Estimer le temps d’une tâche ou d’un projet est un jeu de devinettes. Voici trois éléments à prendre en compte lorsque vous abordez cet exercice en gestion de projet :
- Nous avons du mal à estimer la durée d’une tâche ou d’une activité
- Nous avons tendance à prendre le temps alloué par notre manager plutôt que le temps dont nous avons tellement besoin pour faire une tâche
- Nous devons toujours prévoir des ralentissements sur le calendrier de projet
Même s’il parait difficile de calculer la durée d’une tâche, vous devez calculer toutes les variables de votre mieux et déterminer une fenêtre dans laquelle vous êtes certain que le travail sera terminé.
Voici 5 options à votre disposition pour estimer la durée d’une tâche.
Jugement professionnel
Utiliser l’expertise de quelqu’un de l’équipe qui connaît précisément la tâche il est question. Il peut vous dire combien de temps cela prendra en fonction de son expérience antérieure.
Si vous n’avez pas l’information en interne, vous pouvez faire appel à un expert et utiliser sa contribution.
Jugement en groupe
Une autre façon d’inclure plusieurs voix dans le processus d’estimation consiste à utiliser la sagesse de l’équipe.
Discutez ensemble du problème et des activités et faites une estimation des résultats de cette conversation.
Ce n’est pas particulièrement scientifique, mais cela peut être un bon moyen de parvenir à un consensus, surtout si vous n’avez pas déjà fait ce genre de travail.
Données historiques (ou estimation analogue)
Basez vos estimations sur les résultats d’un projet précédent. Si votre entreprise a déjà réalisé un projet similaire et que vous pouvez accéder au temps passé pour une tâche similaire, cela vous donnera une bonne idée de la durée de la même tâche.
Encore une fois, si vous n’avez pas ces informations en interne, vous pourrez sûrement vous appuyer sur des entreprises partenaires ou des données publiées sur votre industrie.
Ce type d’estimation est rapide, mais vous n’obtiendrez pas de résultats extrêmement précis.
Analyse statistique et mathématique (ou estimation paramétrique)
Si les mathématiques ne faisaient pas partie de vos matières préférées à l’école, vous n’aimeriez pas cette partie. Si la tâche que vous évaluez est relativement simple et répétitive, vous pouvez utiliser des calculs simples pour calculer la durée globale de l’activité.
Exemple : s’il faut une heure à une personne pour creuser un trou et que vous avez besoin de dix trous, cela prendra dix heures de travail. Si vous doublez les ressources et disposez de deux excavatrices, cela ne prendre que cinq heures. Si vous apportez une machine qui fonctionne au double de la vitesse d’une personne, cela ne prendra que deux heures et demie.
Pas toujours applicable mais efficace sur certaines tâches simples.
Travailler à partir d’une fourchette (estimation en trois points)
Établissez les échelles de temps les plus probables, les meilleures et les pires pour la tâche. Ensuite, additionnez les durées pour le meilleur et le pire des cas, plus quatre fois la plus probable. Divisez par six.
Cela vous donne une durée estimée qui prend en compte les incertitudes de l’estimation mais pondère plus fortement le résultat vers le résultat le plus probable.
Voici l’équation :
Durée de la tâche = (durée optimiste + durée pessimiste + 4 x durée probable) / 6
- Durée optimiste : tout se déroule sans encombre
- Durée pessimiste : tout l’inverse de la durée optimiste
- Durée probable : durée la plus probable
NB : la durée probable peut être la même que la durée optimiste.
C’est un excellent moyen d’équilibrer les opinions de plusieurs experts de l’équipe qui ont tous le sentiment de savoir combien de temps cela prendra.
En pratique, c’est la technique qui se rapproche le plus de la réalité.
Conclusion
Estimer la durée d’une tâche est essentiel pour évaluer le temps que vous devez consacrer à un projet : vous avez maintenant les outils pour le faire de manière optimale. Un logiciel de gestion de projet avec un gestionnaire de tâches tel que Wimi vous permet également d’estimer la durée de vos tâches quotidiennes.
