Le budget est un élément essentiel à la réalisation d’un projet, quel qu’il soit. Il s’agit du carburant de votre projet. Comme pour une voiture, si vous manquez d’essence, vous ne pourrez pas avancer et arriver à votre destination. Ainsi, sans ressources financières, votre projet ne pourra pas aboutir.
C’est pour cette raison que la budgétisation de votre projet est cruciale, car elle aura un impact sur la réussite ou l’échec du projet. En tant que chef de projet, votre rôle consiste à estimer le coût global du projet ainsi que le coût de chacune des activités nécessaires à sa réalisation. Vous devez également planifier l’utilisation efficace des ressources afin de garantir que votre projet pourra être mené à terme en respectant les délais préalablement définis.
Cependant, l’estimation du budget prévisionnel d’un projet n’est pas une tâche aisée pour le chef de projet. Pour vous aider, voici comment budgétiser votre projet digital ou tout autre type de projet afin d’atteindre vos objectifs sans nuire à l’équilibre financier de l’entreprise.
Qu’est-ce que la budgétisation ?
La budgétisation d’un projet consiste à évaluer le coût du projet afin de pouvoir le maîtriser. Il s’agit donc d’identifier, de lister et de hiérarchiser toutes les dépenses nécessaires à la réalisation du projet. La budgétisation doit également prendre en compte les revenus que le projet va vous rapporter à court, moyen et long terme.
Pourquoi est-ce important de budgétiser son projet ?
Selon le Standish Group Chaos Report 2018, entre 2013 et 2017, seuls 14 % des projets IT ont été une réussite et 52,7% des projets ont dépassé leurs prévisions budgétaires de 189 %. Et d’après le rapport Pulse of the profession 2018 du PMI, 28 % des projets échouent à cause d’une mauvaise estimation budgétaire.
La budgétisation d’un projet est donc essentielle pour plusieurs raisons :
- s’assurer que l’entreprise dispose des fonds suffisants pour mener à bien le projet ;
- effectuer des ajustements tout au long du projet pour éviter qu’il ne dépasse le budget prévu ;
- déterminer la rentabilité potentielle du projet et calculer le retour sur investissement en évaluant les coûts prévisionnels et en les comparant avec les gains attendus ;
- identifier ce que le projet va rapporter à l’entreprise et aux parties prenantes ;
- accroître les chances de réussite du projet.
Retenez qu’il s’agit d’une estimation, et donc qu’elle ne peut pas être exacte à 100 %. En effet, durant la réalisation du projet, vous pouvez être confronté à des aléas et des imprévus qui pourraient vous faire perdre du temps et vous coûter de l’argent. Tous ces paramètres doivent également être pris en compte lorsque vous budgétisez votre projet.
La budgétisation comme l’étude de faisabilité font partie du processus de lancement d’un projet.
5 étapes pour définir le budget de votre projet digital
Suivez ces étapes pour estimer le coût prévisionnel de votre projet.
1. Dresser la liste des livrables et des tâches à réaliser
Pour commencer à budgétiser précisément votre projet, vous devez identifier tous les livrables attendus, et l’ensemble des tâches nécessaires à la réalisation de ces livrables. Par exemple, si votre projet digital est la création d’un site de e-commerce, vous devrez notamment rédiger le cahier des charges, définir le plan du site, décider d’une charte graphique, rédiger les contenus des pages, choisir et/ou créer les illustrations, référencer le site, etc.
Le fait de répertorier toutes les tâches à accomplir vous permet de prendre en compte toutes les dépenses, même celles auxquelles vous n’aviez pas pensé, comme le coût d’une campagne de référencement ou le tarif d’une agence de création de sites web.
Pour vous aider dans cette première étape, vous pouvez utiliser un organigramme des tâches (Work Breakdown Structure ou WBS en anglais). Cet outil vous permet de découper chaque livrable en sous-livrables afin de mieux visualiser le plan du projet.
2. Recenser les ressources nécessaires
A présent, pour chaque tâche du projet, identifiez l’ensemble des ressources qui seront nécessaires à sa réalisation. Il s’agit de prendre en compte les ressources humaines et matérielles. Par exemple, pour votre site web, vous aurez besoin de développeurs informatiques, d’un rédacteur de contenu, d’un graphiste, d’ordinateurs, de logiciels et d’applications numériques, etc.
3. Identifier les coûts directs et les coûts indirects
Les coûts directs sont les dépenses directement liées à la réalisation du projet. Ils incluent généralement :
- la main-d’œuvre directe (salaires des employés, recrutement et/ou prestataires externes, etc.),
- les matières premières directes,
- les fournitures et le matériel utilisés pour concevoir le projet,
- les formations,
Les coûts indirects représentent toutes les dépenses qui permettent à l’entreprise de fonctionner et dont bénéficie indirectement le projet. Il s’agit notamment :
- des locaux de l’entreprise,
- de la consommation d’énergie et des assurances,
- des fournitures de bureaux,
- du matériel de travail qui n’a pas spécifiquement été acheté pour le projet,
- des frais de marketing et de communication,
4. Estimer les montants
Voici la phase la plus importante de la budgétisation : estimer le coût global du projet. Afin d’effectuer des estimations les plus précises possible, il existe différentes techniques que vous pouvez combiner pour plus d’efficacité.
- Estimation ascendante : estimez le coût de chacune des tâches de l’organigramme des tâches et additionnez-les pour obtenir le coût total du projet.
- Estimation descendante : il s’agit de comparer les budgets de projets similaires passés afin d’avoir une idée des coûts et de la répartition du budget. Vous pouvez aussi solliciter l’avis d’experts.
- Estimation progressive : cela consiste à budgétiser le projet par étape, un jalon à la fois. Une fois qu’une phase est terminée, vous évaluez le budget nécessaire à la réalisation de la phase suivante. Ces estimations seront plus précises car vous avez plus d’informations à votre disposition.
- Prévoir plusieurs scénarios : pour les projets d’envergure dont le résultat dépend de paramètres imprévisibles (comme la météo ou le coût des matières premières), vous pouvez envisager plusieurs scénarios (le plus coûteux, le plus probable, l’idéal).
5. Penser aux imprévus
Une fois que vous avez l’estimation budgétaire de votre projet, il est essentiel de prévoir une marge de manœuvre en cas d’imprévus. En effet, il est rare qu’un projet se déroule sans encombre, exactement comme on l’avait planifié. Une machine peut tomber en panne, un collaborateur peut quitter l’entreprise ou une pandémie peut chambouler le monde entier.
Ainsi, pour faire face à ce genre d’aléas, il convient de prévoir un budget supplémentaire de 5 à 10 % de votre budget total.
Il existe des outils pour vous aider à suivre le budget de votre projet. Vous pouvez également utiliser un logiciel de gestion de projet tel que Wimi qui comporte toutes les fonctionnalités indispensables au pilotage de tous vos projets, quel que soit leur budget.
