Toute entreprise doit être préparée à affronter une crise, quelle que soit sa nature : économique, sociale, financière, sanitaire, une catastrophe naturelle, une guerre, une cyberattaque, une panne informatique, etc. Car un sinistre mal géré peut avoir des conséquences désastreuses sur l’entreprise sur le plan économique ainsi qu’en matière de réputation. Certaines sociétés finissent même par faire faillite parce qu’elles n’ont pas su anticiper la situation et prévoir une réponse adaptée.
En cette période de crise sanitaire internationale due à la pandémie du coronavirus (COVID-19), les entreprises font face à une situation difficile et inédite. Pour survivre, il est indispensable qu’elles prévoient et mettent en place des solutions de secours afin d’assurer la continuité de leur activité.
Avez-vous déjà entendu parler du plan de continuité de l’activité (ou PCA) ? Il s’agit d’un document stratégique qui décrit comment réagir en cas de crise majeure et qui pourrait sauver votre entreprise.
Qu’est-ce que le PCA ?
Le plan de continuité de l’activité s’inscrit dans une démarche de gestion des risques. Son objectif est d’aider l’entreprise à identifier et à gérer les aléas et les incertitudes causés par des événements indésirables et imprévus qui nuisent gravement à son fonctionnement habituel.
Selon Wikipédia, le PCA est un document stratégique qui permet à tout type d’organisation (entreprises, collectivités, institutions, écoles, etc.) de continuer à fonctionner, même en cas de désastre ou de crise majeure, quitte à passer en mode dégradé, c‘est-à-dire tenter de fournir le service jugé essentiel, malgré le manque de ressources en personnel, en énergie, en transport, etc. Le but du PCA est de mettre en place une stratégie contribuant à minimiser les impacts de la crise sur l’activité de l’organisation.
La norme ISO 22301: 2019 qui concerne les systèmes de management de la continuité d’activité fournit également des définitions importantes :
- la gestion de la continuité d’activité est «un processus de management holistique qui identifie les menaces potentielles pour une organisation, ainsi que les impacts que ces menaces, si elles se concrétisent, peuvent avoir sur les opérations liées à l’activité de l’organisation, et qui fournit un cadre pour construire la résilience de l’organisation, avec une capacité de réponse efficace préservant les intérêts de ses principales parties prenantes, sa réputation, sa marque et ses activités productrices de valeurs. »
- la continuité d’activité est « la capacité d’un organisme à poursuivre la livraison de produits et la fourniture de services dans des délais acceptables à une capacité prédéfinie durant une perturbation. »
- le PCA est défini comme un ensemble « d’informations documentées servant de guide à un organisme pour répondre à une perturbation et reprendre, rétablir et restaurer la livraison de produits et la fourniture de services en cohérence avec ses objectifs de continuité d’activité. »
En résumé, le plan de continuité de l’activité permet de :
- identifier les risques, les menaces et les vulnérabilités de l’entreprise,
- mettre en place une réaction opérationnelle adaptée à la situation,
- maintenir les activités indispensables, éventuellement en mode dégradé,
- préparer la sortie de crise et retrouver rapidement une situation normale.
Pourquoi mettre en place un PCA ?
Il est difficile d’être bien préparé et de savoir faire face à une situation critique. C’est pour cela que le plan de continuité de l’activité a été créé. Il contribue à renforcer la résistance et la durabilité d’une entreprise en cas de crise grave.
Il permet notamment de :
- minimiser les pertes et réduire (si possible) la durée de la crise,
- tenir ses engagements auprès de ses clients et partenaires,
- maintenir sa position et sa visibilité sur le marché.
De la même manière que vous préparez votre plan de communication pour diffuser le bon message aux bons destinataires, vous devez mettre en place une gestion des risques pour savoir comment réagir en cas de problème. Vous serez ainsi capable d’identifier et d’évaluer tous les aléas, les menaces et les incertitudes potentiels, leur occurrence et leurs impacts sur le fonctionnement de votre entreprise.
Lorsqu’un événement aussi bouleversant et inattendu que celui que nous vivons actuellement survient, il est difficile de réagir de manière réfléchie, en évitant de se laisser guider par la peur, la panique ou la colère. D’où l’importance et la nécessité d’avoir un PCA qui permet d’analyser tous les risques potentiels et leurs conséquences afin de pouvoir affronter différents scénarios en étant réactif, efficace et surtout objectif.
Que contient le PCA ?
Le plan de continuité de l’activité doit présenter la stratégie adoptée ainsi que les procédures à suivre pour faire face à la situation de crise à laquelle l’entreprise est confrontée. C’est LE document de référence pour répondre au mieux aux perturbations rencontrées et reprendre un niveau de fonctionnement prédéfini.
Pour cela, il contient :
- une description du contexte,
- les objectifs et les obligations de l’entreprise ainsi que les activités essentielles ;
- les risques identifiés, la gravité de leur impact et leur plausibilité ;
- la stratégie à adopter pour la continuité de l’activité ;
- les rôles de chacun, les procédures à suivre et les moyens nécessaires,
- le dispositif de gestion de crise,
- des indicateurs pour mesurer et évaluer la bonne mise en œuvre du PCA.
Notez que le PCA est évolutif car il doit s’adapter aux priorités changeantes de l’entreprise en cette période de crise.
Conclusion
Afin de sortir d’une crise avec un minimum de dégâts, une entreprise doit impérativement être préparée et prévoir au mieux la continuité de son activité.
Grâce au plan de continuité de l’activité, vous gérez mieux tout type de crise en apportant une réponse efficace pour une reprise rapide et normale de vos activités. Une telle attitude vous évitera la faillite, améliorera votre image de marque et renforcera votre crédibilité auprès de vos collaborateurs, vos clients et vos partenaires.
Pour en savoir plus sur le PCA, vous pouvez consulter le guide pour réaliser un plan de continuité d’activité réalisé par le secrétariat général de la défense et de la sécurité nationale (SGDSN).
