Si sus compañeros se pierden las reuniones que usted organiza o si le resulta difícil gestionar su equipo, pruebe la agenda compartida. Herramienta esencial para el trabajo en equipo, la agenda compartida es perfecta para centralizar la información y gestionar los proyectos. Agilizar la comunicación, ayuda a aumentar la productividad y la implicación del equipo. Programar reuniones, crear recordatorios y hacer un seguimiento de los plazos son algunos de los puntos fuertes de la agenda compartida que le proponemos descubrir.
¿Qué es un calendario compartido?
Un calendario compartido es una herramienta de planificación muy utilizada para el trabajo colaborativo. Permite crear, compartir y visualizar reuniones, citas con clientes y otros eventos importantes. Es ideal para que las empresas faciliten la comunicación entre varias personas, ahorrándoles tiempo y haciéndoles más productivos.
Este calendario empresarial puede ser un calendario común en formato papel o en una pizarra. Sin embargo, se utiliza más a menudo en su forma digital. Está disponible tanto en ordenadores como en dispositivos móviles y ofrece a todos la posibilidad de gestionar el calendario fácilmente.
Dependiendo del software utilizado, los calendarios compartidos pueden incorporar diversas funciones relacionadas con el trabajo en equipo. Entre ellas, por ejemplo, recordatorios y gestión de zonas horarias.
¿Cuáles son las ventajas de una herramienta de este tipo?
Crear y compartir un calendario compartido es una decisión muy relevante. Y es que una herramienta de este tipo tiene innegables ventajas para mejorar el rendimiento de sus equipos.
Gestión eficiente de los proyectos
En primer lugar, si el calendario compartido integra funcionalidades avanzadas, podrá utilizarlo para la gestión de proyectos. La planificación de tareas, la visualización de hitos y plazos a cumplir o la organización de reuniones son algunos de los elementos esenciales de un software de este tipo. Por tanto, es muy útil para tener una visión global del proyecto y del calendario.
Optimizar el trabajo colaborativo
Trabajar en equipo significa transparencia y comunicación. Al decidir compartir una agenda común con sus colegas, les da la oportunidad de acceder a la información. Pueden saber qué está haciendo cada miembro del equipo, cuál es su disponibilidad y cuándo está prevista la próxima reunión. Es más fácil consultar la agenda para gestionar mejor el tiempo.
Facilitar la comunicación
Si establece un calendario compartido, le resultará más fácil tener en cuenta las limitaciones y la disponibilidad de cada persona y podrá evitar conflictos de horarios y sobrecargas de trabajo. En tiempo real, los distintos miembros del equipo pueden consultar el calendario y hacer cambios si es necesario.
Evitar descuidos
Uno de los principales problemas de la gestión de proyectos es la posibilidad de que se produzcan descuidos. La mejor forma de evitar que se pasen por alto incluso las tareas de menor importancia es utilizar un calendario compartido. Con notificaciones y recordatorios automáticos, puede asegurarse de que todo el mundo cumple con sus obligaciones y asiste a las reuniones del equipo.
Funciones de un calendario compartido
Desde concertar citas hasta crear una lista de tareas pendientes, las posibilidades de un calendario compartido son numerosas. Son perfectas para agilizar sus procesos y mejorar la productividad de su equipo.
Crear eventos
El primer uso de un calendario compartido es la creación de eventos. Los eventos pueden ser citas, reuniones por videoconferencia o cumpleaños. Se puede especificar la fecha, la hora y el lugar. Una vez creados, se pueden modificar si es necesario, ya que la situación cambia.
Notificaciones y recordatorios
Las notificaciones por correo electrónico y las notificaciones en su smartphone o tableta son muy útiles para estar al día. En cuanto cambia un evento o se acerca la fecha límite, los colaboradores involucrados reciben un recordatorio. De este modo, todos los miembros del equipo disponen siempre de la información más reciente y pueden reaccionar en consecuencia.
Gestión de zonas horarias
Si gestiona un equipo con varias locaciones, esta función puede resultarle muy útil. Es muy fácil organizar reuniones agrupando a colaboradores que trabajan en distintos sitios o en zonas geográficas distantes.
Personalización de la interfaz
Algunos calendarios compartidos permiten a los usuarios modificar la interfaz según sus deseos y necesidades. Esto permite a los usuarios visualizar mejor la información esencial eligiendo los colores o cualquier otro elemento visual de su elección.
Compartir y gestionar los derechos de acceso
La gestión de los derechos de acceso es una parte esencial de cualquier empresa y garantiza la confidencialidad. Permite definir el acceso a la información para cada colaborador. Así, la creación o modificación de eventos de la agenda puede estar sujeta a un derecho de acceso específico.
¿Cómo elegir la agenda compartida adecuada para su equipo?
Aunque una agenda compartida es rica en ventajas y funciones, no debe lanzarse a utilizar el primer software que aparezca. Debe evaluar sus necesidades y seleccionar la agenda más adecuada para su equipo. Para ello, debe tener en cuenta algunos criterios y pasos importantes.
- Evalúe sus necesidades: En primer lugar, haga una lista detallada de sus objetivos. Identifique las características que necesita su equipo y las preferencias de sus colaboradores.
- Compare funciones: A continuación, examine las funciones que ofrecen los distintos calendarios compartidos y compárelas. Por ejemplo, conviene estudiar detenidamente los recordatorios, la gestión de derechos de acceso y las integraciones de software.
- Compruebe la ergonomía de la herramienta: Es esencial que la agenda sea sencilla y agradable de usar. Una interfaz gráfica moderna favorecerá la adopción de la herramienta por parte de los miembros del equipo.
- Mantenga su seguridad: La seguridad de los datos de la empresa y la confidencialidad de los datos de los usuarios deben ser óptimas. Por ejemplo, la herramienta debe cumplir el RGPD y, si es posible, disponer de funciones de cifrado de datos.
- Pruebe diferentes soluciones: Antes de elegir, tómese su tiempo para comparar varias agendas aprovechando las versiones de prueba. Es la mejor manera de comprobar la idoneidad de la herramienta para sus colaboradores.
Si quiere fomentar el trabajo en equipo dentro de su departamento o empresa, la adquisición y el uso de una solución de software de agenda compartida es esencial. Esto le permitirá comunicar, planificar y coordinar mejor las actividades de grupo. Por último, no olvide que, si incluye a los miembros del equipo en el proceso de selección de la herramienta, garantizará una adopción más rápida del software que desee implantar.
