Como muchas empresas, ha decidido introducir el teletrabajo permanente en su organización. Ahora, algunos o todos sus empleados trabajan desde casa varias veces al mes o incluso varios días a la semana.
Si esta nueva forma de trabajar parece funcionar bien, y su único temor es que disminuya la productividad de sus empleados. Tranquilo, hay consejos para que sus empleados sigan siendo eficientes y productivos mientras trabajan a distancia, sin que tenga que convertirse en un microgestor.
Siga estos 5 consejos para optimizar la productividad de sus equipos de trabajo remoto.
1. Crear una carta del teletrabajo
Para que esta nueva organización sea (casi) unánimemente aceptada y no se cuestione constantemente, es necesario formalizarla, es decir, formular de forma clara y precisa las normas que se aplican a la implantación del teletrabajo en su empresa. Para ello, es necesario redactar una carta de teletrabajo, es decir, un manual de instrucciones que describa en particular
- las condiciones para pasar al teletrabajo
- el posible período de adaptación
- la duración del teletrabajo
- las modalidades de control del tiempo de trabajo
- la regulación de la carga de trabajo,
Para que esta carta sea aceptada por todos sus empleados, es muy aconsejable elaborarla en colaboración con ellos. Para esto, consulte a sus equipos mediante una encuesta con el fin de recoger sus necesidades, expectativas y temores en relación con el teletrabajo.
Al implicar a sus empleados en la política de su empresa, seguro que se ganará el apoyo de todos ellos y reforzará su sentimiento de pertenencia. Además, les resultará más fácil comprometerse con las normas de teletrabajo porque han contribuido a redactarlas.
2. Fomentar las buenas prácticas de teletrabajo
Para la mayoría de sus empleados, el teletrabajo es un concepto nuevo al que tendrán que acostumbrarse. Para que sean inmediatamente productivos mientras trabajan desde casa, debe proporcionarles buenas prácticas que puedan adoptar. He aquí algunas de ellas.
- Crear un espacio de trabajo real en el que se sientan cómodos para trabajar.
- Fijar un horario similar al de una jornada laboral en la oficina.
- Vestirse como si fueran a trabajar y no en pijama.
- Organizar su jornada laboral para ser productivos como si estuvieran en la oficina.
- Hacer pausas, que son esenciales para seguir siendo productivo a lo largo del día.
- Mantener contacto regular con los compañeros a lo largo del día.
- Detenerse acabe el día.
3. Proporcionar los equipos y herramientas adecuados
Cuando teletrabajan, sus empleados necesitan el equipo y las herramientas adecuadas para trabajar cómodamente sin trastornos musculoesqueléticos (TME), ser productivos, gestionar sus tareas con eficiencia y comunicarse entre ellos y compartir documentos.
Estas son algunas de las herramientas digitales esenciales que debe proporcionar a sus equipos para favorecer el trabajo remoto:
- Software de gestión de proyectos como Wimi para facilitar la colaboración y gestionar las tareas con eficacia;
- mensajería instantánea para facilitar la comunicación entre equipos remotos
- un sistema de videoconferencia para organizar reuniones virtuales en unos pocos clics;
- un lugar de trabajo digital para tener al alcance de la mano todos los archivos, documentos, herramientas y aplicaciones que se utilizan a diario;
- una red social corporativa para mantener el vínculo con la empresa y los miembros del equipo
- una solución de almacenamiento en línea para guardar todos sus documentos en un único espacio y hacerlos fácilmente accesibles desde cualquier lugar.
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Tenga en cuenta que, tras la reforma de la legislación laboral, la empresa ya no está obligada a sufragar el coste de los equipos utilizados para el teletrabajo de sus empleados. Sin embargo, la carta de teletrabajo puede exigirlo.
4. Mantener la cohesión del equipo
Cuando sus empleados teletrabajan desde casa, pueden sentirse solos frente a la pantalla de su ordenador. Esta sensación de aislamiento puede provocar un descenso de la motivación y afectar a su productividad. Para remediarlo, es esencial mantener la cohesión del equipo y un sentimiento de pertenencia entre sus empleados que teletrabajan.
Fomente la comunicación regular entre los miembros de su equipo. Por ejemplo, todos deben saludarse al principio y al final de cada jornada laboral. Además, pida a cada empleado que comunique lo que está haciendo y cómo está progresando para que todo el equipo sepa quién está haciendo qué en tiempo real.
Asegúrese de organizar periódicamente eventos virtuales y presenciales en los que los empleados puedan hablar de su trabajo y de sus intereses. Por ejemplo, organice un desayuno y/o comida de equipo (virtual, presencial o ambos para equipos híbridos) una vez a la semana, planifique actividades de team building a través de vídeo, cree un grupo de debate sobre temas personales y organice allí juegos o competiciones, etc. No faltan ideas para fomentar el espíritu de equipo.
5. Respetar el derecho a la desconexión
Una de las principales preocupaciones del teletrabajo es que la barrera entre el trabajo y la vida privada puede borrarse fácilmente. Las notificaciones y alertas del smartphone rara vez cesan al final de la jornada laboral. Y son difíciles de ignorar, a menos que las apagues. Sin embargo, los empleados suelen sentirse culpables por no responder a los mensajes, incluso tarde, de su jefe o de compañeros que siguen trabajando.
Como jefe de proyecto, gestor o director de empresa, es esencial que anime a sus empleados a aplicar el derecho a la desconexión. Como recordatorio, se trata del «derecho de un empleado a no ser contactado por su empleador y a desconectar de sus herramientas digitales profesionales fuera del horario laboral, incluso cuando teletrabaja».
Para ello, puede, en particular, prohibir el envío de mensajes antes de las 8 de la mañana y después de las 7 de la tarde, evitando fomentar el presentismo, respetando las vacaciones de los empleados, pidiendo a sus jefes que den ejemplo y no presionando a los empleados que no respondan inmediatamente a sus mensajes.
El derecho de desconexión ayuda a promover el bienestar y una mejor calidad de vida en el trabajo, lo que a su vez contribuye a mejorar la productividad de sus empleados de teletrabajo y presenciales.
