¿Quiere optimizar sus procesos y acabar con el despilfarro? Considere la posibilidad de adoptar la gestión Lean. Originario de Japón, este potente método de gestión permite maximizar el valor y aplicar un enfoque de mejora continua. Ideal para aumentar la satisfacción del cliente, reducir los costes y acelerar la producción, el enfoque Lean se basa en ciertos principios clave que le presentamos en este artículo.
¿Qué es el Lean management?
El Lean Management es un método de gestión cuyo objetivo principal es reducir los residuos. Los objetivos de este enfoque son mejorar los procesos, aumentar la velocidad de producción y mejorar la calidad de los productos.
El enfoque Lean tiene su origen en el Sistema de Producción Toyota (TPS). El TPS fue inventado por el ingeniero japonés Taiichi Ohno, que se inspiró en el fordismo y el Just-in-Time. Su método pretendía reducir los residuos, aumentar la satisfacción del cliente y facilitar la producción en la industria del automóvil.
No fue hasta 1988 cuando nació el método Lean, en un artículo titulado Triumph of the Lean Production System, de John Krafcik[1].
Los conceptos básicos
Para aplicar métodos de gestión como Lean, es necesario comprender los fundamentos. El enfoque Lean, que persigue la excelencia operativa, se basa en 5 principios fundamentales.
1. Identificar el valor
Si quiere que su cliente compre su producto o servicio, es esencial identificar su valor. Es su forma de resolver un problema del cliente. Por tanto, si un proceso no está diseñado para ayudar al cliente a encontrar una solución, es una pérdida de tiempo y recursos.
Así que empiece por identificar el valor del producto para maximizar y eliminar todos los elementos que puedan disminuir o entorpecer los procesos.
2. Cartografía de la cadena de valor
Dado que hay que eliminar los elementos que no aportan valor añadido, es necesario trazar un mapa de los flujos. Una vez identificados los agentes, las tareas y las acciones, se debe analizar los flujos para determinar qué elementos pueden eliminarse.
Según Taiichi Ohno, existen siete tipos de residuos (también llamados muda): sobreproducción, espera, transporte, exceso de existencias, movimientos innecesarios, procesos innecesarios y producción de piezas defectuosas.
3. Crear un proceso
Ha identificado oportunidades de mejora, así que es hora de poner en marcha una nueva organización del trabajo. Diseñar un nuevo flujo de trabajo para su proceso de producción aumentará la eficiencia.
Lo ideal es que consiga que su personal y sus equipos trabajen juntos para crear estos nuevos procesos. Las acciones y tareas deben desglosarse en subtareas y se recomienda eliminar todo lo que pueda crear cuellos de botella.
4. Diseñar un sistema pull
El sistema japonés se basa en un enfoque «justo a tiempo» de la producción. En otras palabras, un proceso sólo se inicia una vez que se ha completado el anterior. Para aplicar este enfoque, es imprescindible ser muy riguroso.
A diferencia del enfoque «Push», que funciona con previsiones de producción, el enfoque «Pull» se pone en marcha en función de la demanda de los clientes. Por ello, el entorno y los métodos de trabajo deben estar perfectamente optimizados para responder a tiempo a las expectativas del cliente.
5. Perfeccionar el proceso
La gestión «Lean» debe inscribirse en una cultura de mejora continua. Las reuniones periódicas, el trabajo en equipo eficaz y la supervisión del rendimiento contribuyen a aplicar prácticas de mejora de la productividad.
Las ventajas de Lean
Las mejoras regulares que permite el método Lean son ideales para acceder a numerosos beneficios para su empresa:
- Mejora de los procesos: La cartografía de los procesos, su optimización y la eliminación de los despilfarros permiten racionalizar las acciones y mejorar los procesos y la productividad de los equipos.
- Aumento de la calidad: Con su enfoque iterativo, el método Lean es perfecto para identificar posibles mejoras. Paso a paso, se resuelven los problemas y se perfecciona el producto, mejorando así la calidad.
- Reducción de los plazos de entrega: Con procesos más eficientes, eliminación de residuos y cuellos de botella, este método de gestión ayuda a mejorar los plazos de entrega, así como a reducir los costes de producción.
- Aumento de la satisfacción: El método Lean se centra en el valor añadido. La mejora continua combinada con la comprensión de las necesidades del cliente conduce a un aumento significativo de la satisfacción del cliente.
¿Cuáles son las herramientas de la gestión ajustada?
Para aplicar con éxito el Lean, es pertinente utilizar herramientas específicas. En efecto, identificar los despilfarros, optimizar los procesos y tratar de medir las mejoras requiere el uso de las herramientas adecuadas.
Las herramientas pueden clasificarse en dos categorías: técnicas y herramientas informáticas.
Entre las técnicas utilizadas en el método Lean, podemos mencionar:
- Value Stream Mapping: También llamado Mapeo del Flujo de Valor, consiste, como hemos visto, en representar los procesos para identificar los despilfarros, pero también las posibles oportunidades de mejora.
- Las 5S: Utilizada para optimizar el espacio de trabajo en las empresas japonesas, la técnica de las 5S se basa en 5 principios que son clasificar, ordenar, limpiar, normalizar y mantener.
- Kaizen: Pilar de la mejora continua, este método requiere que todos los empleados se impliquen para identificar los problemas a resolver, y luego resolverlos de forma colectiva y progresiva.
- Kanban: Concebido para visualizar y gestionar los flujos de trabajo, el método Kanban utiliza tarjetas que representan tareas por realizar, en curso o finalizadas.
Además de estas herramientas o métodos prácticos, le recomendamos utilizar también herramientas informáticas. Por ejemplo, una suite de trabajo colaborativo. Esto le permitirá centralizar documentos e intercambios para movilizar a los equipos en torno a un objetivo común y desplegar eficazmente el método Lean. Estas herramientas integran el método Kanban, así como funcionalidades que permiten crear un mapa de la cadena de valor.
[1] John Krafcik, Triumph of the Lean Production System, 1988
