Hoy en día, las nuevas tecnologías permiten a las empresas comunicarse de muchas maneras, tanto interna como externamente. Ya sea a través de su sitio web, de las redes sociales o de diversos eventos en línea, las empresas pueden mostrar fácilmente su experiencia y conocimientos, promocionar sus productos y/o servicios o formar a sus empleados, aunque estén dispersos por todo el mundo.
Durante muchos años, los seminarios web han sido una buena herramienta para transmitir información o compartir experiencias con un público diverso. También puede utilizarse para aumentar la visibilidad de su empresa.
Descubra qué es realmente un webinar, sus ventajas y desventajas para su organización.
¿Qué es un webinar?
El término «webinar» es una palabra clave, es decir, la fusión de dos palabras existentes: «web» y «seminario». Un webinar es una conferencia interactiva en línea dirigida a un público más o menos amplio. El acceso puede ser de pago o gratuito, libre o para un público determinado.
Este tipo de envento se organiza en Internet a través de un programa informático o una plataforma especializada. Suele combinar distintas herramientas, como videoconferencia, presentación de diapositivas y mensajería instantánea, para que los participantes puedan interactuar y hacer preguntas al ponente.
Una empresa puede celebrar un webinar por varios motivos:
- Lanzar un nuevo producto o presentar sus productos/servicios
- Organizar un curso de formación interna
- Presentar una nueva estrategia
- Colaborar,
- Transmitir información o recursos
- Generar contactos de calidad
- Crear redes y apoyo mutuo entre empleados que trabajan a distancia
¿Cuáles son las ventajas de un seminario web?
Descubra cuáles son las ventajas de organizar una conferencia en línea para su empresa.
Ahorrar tiempo y dinero
Una de las principales ventajas de un webinar es que los participantes pueden asistir desde su oficina. Esto significa que no tienen que desplazarse. Esto reduce enormemente los gastos de logística y organización del evento. Se ahorran los gastos de viaje, alojamiento y comidas, el alquiler de una sala y diversos equipos, y el posible uso de personal como azafatas para atender a los participantes.
Además, al no tener que viajar, sus empleados están menos estresados y cansados. También pierden menos tiempo de trabajo y pueden volver rápidamente a sus tareas después del seminario web.
Un evento interactivo
Un webinar está pensado para ser un evento interactivo. De hecho, gracias a un sistema de chat, los participantes pueden fácilmente dejar un comentario o hacer preguntas en directo al ponente. El orador también puede plantear preguntas a la audiencia en forma de encuesta y obtener una respuesta instantánea. Se crea así una verdadera relación entre el orador y el público. Esto permite interesar y comprometer más a los participantes, ya que sus observaciones se tienen en cuenta. Esta interactividad hace que el evento sea más atractivo y menos aburrido.
Creación de contenidos
Los seminarios web suelen grabarse y subirse a YouTube o al sitio web de la empresa. Esto hace que el contenido se pueda buscar y compartir fácilmente para aumentar la visibilidad de su empresa y desarrollar su imagen como experta en un campo específico. Además, a menudo es necesario escribir artículos para promocionar su seminario web. Estos contenidos le ayudarán a optimizar su posicionamiento en los motores de búsqueda, y atraer así a nuevos visitantes que pueden convertirse en clientes potenciales.
Estadísticas completas y precisas
Un webinar suele organizarse a través de una herramienta que permite recopilar un gran número de estadísticas. Podrá ver exactamente cuántas personas asistieron, cuánto tiempo pasaron en su webinar, de dónde venían, cuál fue su grado de participación, etc. Esta información es esencial para conocer sus puntos fuertes y débiles, mejorar sus futuros webinars y conocer mejor a sus clientes potenciales.
¿Y las desventajas?
Considere también las desventajas de los seminarios web antes de empezar.
La ausencia de contacto humano
La principal desventaja de las nuevas tecnologías es la falta de contacto humano. No siempre es fácil para el orador dirigirse a un público virtual al que no ve necesariamente. ¿Cómo asegurarse de captar su atención? ¿De fomentar la participación? Esta falta de cordialidad puede disuadir a algunas personas de participar en un webinar.
Falta de atención
Durante un evento a distancia, la gente suele estar sola frente a la pantalla de su ordenador. Por tanto, es fácil distraerse y perder la atención. De hecho, en lugar de concentrarse al 100% en la conferencia en línea, muchos prefieren seguir con sus propias actividades, como navegar por Internet, leer y responder correos electrónicos, ordenar su bandeja de entrada, etc. El público, por tanto, no siempre está muy atento y participativo.
Una buena preparación
Para evitar el riesgo de que los participantes abandonen o el estrés de dar una charla ante una audiencia virtual, es esencial preparar bien el seminario web. El moderador, el presentador y/o los ponentes deben practicar de antemano, ya que la improvisación puede ser arriesgada. Como en cualquier evento, también hay que preparar un orden del día para que lo vean los participantes. Para reducir el estrés, también puede anticiparse a las posibles preguntas que puedan hacerse durante el webinar.
Cuidado con los problemas técnicos
Como ocurre siempre que intervienen las nuevas tecnologías, pueden surgir incidencias técnicas, como un problema con la conexión a Internet, un fallo en la red, un problema con el vídeo o el sonido, que los participantes no puedan conectarse al evento, etc. Los problemas técnicos pueden ser muchos y muy variados. Los problemas técnicos pueden ser numerosos en este tipo de actos. También hay que pensar en el mantenimiento, la seguridad de los datos, la retransmisión en directo y la grabación del seminario web. Todo esto tiene un coste. Por eso es importante que el webinar sea rentable para la empresa, sobre todo en términos de productividad y aumento de la eficiencia.
Para todas las empresas, el webinar es un medio práctico de comunicación que tiene muchas ventajas tanto interna como externamente. Sin embargo, los webinars deben combinarse con conferencias y reuniones físicas para lograr una estrategia óptima.
