuvent vous aider si besoin.
Pour conclure
Vous n’utilisez pas encore d’agenda partagé au sein de votre entreprise ? N’attendez plus pour sauter le pas. Choisissez un agenda partagé seul ou mieux encore, optez pour une plateforme collaborative avec un agenda partagé intégré telle que Wimi. Une fois que vous l’aurez essayé, vous constaterez rapidement les bénéfices de cet outil sur la productivité de votre équipe et vous ne pourrez plus vous en passer !