Cada uno de nuestros días laborales es como una carrera contrarreloj. El tiempo es un recurso precioso y esquivo que tiende a deslizarse entre nuestros dedos. Al final del día, con demasiada frecuencia nos sentimos frustrados por no haber terminado a tiempo las tareas de las que éramos responsables. Puede solucionar este problema a partir de ahora gracias a nuestro software de gestión de tareas.
Para evitar este sentimiento de frustración e impotencia ante el paso del tiempo, es fundamental organizarse y priorizar las tareas por orden de urgencia y / o importancia. Para ello, existen dos métodos principales: la Matriz de Eisenhower y el Método MoSCoW. En este artículo, le presentamos el Método MoSCoW.
El director
Dani Clegg, consultor de Oracle UK, inventó el método MoSCoW en 1994.
Cuando gestiona un proyecto, debe conocer las demandas y prioridades de su cliente. El método MoSCoW le ayuda a saber qué debe hacer primero, qué debe hacer después y qué no necesita hacer.
Las letras mayúsculas del acrónimo MoSCoW corresponden a cuatro categorías:
- M for Must Have (Debe tener): estas tareas son indispensables para el éxito del proyecto. Por lo tanto, deben llevarse a cabo en primer lugar y esto no es negociable.
- S de Should Have (Debería tener): esta categoría agrupa las tareas importantes a realizar una vez finalizadas las tareas en la categoría “Debe tener”. Aportan un valor añadido real al proyecto y contribuyen al logro de los objetivos, pero a diferencia de los «imprescindibles», pueden diferirse en el tiempo.
- C de Could have (Podría tener): estas son las tareas de comodidad que se realizarán mientras sea posible, si hay tiempo una vez finalizadas las tareas de las dos primeras categorías. Su realización no debe afectar a las demás tareas.
- W de Won’t have but would like to in the future (No tendrá pero me gustaría en el futuro): estas son las tareas secundarias que nos gustaría realizar algún día, pero que dejamos de lado por ahora, por falta de presupuesto y / o falta de tiempo .
Probablemente haya notado que la «o» en el acrónimo MoSCoW no tiene ningún significado. Solo sirve para que el método sea más fácil de pronunciar y memorizar.
Esta técnica de priorización se utiliza generalmente en metodologías ágiles. Debe priorizar las tareas para cada iteración y no en todo el proyecto. En cada nueva iteración, redefinimos qué tareas se clasifican en cada categoría.
Las ventajas y limitaciones
Hay tres ventajas principales de este método:
- En primer lugar, la forma de nombrar las distintas categorías es mucho más pertinente y facilita la priorización de tareas
- En segundo lugar, la última categoría (No lo habrá) permite anotar las demandas del cliente y registrarlas para integrarlas en diferentes versiones o en tareas posteriores.
- Finalmente, priorizar tus tareas te permite dividir tus recursos de manera adecuada
Es importante mantener un cierto equilibrio en las categorías para evitar que todas las tareas sean prioritarias y terminen en la categoría “Must have”. El riesgo es que las nuevas y más interesantes demandas a llevar a cabo pasen por prioridades cuando no necesariamente lo son. Por otro lado, las tareas más importantes, como reelaboración, mejoras y mantenimiento, pueden terminar en la categoría «Could have» o «Won’t have».
Otra limitación es que no existe una lógica precisa para categorizar tareas similares. ¿Qué determina que una tarea deba clasificarse como «Debe tener» en lugar de «Debería tener» y viceversa?
Cómo hacerlo
Siga estos tres pasos para implementar el método MoSCoW.
1. Enumere los elementos para priorizar
Empiece por enumerar todas las tareas que debe realizar. Durante esta primera etapa, es imperativo que todos los stakeholders del proyecto estén representados (el cliente, el equipo del proyecto, los proveedores y prestadores de servicios, las autoridades públicas, etc.).
Para mayor eficiencia, enumere directamente sus tareas en su herramienta de gestión de proyectos. Escribe todo lo que te venga a la mente, incluso aquellos que consideres como accesorios, para no olvidar nada y liberar tu mente para ser más productivo.
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2. Clasifícalos
Una vez que su lista esté lista, ordene y categorice cada uno de los elementos listados usando el método MoSCoW.
¿Cuáles son los “Must haves”, las tareas a realizar primero para asegurar el éxito de su proyecto? ¿Cuáles son los «debe tener», las tareas importantes a ejecutar una vez que los «debe tener» están terminados? ¿Qué tareas caen en la categoría «Podría haber» y se realizarán una vez que las de las otras dos categorías anteriores hayan terminado? Por último, ¿qué tareas pertenecen a «No tendré» y no se llevarán a cabo por ahora?
Asegúrese de que las cuatro categorías sean fáciles de identificar mediante el código de colores, por ejemplo. De esta manera, podrá reconocer lo más importante de las tareas secundarias de un vistazo.
Todos deben participar en esta discusión y será necesario encontrar un buen equilibrio entre las expectativas y demandas de cada stakeholder
3. Validar la conveniencia de la clasificación
No, todas las tareas de un proyecto no son prioridades. Si terminas con una gran cantidad de tareas en las dos primeras categorías (“Debe tener” y “Debería tener”), asegúrate de que la carga de trabajo sea factible y de que se respeten los plazos, el presupuesto y las capacidades de tus recursos. Si este no es el caso, vuelva a clasificar los «imprescindibles» asegurándose de que las tareas sean realmente esenciales para el éxito del proyecto.
Conclusión
La gestión de prioridades es fundamental para alcanzar sus objetivos y garantizar el éxito de un proyecto. Puede utilizar el método MoSCoW todo el tiempo en un proyecto: una vez a la semana, en cada nueva iteración o todos los días para que cada miembro del equipo conozca sus prioridades para el día. Si llega tarde, ya sea imprevisto o por algún problema, no dude en volver a mirar sus prioridades.
